2014年秘書資格考試公文寫作：通知

　　通知一般由標題、正文、落款、日期幾部分構成。

　　(一)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知是批轉(zhuǎn)下級機關的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級機關，不相隸屬機關的公文時使用的一種通知。其寫法如下：

　　1.標題。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標題制作比較特殊，通常由轉(zhuǎn)發(fā)機關名稱加上“批轉(zhuǎn)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”，然后加上被轉(zhuǎn)發(fā)文件全稱，再加上“通知”二字組成。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)××市經(jīng)委關于對我市部分工業(yè)產(chǎn)品實行控制發(fā)展的報告的通知》。

　　2.正文。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文比較簡短，有的通知只有一句話，即寫明由誰批準或同意，轉(zhuǎn)發(fā)了一份什么公文，然后對有關方面提出要求。這類批轉(zhuǎn)性通知叫照批照轉(zhuǎn)式通知。

　　還有的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知除寫清上述內(nèi)容之外，還扼要地闡述被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文內(nèi)容的重要性、必要性及執(zhí)行過程中的具體要求，或補充完善有關內(nèi)容。這類批轉(zhuǎn)性通知叫按語式通知。

　　3.落款。在正文右下方署名批轉(zhuǎn)通知的機關全稱。

　　4.日期。在署名下邊寫上發(fā)文時間。

　　(二)發(fā)布性通知

　　這類通知主要用于發(fā)布行政規(guī)章(規(guī)定、條例、辦法、細則等)，要求有關單位執(zhí)行，這類通知具有行文簡短、語言莊重的特點。其標題和正文寫法如下：

　　1.標題。發(fā)布性通知應使用完全性標題，其內(nèi)容部分是由“關于發(fā)布”加被發(fā)布的公文 名稱構成。

　　2.正文。發(fā)布性通知的正文比較短，依次寫清被發(fā)布的行政規(guī)章的名稱、發(fā)布的目的、執(zhí)行的要求和實施的日期即可。有的通知還簡要地說明被發(fā)布的規(guī)章的適用范圍及在執(zhí)行過程中的有關事宜。

　　(三)告知性通知

　　告知性通知是將新近決定的有關事項告知受文單位時使用的通知。這類通知的內(nèi)容非常廣泛，如人事調(diào)整、機構的設立和撤銷、機關單位隸屬關系的變更、單位更名印章范圍等。

　　(四)指示性通知

　　指示性通知是向下級機關部署工作，闡明工作活動的指導原則，要求下級機關辦理或共同執(zhí)行時使用的通知。其標題和正文的寫法如下：

　　1.標題。指示性通知要求使用完全性標題，如遇特殊情況，還可在通知前加“緊急”、“聯(lián)合”、“補充”等字樣。如《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于切實減輕農(nóng)民負擔的緊急通知》。

　　2.正文。指示性通知的正文包括兩個部分的內(nèi)容：

　　(1) 發(fā)文的緣由。主要闡述發(fā)文的目的、意義及依據(jù)，其目的是提高受文機關或單位對通知事項的重要性和必要性的認識，提高執(zhí)行的自覺性。這部分內(nèi)容要簡短，要有針對性。

　　(2) 通知的事項。這是指示性通知的主體部分，應寫明指示的具體內(nèi)容，并闡述執(zhí)行的具體方法和要求。這部分一般采用分條列項的方法，在寫作時應注意條與條、項與項之間的邏輯關系。

　　(五)會議性通知

　　這類通知專門用于通知召開會議的有關事項。

　　會議性通知在寫作上具有要素化的特點，即寫清會議的名稱，召開會議的目的、依據(jù)、會議的中心議題，召開會議的具體時間、地點、參加人員、會前準備工作及其他事項等。

　　(六)任免或聘用性通知

　　這是行政機關任免、聘用干部時使用的通知。也包括機構設立和撤銷的通知。

　　這類通知的正文很簡單，通常只寫明任免事項或設立撤銷的事項即可。有的也交待一下原因、依據(jù)等。在行文寫作時，要遵循先任后免或先設后撤的原則。

　　(七)按語

　　批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文，實際上是為被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文所加的按語。下面就有關"按語"的性質(zhì)、作用、類型以及寫作要求等問題作簡要闡述。

　　1.按語的性質(zhì)和作用。所謂按語，就是指編、著者或譯注者對原文所寫的評論、考證或說明的文字。這段文字加在原文之前，為區(qū)別于原文，有時用黑體字或楷體字排印，或直接標明"按語"、"按"、"編者按"之類字樣。按語不必署上單位名稱。

　　按語的作用。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的按語，旨在表達上級機關的意圖，體現(xiàn)方針政策和上級精神，因此具有很高的權威性和指令性。而一般性的按語，不是公文，則不具有指令的性質(zhì)，但它對原文材料的來源、發(fā)表目的及范圍等具有說明作用。對內(nèi)容的理解具有啟發(fā)引導的作用，對解決實際工作的問題起著指導的作用。

　　2.按語的種類。根據(jù)按語的性質(zhì)和作用，大體上可以分為說明性按語、評論性按語、提示性按語和批示性按語等四種類型。

　　(1)說明性按語。是對原文的材料來源、制發(fā)目的、發(fā)送范圍等加以說明的按語。轉(zhuǎn)發(fā)公文所加的按語，即屬說明性按語。

　　(2)提示性按語。是對原文內(nèi)容進行概括、分析、提示基本精神，闡明意義的按語。提示性按語一般加在篇幅較長、內(nèi)容復雜的原文之前，起提示、說明的作用。

　　(3)批示性按語。是指對某一有重要意義的文字材料，表示意見、態(tài)度以及提出措施和辦法的按語。批轉(zhuǎn)公文、事務文書一類的按語，均屬批示性按語。

　　(4)評論性按語。是對原文材料進行評論的文字。這類按語多見于報刊，即常見的“編者按”。評論性按語，除了兼有上述幾種按語的性質(zhì)和作用之外，最主要的特點是在于評論。

　　以上四種類型，只是大體的分法，類別界限并不嚴格，各類按語之間也存有交叉的情況。

　　3.按語的寫作要求。

　　(1)要掌握上下級的要求和情況。按語既然是上級機關和領導意圖的反映，就必然要影響下級機關的工作和行動。因此，撰寫按語既要領會發(fā)文機關的意圖，又要了解收文單位的具體情況，這樣全面地掌握上下級的情況，才能寫出行之有效的按語。

　　(2)語言要準確、精煉。概括性強，有邏輯性。切忌含糊不清，模棱兩可，文字啰嗦，使人不得要領。