使用電子郵件對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時的注意事項

　　1.電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫

　　向他人發(fā)送電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時，下列三點必須注意：

　　(1)主題要明確

　　一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前面注明。這樣，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　(2)語言要流暢

　　電子郵件要便于閱讀，語言就必須流暢。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對。

　　(3)內(nèi)容要簡潔

　　網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，越短越好。

　　2.電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用

　　在信息社會中，任何人的時間都是珍貴的。如果沒有必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方，往往還是必不可少的。

　　3.電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼

　　編碼的問題是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點，加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的“天書”。

　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的電子郵。

　　相關(guān)鏈接：

　　今天和客戶溝通，客戶把電匯憑證傳真發(fā)過來，確實電匯過來，客戶解釋：今天才收到財務(wù)的通知，沒能成功電匯。但確實已經(jīng)操作過了。

　　于是，我們又站在了最初的談判線上，但是我們心理多了一分不信任的陰影。客戶現(xiàn)在同意全款擔(dān)保交易，但對交易時間和協(xié)議也提出了更多的要求，我們在僵持中等待。

　　兩天的搏奕，我們確實存在問題。與客戶的溝通不到位，經(jīng)驗不足等等形成的不信任是我們交易最終“流產(chǎn)”的原因。

　　所以告誡所有要交易和正在交易的朋友，在合同過程中，不要因為客戶急而簡略很多過程，這樣造成的后遺癥是無窮的。同時盡量以文件形式規(guī)范，才能給客戶和自己放心，安心，信心。

　　溝通是最好的方法，相信下次遇到這樣的客戶的時候，我們有更多的準(zhǔn)備來迎接相互間不信任的挑戰(zhàn)。