秘書公文寫作必備入門公文的基本常識

　　語體在修辭學上的使用有兩個意思，一是指語體文，即白話文，與文言文相對;二是語言的功能風格，它是人們在不同的社會生活領域內進行交際時，由于不同的語言環境所形成的一系列使用語言材料特點的綜合。

　　通常所說的語體主要是指后者。語體可分為說話語體和書面語體兩大類，后者又具體分為科學語體、藝術語體、政論語體和事務語體。公文語體是事務語體的分體之一，它是人們在公務活動中形成并使用的。公文語體以實用為目的，就這決定了它的語體風格是平實、簡明、莊重。

　　由于公文是講實用的，在運用語言時就必須把著眼點放在明確表意和加快交流速度上，這就要求寫得平實、簡明;又由于公文具有一定的權威性，在運用語言時就必須考慮如何保證執行辦理的效力，這就要求寫得莊重。

　　時效性是指任何一份文件都具有一定的時效，沒有時效的文件是不存在的。時效的產生，除文件中明確規定生效的時間外，所有文件都以“成文日期”為生效時間。

　　文件時效的喪失，一般有兩種情況：一是明確宣布被某一新的文件所代替，從新的文件產生之日起，原某一舊文件的時效即行停止;二是隨著客觀形勢的變化，有些文件的時效自然地被終止。

　　值得注意的是時效性與時限性的區別。在有的時候，時效性與時限性是一致的，例如在有些法規性公文的實施告一段落后，新的法規性文件隨之誕生，其中有些內容在停止執行后或許還有效力，在這種情況下，時效性與時限性是一致的;如果沒有效力，則二者就有所不同。

　　時限講的是時間限度，超過時間，作用即行喪失;而時效性講的是效力，超過時間，其效力即社會作用仍然存在。