辦公室日常禮儀之辦公環境
辦公場所最先修飾的應該是辦公桌,辦公桌是辦公的集中點,是進入辦公室辦理公務的人員注意力最為集中的地方,辦公桌擺放好了,辦公環境就確立了一半。
辦公桌要向陽擺放,讓光線從左方射來,以呵護用眼衛生,案頭不能擺放太多的東西,只需擺放當天或當時要處理的公文便可,其他書籍、報紙不放在桌上,應歸入書架或報架。
除特殊情況,辦公桌上不放水杯或茶具,招待客人的水杯,茶具應放到專門飲水的地方,有條件的則應放進會客室;文具要放在桌面上,為使用的便利,可準備多種筆具:毛筆、自來水筆、圓珠筆、鉛筆等,筆應放進筆筒內,而不是散亂地放在桌上。
電話是辦公室的必備用品,但同時也是辦公室的飾物。電話機要經常清理,用專用消毒液進行擦洗,不能粘滿塵土和污垢,一個辦公室是否清潔,電話機是一個指標。
接電話時聲音要小,不要高聲喊叫,以免影響他人。任何在電話中談及私事的做法都是違反規定的。電話中談及隱私,對辦公室的其他人也是不尊重的行為。
辦公室的地面要保持清潔,水滴地面要常清掃、擦洗,地毯 要定期吸塵,以免滋生寄生蟲、塵螨。窗戶要經常打開換氣。如果門窗不常開,室內空氣就會渾濁,就會給來訪人帶來不適。
辦公室的墻切忌亂刻亂畫,不能在辦公室的墻上記錄電話號碼或張貼記事的紙張,墻面課懸掛地圖,公司有關圖片等。
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辦公室內的招呼因人而易,不過親切的問候語與贊美語,乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務行業的公司強力倡導問候語言,要求員工在清晨時利用晨會時間,練習各種打招呼的語氣語調,希望他們在不斷地學習中,養成彬彬有禮的好習慣。
問候語在人際溝通當中屬于基本寒喧語言的一種,就如同在家里起床應該向長輩問安,在工作場合中也應該隨時表現自己的良好人際關系。適當的問候語不是聽起來不自然或是很做作的語言, 而是投入自己的關心與親切的互動。
問候語也是一種起始語言,在展開各種話題的時候,多多應用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍,進入應有的主題。
贊美語并不容易形成,多數成功的領導都會巧妙地運用贊美語達到激勵員工的目的,其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習贊美語首先需要細心觀察對方的舉措,找到對方可以贊美的項目,然后用簡單、深刻的語言,激勵人心。
打招呼可以分為上對下,下對上,以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例,這一類招呼由于各個辦公室的氣氛不相同,也各有差異。有些單位十分嚴肅,上對下的招呼多是官樣文章;有些企業打招呼則像是朋友一般親切,令人分不出哪位是主管,哪位是下屬。可見,打招呼并沒有一定的語言模式,卻是辦公室禮儀當中最好的開始和人際的潤滑劑。

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