機關(guān)應(yīng)用文的作用有哪些？

　　各級各類機關(guān)，無論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟、科學(xué)、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗，請示匯報工作，并就自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事宜作出決定、下達(dá)指示。把這些工作的意圖、設(shè)想、過程、結(jié)果等形成各式各樣的文件，用以指導(dǎo)和推動工作，這就是機關(guān)應(yīng)用文的基本職能。應(yīng)當(dāng)說，整個國家機器，上至中央機關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運籌自如，都離不開機關(guān)應(yīng)用文。如果把機關(guān)應(yīng)用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。

　　一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態(tài)，特別是新情況、新問題、新經(jīng)驗，需要及時向上級反映;上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達(dá);同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協(xié)作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關(guān)應(yīng)用文承擔(dān)。

　　二是宣傳教育的作用。機關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的文件，其內(nèi)容一般都包含指導(dǎo)思想，理論和實踐的依據(jù)，方針政策以及實施方案等。向下傳達(dá)貫徹這些文件就是為了統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，推動工作。有些可公開發(fā)表或改頭換面作為新聞報導(dǎo)發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質(zhì)上也有向上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志作宣傳的作用。

　　三是規(guī)范行為的作用。機關(guān)應(yīng)用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動準(zhǔn)則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對于人們該干什么，不該干什么，在什么時間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經(jīng)發(fā)布，就必須堅決執(zhí)行，任何人都不得違反。

　　四是工作依據(jù)的作用。上級機關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時，除了依據(jù)耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據(jù)下級上報的簡報、報告、計劃、總結(jié)等材料。而下級機關(guān)開展工作、處理問題時，上級的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發(fā)生矛盾時，一方便說：“拿紅頭文件來!”就是要求拿出根據(jù)的意思。