海外展覽注意事項

　　隨著對外開放的日益擴大，國內各地區、各行業都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區、企業，為擴大同海外的貿易與合作的機支，主動走出國門，參加海外展會或獨自在海外舉辦展覽的日多。這是一個可喜的現象。但是喜中有憂，不少參展單位在海外進行的展覽，往往歷經坎坷，花費巨大，卻收效甚微。究其原因，當然有產品、市場、包裝、價格、廣告和銷售網絡等多方面的問題，但是，展覽不能達到預定的展覽目標，卻大多出于展覽本身的組織實施問題了。經如，事先對展覽會調查與市場調查不周，以至展覽會選擇不當，展覽品配置不對，或是運輸中對展品造成重大損壞等等。總之，歸集于缺乏對海外展覽實務的基本知識的經驗。為此，本章將介紹關于國內企業如何在海外辦展覽的基本知識。 

　　第一章海外展覽會的選擇與參加 

　　從展覽分類中可以看到，雖然都名曰：博覽會或展覽會，但其中大有區別：展覽主題題不同，展出者的構成不同，與會者、參觀者構成不同，由此所構成的目標市場不同，以及地域展在國的市場情況不同，這就需要企業從中選擇最能實現自己展出目標的展覽會。如果你為專門推銷某類商品尋求經銷代理，恐怕參加相應的專業性展覽會最適當；如果你要在某國推出本省、本市產品形象，那么，參加博覽會并獨設一館會有較大效果；如果你旨在試銷某些新產品，則可在展覽會上租用少量攤位，帶上交易員和產品專家進行面對面的接洽，定會有獲。切記一點的是，參加展覽不是面向社會大眾進行宣傳，而是為著實實在在的產品交易，因此，要把選擇展覽會，當作尋求產品目標市場一樣慎重從事。 

　　事前盡可能多地了角展覽會資料，是作出正確抉擇的可靠保證，這些資料發全面而具體，方能反映出一上展覽會的特征與適用性。 

　　參加某一國家地區的展覽決定一旦作出，那么，繼而還應該注意些什么呢？澳大利亞國際貿易發展中心為此提出了卓有見地的忠告： 

　　1.展出前確定業務目標。為什么要辦展覽？是否需要尋找適銷市場和新客戶？是否想要介紹新產品或提供新的服務項目？是否需要選擇代理商或批發商？對辦合資企業是否感興趣？或者通過展覽來研究和開發市場。 

　　2.展前要仔細地選擇和研究銷售市場 

　　3.確定參展商品。要知道，國外客戶關心的是最新或質量最好的產品。所以不應展出過時的產品。 

　　4.充分做好展前的各項準備工作。 

　　5.了解展覽會的全部具體要求。要清楚地知道展覽會的全部規則，展出時間，服務項目以及參展所需辦理的手續。 

　　6.應選派熟悉情況可以做主的人赴會。參展人員應該了解公司的銷售意圖。如果展覽的產品是有關技術和儀器設備，還應選派懂技術的工程師以解釋有關技術問題。 

　　7.時間安排要寬裕。應提前到會以確保展攤秩序井然，展品狀態良好。展覽結束良好。展覽結束以后，要有時間充分聽取意見。 

　　8.應把業務和禮節很好地兼顧起來。要為展攤配備足夠人員。 

　　9.要重視廣告宣傳。展前及展期應該出版有吸引力的商業期刊和報紙。 

　　10.了解當地習俗。參展前要熟悉當地節日假期，市場的季節性及消費者習慣等。 

　　11.選擇理想的代理人。 

　　12.寄送產品樣本。 

　　13.要報出全部產品的價格，主要是CIF價。當然FOB價和CIF價在國際貿易中都很重要，但一般來說，FOB價用得較少。還要確定交貨期。 

　　14.為國外用戶提供服務。 

　　15.要用公制標出產品的規格。國際上通用的是公制。所以，出展以前，發準備好產品規格的公制數據。 

　　16.越過語言障礙。最好參展人員都學會一種語。 

　　17.關于資信和付款方式。首先，你應了解國外代理人的資信，可以通過銀行進行，也可以從咨詢公司得到。你還應該了解有關保險，付款方式等方面的情況。 

　　18.要保護專利權和商示權。如果你已取得專利中商標權，就應該提前與你的專利代理人研究，如何使這種商標或專利在海外繼續得到保護。世界上大多數國家都對專利或商標權給予保護。 

　　需要提一下的是，決定是否參加一個商展，最重要的工作是研究要送展的產品在展覽會即將舉辦的國家或地區有無潛在市場，有沒有可能找到銷路。 

　　如果你已經決定參加商展，你就該著手作以下幾項工作了： 

　　①了解這個商展覆蓋的地區有多大？ 

　　②同哪些類型的產品一同展覽，即展覽會是綜合性的還是專業性的？ 

　　③如果是國際性貿易展覽會，而不是專門的中國產品展覽會，那些將要參展的外國公司有哪些？是什么產品參展？ 

　　④展覽會預訂場地的費用、時間安排如何？ 

　　⑤你的產品若銷往該展覽舉辦地區或國家需交納什么樣的稅？稅會不會太高？ 

　　⑥你的產品的FDB價和CIF價分別是多少？ 

　　⑦出口到該市場，你的價格能否被接受，或是偏高了還是偏低了？（商業上講[一人錢一分貨]，有時產品質量上乘，但若價格偏低，很可能會被懷疑質量不好，所以偏低的價格也可能會影響產品銷路。） 

　　⑧你的產品否對許多行業有用處？或只對少數二、三個行業有用處？如果產品只是滿足幾家的特殊需要，最好采取直接賣給他們，沒有必要參加大規模的商展。 

　　⑨如果收到訂單，履約有無困難？能否迅速組織到需要的貨源？在運輸、出口等許多方面是否需要預先作安排。 

　　如果你決定參加商展，但是你的公司不是屬于國家批準的有外貿經營權的公司，你就需要委托一家有權經營外貿的公司，讓他們作為你的代理商為你安排產品參展事項以及代辦產品出口業務。另外，你還可能通過中國國際貿易促進委員會，這個機構的總會設在北京，在全國各省都設有分會。中國國際貿易促進委員會設有專門的出國展覽部，負責組織國內廠家的產品出國參加國際性商品展覽會或在國外組織專門的中國產品展覽會。 

　　怎樣才能把自己的產品拿出來展覽呢？這首先需要知道每年都有哪些展覽會、博覽會、分別在什么地方舉行，都是什么性質的展覽。要取得這方面的資料，你可以查閱西德一家分別用英、法、德三種文本出版的《商展及博覽會日歷》，倫敦博覽會資料中心出版有《博覽會報告》，此外還有一些貿易、商業期刊飛機場也會隨時介紹這方面的情況。日本也出版有一本《日本國際和國家展覽會和博覽會》，出版期每年六月，十二月，出版者：日本會議局地址：東京都千代田區町2-10-1東京交通會館。 

　　第二章海外展覽會的費用事項 

　　在海外舉辦展覽，所需費用中外匯支付是個大頭。究竟租用多少攤位恰當，租用多大展館為宜，采用何種方式進行展出最佳等等，都須慎重考慮，切不可突發"展館越大越魄"的奇想，要力戒脫離實際需要，背離"投入產出"的效益原則，同時對展覽會的費用項目多作具體的了解，比較，并作深入探討，對外進行巧妙的洽談，爭取較多的服務和較廉的價格。而一旦對外簽約，則應守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽與經濟上的損失。 

　　在海外舉辦展覽的方式，大體有下述四種： 

　　一、租用攤位； 

　　二、租用整個場館或部分場館，自設專館； 

　　三、獨自舉辦展覽； 

　　舉辦展覽的方式不同，其所需費用的項目與水平也不相同。費用項目和水平，應同展覽面積的大小、設施、服務，以及承擔的義務相一致。絕對不能脫離這些具體珠條款。而談論費用的合算與否。而這些，在締結的合同中都必須一一注明；對展館條件的了解，若不能派員實地了解，起碼應有詳盡的圖像文字資料，方可判斷是否價有所值。 

　　第三章展覽會的章程與海關對展覽品的監管辦法 

　　詳盡地了解有關展在國的展覽章程和展覽品的監管辦法，是辦好展覽、取得理想效果的重要條件。一個展覽會的章程，對展覽各方面的事宜均有明確的規定。如第10次大阪國際博覽會的一般規程，包括了下述29個方面：名稱、目的、主持單位、支持、贊助、會期、會場、展出者及展品、展覽場地的種類及其基本設施、展覽場地租費、展覽小間的申請和合同、展覽小間之申請與合同的取消與失效、小間的分配、展品搬入與撤出、展示、實演、試銷、展品的安全保護、展覽場所的原狀恢復、供電和電話及供水與排水、入場、各種經費的負擔及結算、展覽宣傳、展出者名錄、事故防止與事故責任、照像與臨摹、會期的變更與中止、規則的細則、規則程序的變更等。 

　　為使讀者不較實際的了解，特從中選摘八條，都是出展中常要遇到的。 

　　展品： 

　　A：展品是展出者生產或經營的制品。 

　　B：類似如下的東西禁止展出。 

　　武器、槍、刀、劍類，引火，爆發性或放射性危險物，劇毒物，麻藥，有可能侵害工業所有權的東西進口或禁止銷售品。另外，主辦者認為有礙于展覽會舉辦的物品。 

　　C：保護工業所有權 

　　有關申請工業所有權以前的發明方案的展品，根據另定的手續，受到特許法第30條3項等的保護（國內）。 

　　試銷小間：一小間9平方米（3m×3m）,安排為單排或雙排.可在試銷小間試銷的商品，于新產品及未介紹品等。其細則按另定的試銷特別章程辦理。 

　　展出：展出者利用所分配的小間，可以設置為取得展品效果所必要的展覽設備、裝飾、各種標志等。這些設施以離床面高2.70米為限，其細則另定。 

　　實際表演： 

　　（1）展品實際表演，要考慮到對人體、財物的安全與其它展出者是否有影響； 

　　（2）主辦者認為有必要時，進行為謀求安全的處理，而限制表演或使其停止。 

　　試銷：展出者在所分配的展覽小間內，不能把展品或其它物品在展覽會期間以轉讓的條件銷售。不過，按有關規定條款可以在特定的場所試銷商品。 

　　照像、攝影及臨摹： 

　　沒有展出者或主辦者的同意，不能對展品物進行攝影、臨摹、測定取型等。 
展品的安全保護： 

　　（1）主辦者應由負責的管理人員管理整個展館，以保證安全。 

　　（2）展品的保護系統由展出者負責。主辦者對偷盜、丟失、火災、操作及在展覽場所里發生的其他事故，不賠償其損失。 

　　（3）展出者對搬進館內的貨物，在運輸及展覽期間要投保，并請采取適當的保護措施。 

　　展覽場所的原狀恢復： 

　　展出者在會場內工作時，原則上在展品撤除期間內完全恢復，所謂恢復，并非原樣不動，如因在會期內不能進行恢復，而由主辦者代辦時，其恢復所需之費用由展出者負擔。 

　　第四章展覽品的運輸、保險與展后處理 

　　展覽品的運輸 

　　如何將展覽品安全、準時、經濟地運到展在國的展覽館，并復運加國？一般均全權委托外運公司進行（外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進行）。按外運公司的要求，展覽組織者應提供有關展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。 

　　應該提請注意的事項尚有： 

　　一、抵港時間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費用，二會增加展品受損的可能； 

　　二、展覽品使用出口包裝，具備集裝簟運輸條件的，晝使用集裝箱運輸方式；在散裝出運時，盡量在配載時考慮到港后卸貨的便捷。 

　　三、嘜頭、箱號、裝卸運輸標志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類村志，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標志。 

　　需要加以說明的幾點是： 

　　一、送海關之一式兩份的展覽品清單： 

　　·樣張； 
　　·分類列出。通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊； 
　　·文種系展出國文種與展在國文種相對照； 
　　·有些國家要求標明每件展品毛重、凈重； 

　　二、需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書； 

　　三、對某些食品、毛皮制品等，須出具檢疫證書。 

　　展覽品的安全與保險 

　　出國展覽品的投保,我國一般在國內投保,投保的項目,一般是火險、水險、盜竊險。投保的作用，主要是防備萬一發生事故和失竊，尚可得到部分的補償。但補償永遠不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等于失掉了市場時機，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛與檢查制度，都應完善和健全，并貫串于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些"價值連城"的珠寶、文物之類，更應重點加以保護，力求做到萬無一失。 

　　展賣品的銷售方式： 

　　一、小賣品的銷售方式： 

　　小賣品的出售，賺點錢不是主要目的，從展覽現場效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在于促進展覽品的銷售和獲取大批定單，以價廉物美之印象，博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀念意義的小商品，讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實地了解當地消費市場的一次良機。從這最后一點考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進去作些現場考察和交談。 

　　小賣品出售方式，大體有三種：一、自銷，最能取信于觀眾，但由于工作量過大，故往往將有限的展團力量牽進過多，而常常造成本末倒置，削彈頭了展覽與成交的工作；二、同當地經銷商或代理商合作經營，銷售設備和大部分售貨員由當地合作者負責，可以大大減輕展覽團的工作量；三、將小賣品賣給當地的經銷商代理，并在展覽近處提供銷售場地，是最省事的辦法，不過有兩點須請注意。第一，為使小賣品更適銷對路（包括部分有銷售市場的試銷品），可邀請代理商來華選購；第二。為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動原旨，事前應與經銷代理訂立關于銷售價案同當地市場價格差價的幅度：通常低于當地市價的10%左右。 

　　二、展覽品的處理 

　　對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況： 

　　1、國內指定不出售的，應原件運回；2、貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回；3、中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光照失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。4、展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復使用價值的東西，出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。 

　　一個展覽會的價值，往往會被為數不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點實際就在這些貴重展品的出售上，很多展團為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術展覽為些提供了良好的經驗。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當地的贊助機構派人送到當地的一些準買主手中，這就為目標買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關宣傳工作。結果，銷售成績極佳。