展會搭建之要點

　　展會中展位的搭建一般而言分為：特裝和國際標準展位。特裝一般又分為單體公司主場和獨立整體特裝以及基于國際標準展位(3mX3m)基礎上的局部特裝。

　　隨著對外開放程度的不斷提高，國有企業參與國際展會的概率也日益增高。作為參加展覽過程中的一個重要環節，盡管展位搭建和布置在各參展企業眼里的重要性各有不同，但企業對展位的設計、搭建及布置的重視程度越來越高，這已經是一種普遍的趨勢。

　　好的展位搭建和布置會最大限度地展示產品的品質，體現公司的實力，并而達到吸引參觀者的注意力，增加客戶的信任度，有效地促進業務交往。可以說，參加一次展會，展位搭建和布置的好壞對是否能圓滿達成參展前期預期效果起到非常重要的作用。

　　展會搭建公司與管理公司的合作

　　現在的展會規模越來越大，裝飾檔次也越來越高，為了更加突出參展單位特有的企業文化，需要對展區進行風格迥異的設計、布置和搭建裝飾。因此，如何做到既滿足參展單位的設計要求;而搭建公司能夠順利施工;同時還要妥善保護展館原有設施，是物業管理公司在開展準備期的重要工作。主要有以下幾個方面：一、展區設計的建議

　　由于展區的布置與一般的家裝或工裝有很大區別，物業管理公司不能按照住宅或寫字樓二次裝修的管理方式來進行展區的設計審批和監管。通常的做法是將現有的設備清單、強弱電位置詳圖、照明分布圖、結構荷載標準以及現場平面圖提供給參展單位，并簽定約束雙方的相關協議，由參展單位在允許范圍內自行設計和施工。二、布展設備的搬運

　　多數情況下，參展單位的參展設備都是半成品，由搬運公司送到現場組裝。由于現在參展單位對自己展臺的要求越來越高，因此，展臺設備也就越來越復雜。對于搬運的管理首先是道路荷載的計算，以免對園區的路面和地下設施造成損壞;其次是規劃好大型車輛的進出時間和路線，避免造成園區擁堵或出現刮蹭事故;第三是正確引導設備進入展廳，對展品或展臺的高度、寬度和重量要加以限制，防止參展設備給展廳和原有設備造成損壞。三、展會布展期間的監管

　　雖然展臺布置是由參展單位和搭建公司自行施工，但物業管理公司在布展期間要加強對施工工藝和過程的監管。監管內容主要包括：展臺面積、展臺高度、參展設備負荷、輔助燈光功率、與原有設備接駁的工藝、地面保護、消防措施、施工人員管理以及特殊裝置的安全性和可靠性。(如噴泉的防水、化工原料的異味、上人高臺的牢固等)四、展會布展期間的安全管理

　　參展單位的展臺設備、展品和搭建用具進入展廳，物業管理公司就有為其保管的責任和義務。在布展期間，物業管理公司應關閉展廳的輔助出入口和相關通道，只留1-2個工作人員出入口，出入口由物業管理公司的保安和參展單位的指定人員小時把守(布展時間緊張，一般都是24小時施工)。施工人員佩帶由物業管理公司配發的統一證件，無關人員禁止入內，現場由物業管理公司人員24小時巡視檢查，糾正違規現象和違章操作，杜絕消防、安全和設備的事故隱患。

　　展會期間物業公司的管理

　　開展期間的物業管理是對展會最重要的保障和支持，展會最終能否獲得成功的重要條件之一是能否順利舉辦。這里不僅有展會的主題、內容、參展單位、現場組織等多種因素，還有大量的由物業管理公司承擔和完成的工作，具體內容有：一、設備的運行保障設備的正常運行是物業管理公司服務的基本要求，簡單講就是保證供電、供水、中央空調、電梯、衛生間的正常使用。二、人流和車流的疏導管理

　　在開展期間，不可能做到人車分流，因此，如何保證人車混行時的安全是交通疏導的工作重點。那么，如何疏導和分散人流和車流呢?

　　根據多年的運作經驗，筆者認為要做好疏導和分流，還是要和展會的主題結合。如：人才招聘會人多但相對車少;展銷會、房展會人多車也多;產品推介會人車來去的時間段相對集中;業務洽談會人數少車輛多……據此，可以采取用繩網引導人流方向;設立單向入口和出口;在人車集中時間段增加保安和疏導人員等等措施，最大限度地保證人員和車輛的安全。(在政策允許范圍內，調整停車收費標準和方式也可達到控制車流數量的作用)三、展廳的安全的管理

　　除非有特殊約定，在一般情況下，開展期間的展品和展臺設施由參展單位自己負責，每天閉展后的安全管理由物業管理公司負責。現在大多采用共同檢查、相互認可后的真空式管理方法。即在每天閉展后，由物業管理公司、主辦方和參展單位一起清場，確認沒有剩余人員和消防、設備隱患后由物業管理公司封閉展廳，直至第二天開展前30分鐘，由以上三方共同開啟展廳。如沒有特殊要求，一般不在展廳內設值班人員，以免發生意外。四、配套設施和相關服務

　　根據展會的主題、內容和級別，物業管理公司應提供和準備相應的設施和服務，供參展人員和看展顧客使用。如：存包處、問訊處、簽到處、失物招領、休息座椅、領位引導、VIP休息區、紙杯飲料、包裝飲料、熱飲、中西快餐、自助餐會……等等，即提高了物業的服務檔次和水平，還能夠多種經營，為公司創收。五、撤展過程中的管理

　　一個展會結束后，搭建公司會根據參展單位的要求拆除展臺，運走設備和參展物品，恢復展廳的原有狀態。由于此時心情放松并多少有些浮躁，最容易發生事故，因此物業管理公司在此期間的管理不能放松。筆者的經驗是：在有看展顧客的情況下不能進行拆除工作;拆除的物品不論是否完好均應帶離展廳;恢復原有設備狀態;運送設備的車輛按指定路線行駛。只有在撤場時認真管理才能避免混亂和設施損壞。

　　展會期間的應急預案

　　每個物業管理公司都有自己的應急預案，但對于展會而言，在其他應急預案齊備的基礎上，還應該有以下預案：

　　高級別領導安全預案

　　如果舉辦高級別的展會，可能會有中央首長出席到場，這時需要有完整的安全預案。因此，建立一套接待高級領導的安全預案在展會中是很有必要的。