Discussion On The Arrangement And Protection Of Electronic Archives

I. archivage électronique

à l'heure actuelle, les documents électroniques sont archivés sous forme de disques, de CD - ROM et de bandes magnétiques et, pour ce faire, des groupes de disques distincts devraient être organisés selon le type d'archives.

Archivage électronique des documents

Le premier est un document interne.Le Groupe se compose d'un ensemble annuel, d'un organe organisationnel et d'une durée de conservation.La première consiste à regrouper les documents en fonction des années, de l'Organisation et de la durée de leur conservation; la deuxième consiste à répartir les documents entre les années, les organisations et les périodes de conservation, ce qui permet de les reproduire périodiquement en fonction des années et des périodes afin de prolonger la durée de conservation des Documents électroniques archivés.Il est commode de regrouper les documents du même service d'archivage sur un même dossier.Afin d'assurer l'uniformité des normes applicables aux fichiers électroniques, les services d'archivage devraient centraliser la réception des documents archivés, après quoi les archivistes devraient avoir une structure de base de données unifiée et une nomenclature normalisée, et établir un catalogue des documents dans les fichiers afin de faciliter l'accès informatique aux documents archivés.Ii) documents externes.Par l'intermédiaire de la salle des documents, les fichiers numérisés sont entrés dans le réseau, la transmission, l'approbation et la supervision de tous les types de documents officiels fonctionnent en ligne.L'archivage des documents électroniques est entre les mains des services opérationnels, qui déterminent le niveau et la durée de conservation des documents, en fonction de leur importance, en les transférant aux services d'archivage par la touche d'archivage, après examen par les archivistes, en y ajoutant des informations sur la gestion des archives telles que les numéros de classement, les numéros d'archivage, etc., avant d'accéder à la base de données des archives.Si vous souhaitez effectuer une requête, celle - ci peut être effectuée par l 'intermédiaire de différents terminaux de réseau dans les limites de leurs compétences.

Archivage électronique des documents scientifiques et techniques

Les archives électroniques de la science et de la technologie sont plus variées et peuvent être gérées selon les catégories suivantes: infrastructure, matériel, recherche scientifique, immobilier, archives audiovisuelles, puis archivées par projet.

Archives architecturales.Les fichiers de base sont généralement formés à l'aide d'un ordinateur pour imprimer les sorties de papier normalisées, de sorte que les informations de données sont saisies conformément aux exigences de la gestion des archives, que l'entité du fichier papier est scannée et reliée par le numéro de dossier, le numéro de carte et le numéro de série, ce qui permet à l'utilisateur final d'accéder directement à chacune des données graphiques.

B. archivage du matériel.Lorsque les entreprises introduisent la technologie et achètent divers types d 'équipements, les fournisseurs étrangers de l' information, des plans et des supports se développent progressivement vers des documents électroniques, les produits con?us par l 'Institut national de conception ont progressivement mis en place le CAD et la gestion de la carte générale de l' entreprise a été informatisée.Par conséquent, les conditions requises pour l'introduction de documents électroniques, telles que l'environnement du système, la plate - forme de travail, le format des documents, les microfiches, etc., doivent être clairement énoncées dans le contrat.Le transfert de disquettes électroniques, de CD - ROM ou d'autres supports devrait s'accompagner d'une description du contenu des documents électroniques et d'une note d'information.

Comptabilité et traitement électronique des documents

Feuilles de paie.Lorsque les salaires sont archivés sur CD - ROM, ils doivent être accompagnés d'un tableau récapitulatif des salaires mensuels sur support papier, indiquant l'unité, le nom, le Code, le nombre, la ventilation des salaires, etc., ainsi que d'une liste de transferts qui servira de preuve à la remise des services financiers et des archives.

Livres comptables.Le contenu des livres de comptabilité d 'entreprise est entré dans le système de gestion informatique, les objets que l' on voit aujourd 'hui sont en fait des copies d' ordinateurs, les livres d 'ordinateur sont plus uniformes - leur contenu peut également être enregistré sur CD - ROM.Toutefois, pour être archivé sur CD - ROM, il est nécessaire d'activer le formulaire de remise des livres, qui indique le nom complet de l'institution, le nom, le numéro, le nombre de pages et la date de mise en service, et d'obtenir la signature du responsable, du responsable de la comptabilité, de La vérification des comptes, de la comptabilité, etc., afin d'accro?tre l'authenticité et la valeur probante des livres.

Protection des archives éLECTRONIQUES

étant donné que les fichiers électroniques archivés sont conservés hors service, un grand nombre de fichiers électroniques sont conservés sur disquette dans la pratique.En tant que nouveau support de stockage, le disque optique est plus résistant aux interférences et plus stable structurellement que le disque, ce qui facilite la conservation à long terme des documents électroniques archivés.Toutefois, le lecteur n'étant pas encore accessible, la protection des disques compacts et des disques optiques demeure au centre de la protection actuelle des supports électroniques d'archivage et des mesures de protection doivent être prises.

Protection des disques compacts

Unified disk specifications, used with High Density disk 3.5 pouces.

B, bloquez la qualité du disque.La qualité des disques a une incidence directe sur la durée de conservation des informations sur ces disques, qui peuvent être conservés pendant près de 10 ans dans de bonnes conditions de conservation, alors que les disques compacts de faible qualité ne sont souvent pas lus depuis moins de 10 ans.à l 'heure actuelle, il existe un certain nombre de produits de mauvaise qualité sur le marché, de sorte que lors de l' achat de disques compacts, il faut veiller à la bonne qualité de l 'arrêt.

Réglementation des conditions de garde.Les disques doivent être stockés dans un environnement sans interférence magnétique forte, sans vibrations, sans poussière, sans corrosion et à température modérée, l'air ambiant étant contr?lé à 40% 1 50% et la température à 14 - 24 °C.

Renforcer la prévention du virus.Il a été demandé aux services opérationnels de renforcer la détection de virus par ordinateur, de veiller à ce que les disques qui conservent des documents électroniques ne soient pas porteurs de virus et de les protéger régulièrement.

Gestion des disques chiffrés.Certains documents électroniques sont cryptés ou masqués au moment de l'archivage et il est difficile d'ouvrir des documents électroniques si les mots de passe ou les noms de fichier sont oubliés.Ces fichiers devraient donc être déchiffrés ou affichés avant d'être archivés et conservés.

G, lorsque les conditions le permettent, le support de disque souple stockant les documents électroniques est remplacé en temps utile par un disque optique, ce qui facilite la conservation à long terme.

Protection des disques optiques

Réglementation des émissions et des utilisations.Les disques optiques devraient être placés verticalement dans des bo?tes, afin d'éviter les empilements massifs, de manière à éviter le gonflement des disques optiques et d'éviter les frictions et les rayures lors de leur utilisation.

Maintenir un environnement tempéré et humide favorable.La température élevée entra?ne l 'oxydation, la déformation ou le vieillissement du disque optique et l' humidité entra?ne la moisissure du substrat du disque.Pour ce faire, la température du disque optique est de 14 à 24 °C avec une humidité relative de 40 à 65%.

Attention à la lumière.La couche de protection en matière plastique du matériau de disque optique est extrêmement sensible à la lumière ultraviolette et la projection directe du soleil entra?ne un vieillissement prématuré du disque optique.Le disque optique doit donc être très attentif à la protection contre la lumière.Que ce soit sur disque ou sur CD - ROM, la reproduction régulière est actuellement une mesure efficace pour prolonger la durée de vie des documents électroniques, qui sont stockés tous les deux ans, tous les cinq ans, et le support ainsi stocké conserve le même numéro que le support original.