Technique De Service De Réponse Téléphonique

(A) Préparation de base pour téléphone

Détermination du numéro de téléphone de l 'autre partie et du nom de son interlocuteur.

Dans la mesure du possible, sélectionnez un temps de communication approprié pour améliorer l 'efficacité de la communication.

Préparez le stylo et le papier avant l 'appel.

Aide - mémoire.

Le Protocole d'accord devrait être simple, d'enregistrer le contenu principal, tels que: le nom, l'heure, le lieu, le contenu, les causes, les résultats du traitement.

(II) un service téléphonique

1, le téléphone a sonné, immédiatement à la réception.

Si le téléphone sonne, après plus de 4 fois la connexion, doit parler d'une voix d'excuses: "Je suis désolé, Monsieur.

2, à utiliser une salutation appropriées.

3, parle d'une voix claire et de douceur, de l'intonation modérée.

4, si en cours de traitement d'urgence, entendre le téléphone sonne devrait également répondre immédiatement, et d'abord des excuses, vers l'autre explication: "Désolé, veuillez patienter un moment", ou de recueillir leurs vues sur la possibilité d'appel ou à un autre moment, un autre téléphone.

Par exemple: "Désolé, veuillez recommencer * * *?" si temporairement au téléphone, de retour de réponse de dire: "Je suis désolé de vous avoir fait attendre.

Ou "Je suis désolé, perdre votre temps.

5, si le téléphone dit à mi - chemin de la rupture, de manière générale, une partie de répondre au téléphone, il pose ce téléphone, et d'attendre de l'autre c?té cadran de téléphone et d'appeler un va recommencer une fois de plus, après la connexion téléphonique, est ajouté à la dernière phrase "qu'à mi - chemin de la rupture, je suis vraiment désolé.

(3) les compétences de base des services de répondeur téléphonique

1, un adaptateur de téléphone client ou supérieur

(1) lors de l'acceptation de l'autre adaptateur supérieur principal est au téléphone, il faut d'abord savoir l'un de l'autre et unités de nom.

Souvenez - vous, vous devez le contenu de répétition au téléphone.

(2) Si l'autre partie a dit de parler des raisons, à raconter au téléphone sera simple téléphone l'autre contenu, clairement des rapports, afin d'éviter une fois de plus exprimer l'a dit, l'effet néfaste.

(3) pour les invités ou supérieur, le pfert de l'appel, doit attendre un invité ou supérieur l'un à l'autre, a parlé, puis à déposer les écouteurs.

(4) ne sont pas clairement l'intention de l'autre et, de ne pas le fil de suspension, par l'intermédiaire de consulter après le traitement.

(5) a invité le téléphone prédéterminée, indépendamment de l'ordre de fête, pour le logement ou la réunion, doivent être détaillées d'un bon nom d'h?te, l'unité, le nombre des co?ts standard prédéterminé, et le numéro de téléphone de l'h?tel, la situation concernant le simple, selon la situation de rendez - vous, puis à l'Autorité un rapport et compétentes.

2, téléphone invités ou supérieurs à la réunion

1) Lorsque les invités (supérieurs) sont en réunion, ils sont contactés par téléphone et expliquent tout d 'abord à l' autre (supérieur) qu 'ils se réunissent pour lui demander ce qu' ils ont à dire ou à donner et s' ils peuvent laisser leur numéro de téléphone pour répondre à leurs questions.

S' il y a des messages, les enregistrements doivent être établis conformément à l 'aide - mémoire téléphonique.

2) Si l 'autre partie souhaite communiquer avec son client (supérieur), elle doit d' abord noter les renseignements de base de l 'autre partie, puis lui dire: ? Veuillez patienter ? ou ? rappelez dans cinq minutes ?, puis les inscrire dans un message, les envoyer dans la salle de conférence, les pmettre à l' invité (supérieur) et recevoir ses instructions.

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Répondre au téléphone pendant la réception

1) la personne interrogée est en réunion avec les visiteurs et, s' il y a un appel téléphonique, elle doit d 'abord expliquer à l' invité: ? Monsieur est en train de rencontrer l 'invité et peut - être l' appeler plus tard ?.

2) Si un appel urgent ou important doit être re?u par un interlocuteur, celui - ci doit être prié de le faire patienter puis de le déposer (sans fil) à un autre poste téléphonique et de l 'appeler dans la salle des conférences, pour qu' il en soit informé par le personnel du service.

3) Si le destinataire assiste à une réunion importante au cours de laquelle il est difficile de déterminer s' il est possible de téléphoner, il doit s' excuser par euphémisme en se disant "vraiment désolé, mais peut - être peut - on vous rappeler plus tard après la réunion ou après la réunion".

Répondre à un appel d 'un supérieur ou d' un collègue en dehors

1) Une description de la Direction générale du supérieur ou du collègue;

2) une indication de la date approximative du retour;

3) Demander à l 'autre partie s' il peut avoir besoin d' une autre personne pour l 'écouter et, s' il y a lieu, laisser son numéro et son nom.

4) lorsqu 'un supérieur re?oit un appel téléphonique dans son bureau et que son chef n' est pas présent, il s' abstient de répondre ? non ? ou ? jamais vu ?, ? encore au travail ?, etc., et répond ? si une personne est absente temporairement du Bureau, que puis - je faire Pour le remplacer? ?.

Répondeur téléphonique à la réception

1) la personne interrogée assiste à la réception et se plaint d 'avoir téléphoné d' urgence, en commen?ant par l 'extraire.

2) contacter par téléphone le préposé à la salle de banquet.

3) Les préposés à la salle de banquet gèrent les appels externes de trois fa?ons:

Dites à l 'autre que la fête est en cours et pouvez - vous rappeler plus tard?

2) s' il vous pla?t, s' il vous pla?t, veuillez patienter un peu avant de se rendre auprès de la personne à qui le message est adressé, en lui faisant savoir qu 'il y a un téléphone et en indiquant la direction de celui - ci;

Lorsque la fête est animée et que les visiteurs s' assoient pour faire part de leurs difficultés, ils doivent inscrire leur nom et leur unité sur une pipi et, le cas échéant, les communiquer à leurs destinataires.