Comment Gérer Les Documents Du Projet

Le traitement des documents est l 'une des priorités de la gestion des documents, car toutes les normes que nous avons établies autour des documents sont en fin de compte destinées à faciliter leur utilisation.

Les problèmes les plus fréquents que nous rencontrons dans l 'utilisation des documents de projet sont la recherche de documents, l' aper?u et la modification rapides des documents et la gestion des différentes versions des documents.

La recherche est devenue un outil indispensable à notre recherche d 'informations.

Par rapport à la recherche au niveau d 'une couche d' arbres structuraux, la recherche de documents sur la base d 'étiquettes telles que le contenu, les propriétés, etc.

Une recherche robuste devrait porter sur tous les aspects du document, qu 'il s' agisse de son nom, de son contenu, de la date de sa modification ou de la modification des personnes, des classifications et des attributs personnalisés, et plus les conditions de la recherche sont détaillées, plus il est possible de localiser rapidement les Documents requis.

Le classement et l 'étiquette des documents qui nous ont précédés ont été très utiles à ce moment - là.

à une époque où les bureaux mobiles deviennent de plus en plus fréquents, de nombreux emplois ne sont plus limités par le temps et le lieu.

Nous devrions également être en mesure de consulter les documents partout et à tout moment.

Qu 'il s' agisse de pages Web, de tablettes ou de téléphones portables, qu' il s' agisse de Word, Excel ou PDF, les besoins en matière de prévisualisation de tous les documents devraient être satisfaits à condition qu 'il existe un réseau.

Enfin, il faut bien gérer la différence entre les documents

".

Dans un article, il est courant que le document soit modifié lors de son utilisation.

Le meilleur moyen de gérer les documents qui changent est de gérer les versions.

Tout d 'abord, il faut des changements de document détaillés

Deuxièmement, la version finale du document doit être conviviale et les co?ts d 'utilisation seront considérablement accrus si l' historique du changement n 'est connu que pour la version finale.

Pour les anciennes versions, il convient également d 'enregistrer les réserves.

Qu 'il s' agisse de la consultation des versions ou de leur rétroactivité, une gestion des versions améliorée maximiserait la valeur de chaque version de document.

La distribution des documents est similaire à la publication des messages, d 'une part pour garantir l' exactitude des documents pmis et, d 'autre part, pour assurer la ponctualité des messages.

L 'utilisation de QQ et d' e - mails pour la pmission des documents non seulement est lente, mais peut aussi entra?ner des pertes et des dommages.

La distribution des documents doit donc être uniforme, s?re et rapide.

Le remplacement des formes traditionnelles d 'annexes par le partage ou la publication des documents permet à la fois d' assurer un flux rapide de documents sur la même plate - forme et de répondre aux différents besoins des différentes personnes en matière de compétences.

Quand

Après avoir été créé, modifié, approuvé, etc., la version finale a été approuvée.

Un document normalisé finalisé ne peut être modifié ou déplacé arbitrairement.

Comment donc assurer l 'exactitude et l' intégrité du contenu du document? D 'une part, en limitant le fonctionnement des personnes concernées par une gestion de compétence améliorée et, d' autre part, en imposant certaines restrictions de fonctionnement au document par l 'indication de l' état du fichier, pour répondre aux besoins de Gestion du document de projet.