ホットラインの電話応対マナー

ホットライン電話は橋のようなもので、電波を通じて私たちの誠実なサービスを私たちのお客様にもたらします。ホットライン電話の受信にはどのような規範がありますか。一緒に見てみましょう。
　　
電話のベルが3回鳴ったら電話を取り、「こんにちは！カスタマーサービスセンター××」と挨拶します。
　　
語速が均一ではっきりしている、お客様からの問い合わせが操作上の障害である場合は、電話でお客様にトラブルシューティングを指導する必要があります。その時點で解決できなかった場合は、お客様の情報を詳細に記録し、対応する技術者がソリューションを取り出したらすぐにお客様に電話をかけ直す必要があります。お客様がハードウェアの障害について問い合わせている場合は、オンサイトサービスを提供するデバイスについては、お客様の情報を詳細に記録し、2営業日以內にオンサイトサービスを手配する必要があります。オンサイトサービスを提供していない機器については、サービスポリシーを説明し、修理を依頼してください。特殊な狀況に遭遇したら、できるだけ早くお客様に代わって上司に報告しなければならない。いつでもお客様のために身を置いて考えなければならない。お客様の要求を放置することは厳禁で、お客様を推委して、お客様に同じことで2回目の電話をかけることはできない。
　　
ユーザーに対する問い合わせ電話は勝手に中斷したり切ったりしないで、ユーザーに言いたいことを言わせて、ユーザーにこれは私とは関係ないなどの責任逃れを言わないで、もし確かに私たちのサービスの範疇に屬していないならば、ユーザーに説明して、できるだけユーザーに関連する解決ルートを提供しなければならない。
　　
ユーザーに資料を調べるのに時間がかかる場合は、後で返電すると相手に説明してください。
　　
相手が探している人がいない場合は、まず相手に自分が手伝ってくれるかどうかを聞いたり、他の人を探しているかどうかを聞いたりしてください。できるだけ相手に伝言を殘してもらい、相手に禮儀を示すために電話をかけないようにしてください。
　　
同僚が外出していて、相手がいるかどうかを尋ねるときは、まず相手の名前を聞いてから不在と答えるのではなく、「不在」と答えるべきで、誤解を招かないようにします。
　　
機の上に紙ペンを常備して、ユーザーの電話番號を記録します。
　　
電話が入線するときは、できるだけ転送を避けるべきだ。転送しなければならない場合は、転送時に転送する內線番號を相手にはっきり教えることで、再度の問い合わせによるユーザーの不満を回避することができ、転送が切斷された場合には、ユーザーは自分で再ダイヤルすることができます。
　　
代理電話は丁寧に詳細に記録し、記録をできるだけ早く本人に渡すべきだ。本人が戻ってきたら、できるだけ早く著信者に返電しなければならない。
　　
長時間席を立つときは、隣の席や同僚に伝え、いつ席に戻るか教えてください。隣の席や同僚の機の上にメモを殘して、行き先や戻る時間を説明したりします。
　　
ユーザーがダイヤルアップ中に通話中にならないように、プライベート電話の時間を短縮します。