會社のオフィス自動化管理規定

3用語と定義

電子公文書：電子公文書とは、企業管理の過程で形成された行政効力と規範體を有し、コンピュータ処理、コピー、記憶、現代データ通信技術によって伝達される公務文書を指す。

秘書資源網

4職責

4.1會社のオフィスは會社のオフィスオートメーションシステムの管理部門であり、會社のオフィスオートメーションシステムの管理に責任を持ち、定期的に検査、指導、評価、會社のオフィスオートメーションシステムの使用、運転、秘密保持狀況を審査する。

4.2會社の計算室は會社のオフィスオートメーションシステムが正常に運行することを保証するシステム保守部門であり、會社のオフィスオートメーションシステムが正常に運行されるかどうかに責任を持っています。

4.3人的資源開発室の擔當者の流動、ユーザの変更情報の適時提供。

4.4ネットワークルームはディーラーのオフィス自動化システムを解放する管理部門であり、ディーラーのオフィス自動化システムを解放する管理に責任を持ち、定期的に検査、指導、評価、ディーラーのオフィス自動化システムの使用、運転、秘密保持狀況を審査する。

4.5サービス管理部は、解放サービスステーションのオフィス自動化システムの管理部門であり、解放サービスステーションのオフィス自動化システムの管理に責任を持ち、定期的な検査、指導、評価、解放サービスステーションのオフィス自動化システムの使用、運転、秘密保持狀況を審査する。

5管理要求

5.1電子公文書管理規定。

5.1.1電子公文書と紙の公文関係。

5.1.1.1各部門は専任者を指定して事務システムの管理を擔當し、紙の公文書の手続きに従って電子公文書を処理しなければならない。

5.1.1.2電子公文書の文書関係は、紙の公文書と同じ関係です。

5.1.1.3特殊な明記を除いて、電子公文書は紙の公文書と同等の行政効力を持っています。

電子公文書は印鑑をつけません。

5.1.1.4電子公文書の公文要素は紙の公文書と基本的に一致しています。公文書のヘッダ、秘密等級、文字番號、発行人、公文書のタイトル、主送機関、本文、添付資料の説明、成文日付、テーマ語、寫字?寫しの機関、添付ファイルなどを含みます。

5.1.1.4電子公文書の取り扱いは文を受け取って文を出すことと分けて、その仕事の流れは紙の公文書の仕事の流れと大體同じです。

5.1.2乗務員は必ず本人のユーザーコードとパスワードを暗記し、秘密を保持し、システムの中で仕事と関係のない活動に従事してはいけない。

搭乗者が職場から転勤する場合は、速やかに事務室とコンピューター調整業務の流れを通知し、ユーザーの設定を変更しなければならない。

オフィスシステムに登録されていない人は、機內で操作したり、閲覧したりしてはいけません。

5.1.3機密級以上（機密級を含む）の書類と紙面の長い転送添付ファイルについては、依然として紙の形式で発送しているが、簡単な説明を形成し、業務フローに入り、返答作業はまだオフィスシステムで行われている。

5.1.4使用者は、平日8:00-8:30と16:00-16:30の間に、「未処理事項」を確認し、意見を署名する。

5.1.5國家機密級以上（秘密級を含む）とグループ會社機密級秘密文書は電子公文書形式でネット上で伝達してはいけません。

5.1.6各部門は電子公文書を受け取った後、コピーした紙の公文書（発行機関の許可を経て複數部に複製可能）を作成する必要があります。コピーした紙の公文書の右上にコピー専用章（電子公文書複製専用章の図面添付後）を捺印し、コピー単位、日付、部數を明記してから継続して行う他の手続きが必要です。

受け取った同じ紙の公文書はバックアップとして保存します。

5.1.7電子公文書の処理と保管は、専用のコンピュータと記憶裝置を採用し、電子公文書を受け取った者が管理し、関連設備の安全を確保しなければならない。

5.1.8電子公文書媒體[ハードディスク、磁気テープ、光ディスクなど]は、以下の要求に従って管理しなければならない。

5.1.8.1電子公文書媒體の使用と保存は、紙の公文書の使用と保存に等しい。

5.1.8.2電子公文書媒體の維持と修理は、會社の計算室が擔當する。

5.1.8.3電子公文書媒體の廃棄は、紙の公文書の廃棄と同じで、登録を行い、二人で監査し、販売漏れ、紛失しないように確保しなければならない。

5.1.9ユーザ認証管理。

5.1.9.1ユーザパスワード方式：ユーザが初めてログインした時、システムは強制的にパスワードを変更し、日常要求は1ヶ月ごとにユーザーパスワードを修正する。

5.1.3.2システムは電子身分認証カードを採用してシステムの安全を確保することを提案する。

5.1.10ユーザ管理。

5.1.10.1ユーザによる再審査：既存のOAユーザを部門リストに従ってユーザ所在部門のリーダーにより署名して確認する。

5.1.10.2新規ユーザー申請プログラム：新規ユーザは本人が新規（変更）ユーザー表（付後）を記入し、本部のリーダーが署名した後、人力資源開発室に捺印して確認し、電算室でユーザーを創建する。

5.1.10.3ユーザ権限の変更：ユーザ権限に特別な必要がある場合は、ユーザ権限変更表（付後）を記入してください。

5.1.10.4ユーザの変更：人員が流動する時、人力資源開発室によってユーザーの追加（変更）表（付後）を記入してコンピューター室に提供し、これらのユーザーに対して計算室によって所屬部門を変更する。

5.1.10.5ユーザーのログアウト：人員の異動、定年退職、退職時に、マンパワー開発室からユーザーログアウト表（付後）を記入して電算室に提供し、電算室からユーザーをログアウトする。

5.1.11ユーザグループ管理。

5.1.11.1ユーザグループの再審査：グループ名とグループメンバーをリストした後、各主管部門が再審査する。

5.1.11.2新規加入者グループ申請手順：利用部門がユーザー追加（変更）表（付後）を記入し、電算室と協議して作成する。

5.1.11.3ユーザグループの日常管理：ユーザグループはコンピューター室によって日常的に維持される。

5.1.11.4ユーザグループ情報のリリース：各ユーザグループに含まれているメンバーを確認しやすくするため、コンピュータ?コンピューティング?ルームは、通知公告の中で、毎月ごとにユーザグループ情報を発表する。

5.1.12機能モジュールの管理。

各モジュールの主管単位は、モジュール內の文書を専任者を指定して維持します。

5.1.13システムの操作要求。

5.1.13.1毎日朝8時にOAオフィスシステムを開けて、退勤時にボタンを押して、形成された情報は各部門の専任者が管理して、勤務評定と勾留することを要求します。

5.1.13.2出勤期間は一時間ごとに最新情報を調べます。

5.1.13.3各モジュールの主管理単位は、適時に情報の更新を擔當する。

5.1.14情報管理要求。

5.1.14.1電子メールシステム：常に整理することを要求し、メールの占有空間が100 M未満であることを保証する。

5.1.14.2通知公告、伝言板：文書は一ヶ月間保留して、期限を過ぎた後、電算室で文書を削除します。

5.1.14.3公文書の管理、黨委員會の仕事、食堂の管理：事務室によって文書を維持する。

5.1.14.4政策法規、経済責任制：企業が文書を定期的に維持する。

5.1.14.5情報の発表、情報収集：指定部門の専任者がメンテナンスを擔當する。

5.1.14.6恒久的に保持された情報は、計算室がバックアップを擔當する。

5.1.14.7重要情報の主要管理部門は自分でバックアップします。

5.2ディーラーの電子公文書管理規定。

5.2.1各ディーラーのユーザー名は、専任者が管理し、使用し、ユーザー名とパスワードは2人が知っていて、人員の移動を避け、他の人は登録できない。

5.2.2乗務員は職場を離れ、新しい操作員は適時にユーザーの設定を変更しなければならない。

5.2.3搭乗者はユーザー名とパスワードをよく覚えて秘密を守るべきです。

5.2.4乗務員はシステムの中で仕事と関係のない活動に従事してはいけません。システムの使用が終わったら直ちにシステムを終了しなければなりません。

5.2.5 IEブラウザを「フォーム自動提示パスワード」に設定してはいけません。

5.2.6搭乗者はメールシステムの中ですべてのユーザーに一斉にメールを送ってはいけません。

5.2.7使用者は毎日システムに登録して、少なくとも早くて遅くて各一回を保証して、そして適時に一汽貿易本社の関連情報を関係者に通知します。

5.3サービス業者の電子公文書管理規定。

5.3.1外來の公文書は登録、処理を行い、文を受け取る流れの中で処理します。例えば、一汽ネット上の公文書、サービス通報、月報の審査通知及びその他の形式の文書など。

サービスステーションの資料員が管理プロセスを擔當します。

5.3.2サービスステーション內部で制定された公文書は、流れに従って処理し、かつファイル化し、文書を送る流れの中で処理しなければならない。

サービスステーションの資料員が管理プロセスを擔當します。

5.3.3情報編集は各種メディアから関連情報を収集し、選別して編集した後、各種テーマ刊行物を形成し、発表する。

例えば、品質情報フィードバック、重大品質問題報告、ユーザー情報、クレーム申請、市場情報など。

主に一汽貿易會社から授與された研修勤務証明書を持っているサービスマネージャー、鑑定員、資料員が擔當します。

5.3.4公共サービスは各サービスステーションに資料とサービスを提供し、資料の內容はサービス管理部によって整理して更新した後、照會、利用する。

5.3.4.1サービスシステムの通信録はサービスステーションの利用に提供しています。主に貿易會社の電算室が擔當しています。

5.3.4.2サービス情報通報、月報審査情報は毎月サービス管理部によって作成され、サービスステーションの確認に供される。

5.3.4.3資料管理は日常業務の共有に関わる各方面資料であり、例えば、新車種情報、製品改善情報、部品情報、故障コード、保守基準など。

主にサービス管理部が擔當します。

5.3.4.4電子掲示板は各種の公共情報と通知などを発表するために使われています。各サービスステーションはいずれも発表できます。

5.3.5直接電子メールを送るのは主に小規模な情報コミュニケーションのためです。

5.3.6ディスクのマシン使用に関する規定。

5.3.6.1外部から持ち帰ったり、拷問したり、買ったりしたディスクは、関連サービスステーションの駅長が同意してサービスステーションのコンピュータ管理者がウイルスチェックをした後、飛行機に乗って使用することができます。

5.3.6.2外部の機関の人がサービスステーションに來て飛行機に乗る時、ディスクを持っているのはサービスステーションの駅長の同意が必要です。ウイルス検査をしてウイルスがないことを確認した後、飛行機に乗って使用することができます。

5.3.6.3ウイルスが発見された場合、操作者は勝手に処理してはならず、サービスステーションのコンピュータ管理責任者を通じて原因を究明した後、専任者に処理させる。

6関連ファイル

(なし)

7関連記録と保存期間

7.1ユーザー表の追加（変更）保存期限5年

7.2ユーザー権限変更表の保存期限5年

7.3ユーザー抹消表の保存期限5年