行政公文書及び印鑑管理規定

この基準は會社の行政公文書及び印鑑の管理內容と要求を規定しています。

この基準は事務室の行政公文書及び署名の管理業務及び會社の名義での対外、対內文書及び捺印に使用される管理に適用される。

事務室は行政公文書と印鑑の管理を擔當しています。

會社の行政公文書は二種類に分けられています。

一つは外からの公文書で、各級の黨政府機関、業務主管機関及び関連部門の公式公文書と便箋を含む。一つは會社の文書で、対外は會社の名義で上級政府部門、業務部門に出す招待狀、報告、申請、仕事のまとめ、狀況報告書と申告書類などで、人事任免、規則制度、決議、決定、通報、通知などの書類を送る。

3.1外來公文書の取扱い

3.1.1基本プログラム

登録→予定→承認→分割と回覧→催促→回答

3.1.2公文書の登録

a>.受け取った外來文書は、事務室が開封し、「公文書処理書」に記入し、公文書の第一ページに添付する。

b>.來文のページ數を確認し、添付ファイルがそろっているかどうか、不完全な場合は、発行元に再発行を請求する。

c>.受け取った全ての公文書を受領登記簿に登録する。

d>.一般的な業務関係に屬する手紙は、関係部門に転送されます。

e>.ファクシミリに対する重要な公文書は、コピーして登録します。

3.1.3する予定です

a>.すべての公文書を登録してから事務室の主任に回覧し、事務室の主任から「計畫」意見を提出する。

b>.短期間內に完成しなければならない公文書には、督促及び検査期日を明記し、または急便を明記しなければならない。

c>.複雑な公文書に対しては、社長に指示してから意見を提出する必要があります。

d>.指導及び回覧に関する指導及び部門のリストを提出する。

3.1.4コメント

a>.書類を社長に送って「指示」を行う。

b>.総経理は事務室主任の提案に同意した時、「予定と批示」欄にサインして、社長は意見が妥當ではないと判斷し、改めて批示または明記することができる。

3.1.5分取扱と回覧

a>.事務室の事務員が指示した公文書を引受部門に送付し、関連部門の指導者に回覧してもらう。

書類が二通以上ある場合は、回覧と同時に文書処理書を二通作成し、「取扱書」と「回覧書」を明記します。

b>.書類を回覧する會社のリーダーは、補足と訂正が必要な事項があることを発見した場合は、事務室に通知する。

c>.引受部門は公文書を受け取った後、直ちに公文書を組織して処理し、要求の時間通りに完成すること。

3.1.6督促

a>.催促したい公文書は、公文書の処理書に「催促」の印をつけ、検査の日付を明記する。

b>.擔當者は、催促された検査の期日によって、取扱部門に検査を行ってください。

督促記録を作成して、問題を発見したらすぐに事務室の主任に連絡します。

報告します。

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3.2.1公文書の分類

a>.國の方針、政策、法規及び上級機関の関連規定に適合するためには、社內で発文する際には、當社が発布した規定に適合していなければならず、以前の規定と一致しない場合は、元の規定が無効または無効となることを明らかにするものとする。

b>.公文書の発文は狀況が確かで、観點が明確で、言語が簡潔で、條項がはっきりしていて、段落がはっきりしていて、句読點が正確で、文字が簡潔で要を得ている。

c>.公文書のタイトルは公文書の內容と一致して、人名、地名、數字、引用文は正確で、時間は完備していて、年、月、日を書き出します。

d>.公文書の數字は、習慣以外は漢字を使わなければならない。すべてアラビア數字を使う。

e>.引用する公文書には、公文書の発文機関、公文番號、タイトル、発文時間が明記されています。

f>.問題を指示する公文書は1文の事を取るべきで、1文の多事であることができません。

3.2.2公文書の草案

a>.外來公文書の復文は、引受部門が起草し、対外文書は主管業務部門が起草する。

b>.社內文書は、主管業務部門が作成し、総合的に事務室または指定部門が作成する。

c>.仮の公文書は専用の公文書の原稿用紙にペンで書き、楷書または行書體を採用する。

d>.起草した公文書は、公文書の基本的な要求に適合し、原稿用紙に主送り単位、寫送単位、添付ファイルの名稱とその番號、発文日付、公文番號と印刷部數を明記してください。

3.2.3公文書の操作手順

原稿を作る→原稿を作る→校正する→署名する→登録する→印刷する→內部で発行するか外部で発行する

3.2.4公文書の核文書と審査許可書の発行

會社の公文書は事務室の人によって作成されます。部門の擔當者によって作成されます。

公文書を起草して事務室の主任を通じて審査した後に総経理の決裁に署名して発行します。

3.2.5公文書のフォントフォーマット

會社の公文書で使うフォントは宋體、仿宋體、明體和平體の四つです。

公文書の正文番號は普通4號または4號の文字を採用する。

タイトルのフォント、サイズは、正の文字の大きさやタイトルの級數やタイトルの字數などに応じて多少工夫して使います。

本文は四號で宋體をまねると、大見出しは二號宋體字、章題は三號明體または四號平體字を応用し、小見出しは本文と同じ字體の他の字體（四號平體や楷書など）を使う。

タイトルと本文は同じフォントを使う時、タイトルのサイズは正文番號より大きくなければなりません。タイトルと本文は同じサイズを使う時、タイトルの字は書體を変えて本文と區別しなければなりません。

公文書の一行の見出しは長すぎるべきではない。

十二文字以內の問題は、普通は一列に並んで、本文と一字以上の距離を置いています。十二字以上の問題は、二列に折れて並ぶことができます。

雙方のタイトルの組み付けは、普通以上が短くて、あるいは上が長くて、下が短いほうがいいです。二行の見出しの回転は、できるだけ語気とフレーズの構成によって決められます。一つの単語または一つのフレーズを任意に切り離してはいけません。

3.2.6公文書の印刷様式、校正または配布

會社の正式番號ファイルは普通A 4サイズで、トップページは公文用の用紙です。

指導者が発行した公文書を通じて、製本を印刷する過程で、原稿を作る人は真剣に照合しなければならない。

c>ステープルされた書類と発行された文書の下書きは、印鑑専門管理者によって押印されます。

文書の下書きは正式の文書に添付し，事務室から返卻する。

段

社內文書は「書類発給記録書」によって発行されます。

3.2.7會社から文書を送る徹底

會社から送られた書類は、事務室と書類作成部門が検査して取り立てます。

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3.3公文書の巻物

3.3.1公文書の巻物の內部

a>.外來ファイル。

b>.會社の対外文書の原本と原稿。

c>.社內文の原本と原稿。

d>.保存価値のある便箋。

3.3.2公文書の基本要求

a>.主要業務の仕事狀況を正確に反映することは、保管、検索、利用に有利である。

b>.立巻の公文書は分類が正確であり、発文の立案単位、問題、時間、名稱などの特徴を反映する。

c>.公文書の歴史的な連絡を考慮して、公文書の資料に一定の連続性を維持する。

d>.公文書の巻物はきちんと裝丁し、ページ番號がそろっていて正確で、破損、落丁がなく、筆跡がはっきりしていること。

3.4公文書のファイリング

3.4.1立巻の要求に適する書類を、書類管理標準の規定に従って定期的に保存する。

4.1部門の印鑑を除いて部門の責任者が自分で保管し、法人章は財務部が保管するほか、その他の対外印鑑はすべてオフィスの書類室で保管する。

4.2會社の印鑑は部門で持參して使用してはいけません。會社の社印または契約印を捺印して會社に持ち帰る捺印または先にファックス會社で捺印してから相手に返送し、手紙で相手に郵送してください。

4.3印鑑審査手順：行政類については、部門責任者が申請し、副総審査承認を分擔する。経済類については、會社の財務関連管理規定に従って審査承認する。

會社の名義で代理販売店（取引先）に入札またはオファーを行うには公印を押す必要があります。標的の金額は20萬以內で、かつ製品の価格が會社の工場出荷価格を下回らない場合は部門の主管が許可します。

販売副総経理が會社にいない時、部門の主管が審査した後、捺印する前に電話で連絡し、副総経理が會社に帰ってからサインします。

4.4確かに祝日に公印を押す必要がある場合、使用部門は事前に事務室に通知しなければならない。

4.5契約章に対して使用區分によって章の番號を設定する。

4.6ファイル室捺印管理者はすべての使用捺印部門または従業員に対して、使用の合法性を審査し、間違いなく後に蓋をし、原本を保存することができることを確認する。

使用者の使用狀況を登録して調べます。

登録內容は使用者の名前、用途、日付などが含まれています。

4.7以上の規定は上海の紀元電気、紀元物流、紀元太陽エネルギー會社と同等に適用されます。

5.1本基準の解釈は事務室に屬し、本基準の未解決事項は事務室が修正を擔當する。

5.2本基準は2007年1月1日から実施され、実施の日から本基準に該當しない関連規定はすべて本基準に準じる。

審査期日

マークの個數変更ファイル番號署名日付承認日付