ITプロジェクト管理中のチームコミュニケーション

數年前に、いいプロジェクトマネージャーが必ずしもコミュニケーション上手とは限りませんでした。

お客様は通常このような狀況が好きではありませんが、プロジェクトマネージャーが彼らに製品を提供することができますので、彼らも納得しました。

しかし、今日のこの新しいITの世界では、すべてのプロジェクトがお客様の協力のもとで完成されます。このような協力は決して良好な交流に離れられません。

実際、プロジェクトに出てくる多くの問題はコミュニケーションがうまくできない結果です。

しかし、聡明なプロジェクトマネージャーはどのように交流の中で現れる問題を解決することにわかります。

問題の所在

交流に問題が生じたら、プロジェクトの成功は阻害されます。

問題はいつもどのような面に現れますか？

期待値が異なる

プロジェクトマネージャーはプロジェクトに関わるすべての人に同じ期待値を立てるように努力します。プロジェクトはいつ完成するべきか、どのような結果をもたらすべきかを含めて、コストはどうなりますか？

これらの期待値は最初にプロジェクトを計畫する時に計畫書に明確にするべきです。

しかし、多くのプロジェクトマネージャーはキー株主に期待値の変化を適時に理解させることができませんでした。

人々は意思決定をする時、通常はその時に把握したベスト情報に基づいて、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの期待値に対して同じような理解を持たせないと、同期性に問題が発生します。

思いがけない

プロジェクトの進行をすぐに理解できないと、人々はプロジェクトの進行中に発生した変化に意外に感じます。

例えば、予定工期どおりにプロジェクトを完成できないと、株主にプロジェクトの進捗報告書でこのことを知らせたくないというなら、どうすればいいですか？

前摂性の交流は予定通りにプロジェクトを完成できないリスクを適時に意識することを意味します。

そして予定工期の要求に従ってプロジェクトを続けます。

予定通りにプロジェクトを完成できないと宣言しなければならないと、他の人が準備できます。

人々はよく最後の瞬間に悪い知らせを知ったので、怒りと落膽を感じます。彼らは変化に適応できなくなりました。

プロジェクトの進捗狀況を知っている人はいません。

いくつかの場合、株主はプロジェクトの進捗狀況を本當に理解していません。

正しい情報がないと、人々は最善の意思決定をすることができません。

彼らがプロジェクトの進捗狀況を知らないなら、さらなる情報収集に時間がかかります。

実際には、プロジェクトの進捗情報をタイムリーに株主に提供すると、更新された情報を継続的にあなたに問い詰めることができます。

　　人們在最后時刻受到項目的影響

このような狀況の下で、プロジェクトマネージャーは事前に他の人にプロジェクトが彼らに與える影響を理解させていませんでした。

交流はいつも最後になりますが、時々遅くなります。

このような例はたくさんあります。

例えば、プロジェクトマネージャーは三ヶ月前から専門家が必要だと知っていましたが、すぐに専門家の助けが必要となります。

これでは他の人は十分な準備ができません。

　　小組成員不知道大家對自己的期望值

交流の問題はプロジェクトチームと他の部門、人員の間だけではなく、プロジェクトチームの內部にも現れる可能性があります。

いくつかのプロジェクトマネージャーはグループのメンバーとよく交流していません。彼らに自分の仕事に対する期待値を理解させます。

ある時、プロジェクトマネージャーはいつグループのメンバーに仕事の任務を手配するべきか分かりません。ある時、プロジェクトマネージャーは自分のグループのメンバーに対する期待値を知っていますが、彼らにタイムリーに教えませんでした。

プロジェクトマネージャーが仕事の要求を説明していないため、グループメンバーは時間をかけて無駄な仕事をたくさんしました。

プロジェクトマネージャーにとっても、グループメンバーにとっても、このようなコミュニケーションの下手な狀況は、彼らに多くの余計な仕事をさせてしまいました。

　　怎么辦?

プロジェクトマネージャの中には最初はコミュニケーションがよくない人もいます。

もしあなたが自分がこのタイプに屬していると思うなら、訓練や他人の指導を通じて、より良い學習とコミュニケーションスキルを身につけるべきです。

しかし、多くの場合、コミュニケーションに問題があるのはコミュニケーションスキルが足りないからではなく、コミュニケーションを十分に重視していないからです。

多くのプロジェクトマネージャーは前摂性の交流を最も重要でないことと見なしています。

彼らが他の人と交流する時、普通は簡単で慌ただしくて、彼らに時間と経歴を費やして他の人と交流する感じをあげたくないです。

良好なコミュニケーションの秘訣は、聞き手ではなく、話し手であることにあります。

聞き手の立場に立って問題を考え、彼らがどのような情報を得たいのか、どんな情報が彼らにとって一番役に立ちますか？

プロジェクトの進捗報告書を起草しているなら、必ず必要な情報を明記して、プロジェクトの進捗狀況を読者に理解させて、既得の成績、事項、リスク、変化及びその他の問題を含みます。

もし次の仕事の中である方面の資源の支持を獲得したいならば、できるだけ早く資源のマネージャーと挨拶します。

そして、あなたの要求に注意してください。

一般的に、あなたのしたことが他人に意外に思われたことがあるとしたら、これはコミュニケーション下手の印です。

（唯一の例外はプロジェクトマネージャー自身も意外に思いました。）プロジェクトマネージャーも同じようにグループメンバーとのコミュニケーションに注意すべきです。

チームのメンバーがプロジェクトの工期をよく知らないことを発見したら、あるいは彼らがしなくてもいい仕事をしています。自分と彼らとの交流に問題があるかどうかを考えるべきです。

多くのプロジェクトに問題があります。

コミュニケーション下手は多くの問題を引き起こし、他の問題を激化させる原因です。

一方で、前摂性の交流は多くの問題を解決するのに役立ちます。

交流は負擔だと思わないでください。これを通じてプロジェクトを安定的に進めることができます。みんなは失望が少なく、不確定も少なくなります。