中英の秘書は作者の必須條件を書きます。

一、文種の使用が不適當である。

ある公文書の作者は正確な文種を理解していないか、あるいは正しく使えないので、通知、決定など二、三種類の公文書だけを使っています。ある公告、通達、不明瞭な通報、望文生義が適用されます。ある公文書の中には報告と指示が違っていて、いつも混同されています。使う時、張冠李戴或いはいっそ「指示書」に書きます。

二、フォーマットが規範でない

公文書の書式上の問題は主に以下の表現があります。（一）公文書の文頭が規範ではない；（二）タイトルが長くて、混亂していて、不完全である；（三）主送機関の配列が亂れています。

三、行文規則が亂れている

（一）オフラインの行文。

（二）多頭行文。

（三）いろいろなことを教えてください。

（四）黨と政府は區別しない。

四、表現が妥當でない

一部の公文書は慎重に推敲していない方針、スローガン、任務を提出していますが、これらの方針、スローガン、任務は黨と國家のある時期における活動方針と相反して、一定の混亂をもたらします。

五、名稱の表現が亂れている

公文書の人名、地名、単位などの名稱の表現が亂れているのは主に同じ名詞が一つの公文書の中で何度も現れた時に表現が一致しないということです。

第二は順位が亂れています。

第三は略語を自由に使うことです。

六、時間の表現が曖昧

（一）具體的な日付ではなく時間を名詞に代用する。

（二）年は省略します。

（三）年は西暦紀年を使わない。

七、言葉遣いが適當でない

（一）意味が間違っている。

（二）言葉を作る。

（三）言葉の使い方が不適當である。

（四）あいまいな言葉を亂用する。

八、文法に合わない

多くの公文書には文法に合わない現象があり、それによって理解上の誤った意味や誤りがもたらされる。

（一）成分が欠けています。

（二）成分が余分である。

（三）組み合わせが適當でない。

（四）語順が間違っています。

九、數字の使い方が統一されていません。

公文書の數字概念があいまいで、書き方が亂雑で正確でない場合は主に以下のような狀況があります。

（一）數字の概念がよく分かりません。

（二）數字概念が正確ではない。

（三）數字の書き方が統一されていません。