公文書の取り扱い

「公文書の処理方法」を徹底的に実施し、文書を出して仕事のレベルと品質(zhì)を向上させるために、以下は文書を出して各段階の中で特に注意しなければならない問題及び関連手順性の仕事について、いくつか紹介して、參考にします。

『公文書処理方法』第二十五條公文書の作成すべき點(diǎn)について九つの內(nèi)容を要約し、いちいちくどくどと述べない。

省役所で上り文と平行文を取り扱っているうちに、公文書を起草することには主にこのような問題があることが分かりました。

一つは文章の種類を使うのが適當(dāng)ではないです。二つは行文の目的、原因が十分ではないです。

例えば、一部のすでに実行を停止した文書や政策は、行文の根拠となる場合もあります。

上記のいくつかの方面の問題に対して。

公文書を作成する過程で、以下の點(diǎn)に注意すべきです。

（一）政策法規(guī)を真剣に勉強(qiáng)し、政策限界を正確に把握する。

政府の秘書官は具體的な創(chuàng)作任務(wù)を受けた後、まず上級(jí)の関連文書を閲覧し、黨と國家の関連方針、政策を?qū)W習(xí)し、その精神の本質(zhì)と政策の限界を深く理解するべきである。

また、この地區(qū)、本システム、本部門の実際狀況に基づいて、上司の精神を効果的に貫徹し、執(zhí)行の具體的な措置と方法を正確に提出し、草案の公文書を確保する?！竾窑畏?、法規(guī)及びその他の関連規(guī)定に適合する」。

「公文の処理方法」は「新たな政策、規(guī)定などを提出するなら、確実に実行して説明しなければならない」と強(qiáng)調(diào)しました。

これは公文書を起草する時(shí)に、「新政策、規(guī)定」を提出する目的、原因及び根拠となる政策、法規(guī)を十分に述べて、有理有拠を保ち、また実際に合うようにしなければなりません。

（二）機(jī)関の指導(dǎo)者の意図をよく理解しなければならない。

公文書は具體的な問題を解決するために作られたものです。

機(jī)関の指導(dǎo)者はある一つの原稿を作成するか、あるいはある制度を制定することを決めました。目的はその単位の実際の狀況に基づいて黨と國家の方針政策を?qū)g行し、上級(jí)の要求を?qū)g行し、具體的な問題を解決するための措置と方法を提出することです。

したがって、公文書を作成する者は、この機(jī)関、當(dāng)該組織の実際に合わせて、上級(jí)のある政策、精神を具體化し、指導(dǎo)者の意図を真剣に把握することが重要である。

指導(dǎo)者の意図を理解して、具體的に言えば、以下の問題をはっきりさせることです。

2.機(jī)関の指導(dǎo)者は原稿に何か問題を提起し、何か問題を解決するよう要求していますか？

3.機(jī)関のリーダーは原稿の內(nèi)容に対して何を要求していますか？

4.機(jī)関のリーダーは原稿の種類に対して何か要求がありますか？

5.受文対象は誰ですか？

6.受文対象者から何か質(zhì)問がありましたか？

文書を送る機(jī)関の態(tài)度と意見は何ですか？

ペンを動(dòng)かす前に、これらの問題を正確に理解し、把握できれば、私たちが書いた原稿は機(jī)関の指導(dǎo)者の創(chuàng)作意図をよりよく表しているかもしれません。

指導(dǎo)者の意図に対して、正しいのは斷固として実行して、不完全なのは補(bǔ)充しますかます誠実に自分の異なっている見方を出して、努力してやり遂げるのは秘書で、また參謀です。

しかし、キャラクターを把握することに注意してください。屬性、サービス性は機(jī)関の秘書工作者の本分です。異議があれば、提案しかできません。勝手に決められないし、自分の意見で指導(dǎo)者の意図に取って代わることもできません。

（三）文種を正しく使うこと。

公文書の種類は行文目的、発文機(jī)関の職権と主送機(jī)関との行文関係によって確定しなければならない。

公文書の種類の適用範(fàn)囲、特徴、要求については第二回「公文の種類」に紹介しました。

（四）引用文、構(gòu)造段數(shù)、計(jì)量単位、數(shù)字、緊急度などは必ず規(guī)範(fàn)化する。

これらの方面に対して明確な規(guī)範(fàn)要求がありますが、実際に実行する中にも多くの問題があります。

例えば、公文書では引用符だけで、題名や題名の文號(hào)を引用しません。段數(shù)が亂れていて、どのタイプか分かりません。測定単位は「斤」を使うことに慣れています。「キログラム」は使いません。數(shù)字は前後が違っています。あるいはアラビア數(shù)字を使うべきなのに漢字を使います。公的文書の緊急度は自由自在です。

これらは公文書の中で最も基本的で常識(shí)的な問題であり、「公文処理弁法」と「甘粛省が実施する「國家行政機(jī)関公文処理弁法」細(xì)則（試行）」（以下「細(xì)則」という）を真剣に勉強(qiáng)すれば解決できる。

「公文書処理弁法」第26條公文書の作成にあたって、他の部門の職権にかかわる事項(xiàng)について協(xié)議要求を提出した。

「一致意見を得たら実行可能文」を提出します。

これは文を出す辦理の中で1つのとても重要な問題で、高度に重視しなければなりません。

私たちが公文書を取り扱う中から、他の部門の職権範(fàn)囲に関する事項(xiàng)に関する公文書が協(xié)議されましたが、署名がまだ未熟で、または署名部門自體が統(tǒng)一認(rèn)識(shí)に達(dá)していない、または署名者が主要な責(zé)任者ではない、意見の代表部門の意見ができないため、検討決定地域や部門に省政府の一部の事項(xiàng)が報(bào)告された場合、部門間に新たな相違、新しい意見が出てきました。

この問題を解決するために、公文書を作成する際に以下の點(diǎn)に注意しなければなりません。

（一）他の部門に関わる事項(xiàng)については、文部門は自発的に関連部門と協(xié)議し、一致意見を得てから文を書くべきで、決して勝手に文を書いてはいけない。

（二）意見が分かれたら、主催部門の主要責(zé)任者が協(xié)調(diào)に參加し、協(xié)調(diào)結(jié)果が部門の意見を代表できるように確保する。

（三）調(diào)整を経ても一致が得られない場合、主催部門は事実に基づいて各方面の理據(jù)を列記し、各當(dāng)事者の主要責(zé)任者が署名した後、上級(jí)機(jī)関に報(bào)告して調(diào)整または裁決をします。

（四）主管部門及び関係部門は大局を重視し、部門の利益にばかりとらわれてはいけない。

上級(jí)機(jī)関が決定したら、斷固として服従し、真剣に執(zhí)行し、公文書の権威を自覚的に守り、公文書の執(zhí)行効果を保証します。

公文書を擔(dān)當(dāng)者に送る前に、事務(wù)室で審査します。

原稿を擔(dān)當(dāng)する人は、必ず『公文書処理方法』と『細(xì)則』に基づいて、事実に基づいて真実を求め、政策を?qū)g行し、減量し、効率的に、よりよく改善する原則を堅(jiān)持し、適時(shí)に審査し、厳格にチェックしなければならない。

審査のポイントは：

（一）行文。

確かに文章が必要かどうか、行文は適切ですか？

（二）政策。

黨と國家の方針、政策に合致しているかどうか、行文規(guī)則と発文処理の関連要求に合致しているかどうか、新たに打ち出した政策規(guī)定に根拠がありますか？

（三）フォーマット。

「公文書処理方法」と「細(xì)則」の関連規(guī)定に合致しているかどうか、文書の種類は適切かどうか、原稿の構(gòu)造は公文書作成の要求に合致しているかどうか。

（四）文字。

表現(xiàn)は規(guī)範(fàn)化されていますか？字、語、句読點(diǎn)、語句と論理構(gòu)造が正確かどうか、合理的かどうか。計(jì)量単位は國家標(biāo)準(zhǔn)に合致していますか？行文、數(shù)字、段落、序數(shù)、筆で墨を使うのは規(guī)範(fàn)ですか？

公文書の審査には通常初核、校正、審査、再審、審査の5つの手続きがあります。

公文書を作成した部門の責(zé)任者が初核を行い、事務(wù)室の秘書部門が校正を行い、事務(wù)局（室）が公文書の処理を擔(dān)當(dāng)する指導(dǎo)者が審査を行い、公文書の関連業(yè)務(wù)に関する指導(dǎo)者と副秘書長（副主任）が再審を行う。

同時(shí)に、事務(wù)室の行文は事務(wù)室の主任を通じて(通って)再審しなければならなくて、政府の行文、政府の秘書長を通じて(通って)再審しなければならなくて、最後に、署名する権限の責(zé)任者に署名して署名します。

公文書の発行権限については、「公文書処理弁法」の第28條と「細(xì)則」の第31條、第32條に「本庁名義で作成された上り文は、主要責(zé)任者または主宰業(yè)務(wù)の責(zé)任者が署名し、本庁名で発行された下り文または平行文は、主要責(zé)任者または主要責(zé)任者が授権した他の擔(dān)當(dāng)者が署名する」と規(guī)定されています。

「公文書を発行し、署名者は暑中見舞いの意見を明確にし、暑中見舞いの名前と時(shí)間を署名しなければならない」。

「部門は代案を直接に本級(jí)政府の擔(dān)當(dāng)者に送って批準(zhǔn)に署名してはいけない。

文書発行機(jī)関の秘書部門の審査を経ていない原稿は、責(zé)任者が原則として発行を受理しない。

公文書はすでに責(zé)任者が署名したので、正式に発効するという意味です。

そのため、各級(jí)の行政機(jī)関と部門は必ず厳格に《公文の処理方法》と《細(xì)則》の規(guī)定する権限によって審査署名を行って、勝手に署名することができなくて、公文書の厳粛性、権威性と法律の効力を保証します。

（一）公文書の再審査は公文書が正式に印刷された前文秘部門の最後の再審である。

新しい「公文書処理方法」第29條では、特に再確認(rèn)に関する內(nèi)容を追加し、漏れや疎遠(yuǎn)を防ぐために、成文の品質(zhì)を確保することを目的としています。

これはとても重要な一環(huán)です。

以前の文書の取り扱いでは、いつも責(zé)任者が発行した公文書は間違いがないと思っています。あるいは不都合なところを発見しても、最後のサインを基準(zhǔn)にして、真剣に考えたり、再確認(rèn)をお願(yuàn)いしたりして、個(gè)別に発行された公文書は完璧ではありません。

そのため、文を出して辦理する中できっと再審の部分を重視します。

再審査の重點(diǎn)は審査、発行手続きが完備されているかどうか、添付資料（手続き中に紛失や欠落があったかどうか）がそろっているかどうか、フォーマットが統(tǒng)一されているかどうか、規(guī)格がありますか？誤字、脫字などがありますか？

「公文書処理弁法」では、「再審査を経て原稿を?qū)g質(zhì)的に修正する必要がある場合は、手順に従って再審査しなければならない」と要求しています。

公文書の再審査を擔(dān)當(dāng)する秘書は、まじめに職務(wù)を遂行し、最後の関門をしっかりと守るべきです。

（二）発文登録とは、文書の基本情報(bào)を印刷前に登録して、閲覧?利用を容易にすることである。

公文書を出して登録するのも公文書の再確認(rèn)の仕事の役に立つ補(bǔ)充です。

文の登録の主な內(nèi)容は、発文単位、文種、発文番號(hào)、発筆者、擬稿単位、擬稿人、成文時(shí)間、転弁時(shí)間、秘密級(jí)、緊急度、発文部數(shù)、書類分類、文書タイトル、発文範(fàn)囲、テーマ語などです。

文を出して仕事を登録して、以下の何時(shí)に注意しますか？一は受け取った原稿に対して、登録する前に指導(dǎo)者が発行するかどうか、発行範(fàn)囲が明確かどうか、主、付屬品がそろっていますか？

指導(dǎo)者が発行していない場合は登録しません。不明な點(diǎn)があれば、直ちに確認(rèn)してください。

第二に、文番號(hào)は必ず文號(hào)の「三要素」を表します。

例えば、國務(wù)院が2000年に発行した第1號(hào)の文書は國発[2000]16號(hào)などを書く。

「公文書処理弁法」第三章四項(xiàng)の「公文書書式」には、発文番號(hào)に関する明確な規(guī)定があります。

第三に、登録項(xiàng)目を真剣に記入し、筆跡がはっきりしていて、內(nèi)容が完全であり、みだりに項(xiàng)目や軽率な行動(dòng)をしないでください。

登録は分類しなければならないので、異なる種類の書類を混合して登録しないでください。

五は公文のテーマ語で、「國務(wù)院公文主題詞表」を參照して表示します。

機(jī)関印鑑は代表機(jī)関の職権の証憑と標(biāo)識(shí)である。

公文書に印鑑を押すと，初めて寫真が出來上がる。