公文書作成中の細かい問題

いつも文字とつきあっている秘書文章をマスターする文章を書くのようです法則日常的な文體を書くための基本的な能力を備えており、文書作成の具體的な細部を把握することは、私たちにとって必要な素質です。文書作成における基本的な常識と注意すべき問題について簡単に説明します。

　一、準備してください

「巧婦は米櫃にならない」ということは、公文書を起草してこそ筆を振るい、一気に書き上げることができ、逆にどこから手をつけたらいいのか分からない。「十歩九改心」と書いて、引き裂いて書きました。こじらせてはいけません。公文書を起草するにはどのような準備が必要ですか？

（一）個人の思想教養と學識備蓄を高めなければならない。一方、正しい世界観、政治観、道徳観、蕓術観、美學観、歴史観、倫理観、文化観は作者の文風、作品の質にとって極めて重要である。古人は言った。「志高きものは意遠し。」作者が正確で、遠大な理想を打ち立てました。文章を書く時には、正確に「言志」を書くことができます。一方、「読書は萬巻を突破し、次の文章は神のように書かれている」という著者は、多くの本を読み、各方面の知識を理解してこそ、自由自在に使いこなすことができる。また、公文書作成に求められる學識は博學であると同時に、経済面の資料を書けば、経済學理論の基礎がなく、政黨建設の資料を書く。政黨理論の基礎がないと、いい資料が書けない。だから、普段は自分の思想境界を強化し、自分の多面的な文化科學知識の素養を深めます。

（二）指導者の意図、言語スタイルを把握する。「指導意図」とは、ある公文書を書く目的と計畫を指導することです。公文書を起草する前に、指導者の意図が分からないなら、自分で勝手に主張して、でたらめに一気に書くしかないです。ですから、公文書を書く前に、指導者の意図をはっきりさせなければなりません。指導者の意図に対しては、具體的に知れば知るほど、徹底的になればいいです。もちろん、時には指導者が指導者の意図に対してそんなに具體的で、徹底的に説明することがあり得ません。これは公文書作成者が普段から最近の指導者に対する関心の問題の把握の程度によって、十分に主観能動性を発揮します。指導者の意図があったら、文章を書くと「尚方寶剣」があります。何を書くか分かります。「言語スタイル」とは、リーダーの話し方のスタイルと習慣です。もし指導者の言語の風格を理解しないならば、演説の原稿の書くのは更に良くて、指導者と共同の言語にならないで、指導者も鑑賞することができません。これは著者が常に會議に參加し、雰囲気を感じ、様々なルートを通じて指導者の言語スタイルを把握することを要求します。

（三）関連文書と新聞?雑誌を勉強し、中央と上級の黨委員會の指示精神を深く理解しなければならない。中央と上級の黨委員會の指示精神は、各級の黨?政府組織の活動の指針である。このマニュアルをマスターすれば、仕事は正しい方向に進むことができます。このマニュアルを離れると、方向を見失い、さらには斜路に行くことができます。公文書作成人員は、中央と上級の黨委員會の指示精神を深く理解してこそ、公文書の中で中央と上級の黨委員會の指示精神を正確に體現することができ、中央と上級の黨委員會の指示精神が現地での徹底と実行にあることを保証することができる。だから、公文書を起草する前に、私達は學習を通じて、近いうちに中央と上級の黨委員會の指示の精神を深く理解して、當面の時代の脈拍を許可しなければなりません。これはとても重要です。

（四）現地の実際を知ること。各級の黨委員會の任務は、中央と上級の黨委員會の指示精神と現地の実際的な結合の文章をしっかりと行います。現地の実情を理解してこそ、この文章を結び付けてこそ、問題を的確に提起し解決することができる。現地の実際を理解するには、資料を多くめくって、常に深く調査研究し、物事は絶えず発展して変化しています。現代化建設は日進月歩で、新しい狀況、新しい問題、新しい事物が次々と現れます。これは私達が常に現地の実際を理解して、新しいものを把握していく必要があります。そうでないと、「そのまま寫して、そのまま運び、照らす」という欠點を犯しやすくなります。これは公文書作成のタブーである。{pageubreak}

（五）統一的に配慮し、科學組織。大きな資料を書く時や、省市の指導者が來て急いでいます。一人で資料を報告するのが間に合わない時は、多くの人が協力して、共同で完成する必要があります。経験のやり方は「統─分―統」の創作方法を採用することである。つまり、文章の要點を統一して研究し、分けて書き、最後に一人で原稿をまとめる。この方法の注意する問題は三つあります。一つは各自の特技によって、科學的に分業します。參加する人は工業に詳しい人もいます。農業に詳しい人もいます。対外貿易に詳しい人もいます。安定に詳しい人もいます。それぞれ特徴があります。彼らの特長を発揮するように注意してください。どの方面に詳しい人はどの部分を書いて、分擔して責任を負いますか？二つ目は原稿を作る人が大綱によって書くので、大きな変動があれば、主筆の同意を得て、問題を逸らさないようにします。細かい問題に対して柔軟に把握できます。第三に、中央と上級の黨委員會の指示精神に合致しているかどうか、黨の路線、方針、政策に合致していますか？この調整の調整は、當該削除の削除、當該補充。最後に、上司に審査、原稿を送ります。

　　二、レイアウト

文章のレイアウトの良し悪しは、表現効果に直接影響を與えるので、公文書の主旨を確立した後、主旨をめぐって公文構造全體を作成し、文章の組織構造とそれらの間の論理的なつながりを考慮して、「最初のドアを開けて、煩雑に飛び、各極度」ということにします。

（一）、基本的な要求

一つは完全に一貫していて、首尾は丸いです。完全とは、文章の構造配置が首尾よく、首尾一貫していることをいう。文章の部分と部分の間に、斷片と斷片の間に、前文と後語の間に、緊密に連結して、一貫して、構造が厳密で、完璧であることを要求します。第二は疎密相間であり，入り亂れて趣がある。私達は段取りと段落の長さを適當に合わせて、密度を均等にしないでください。公文書のテーマによって表現する必要があります。詳細で、疎遠で、全編の配置が疎密になります。要は、正確に矢を放って、合理的に手配してこそ、公文書がその勢いを錯綜させ、自由自在に緩和され、抑揚や節回し、リズミカルな感じを與えます。第三は波が起伏し，曲折が変化する。文は山を見るようで、平を喜ばない。文章のレイアウトは崇曲忌直であるべきだ。計畫の配置の波瀾の起伏と紆余曲折の変化は、客観的な物事の複雑さと発展の変化を反映しています。同時に、読者、聞き手の審美要求を満足することができます。しかし、法にかなっていなければならない。意外なことをしなければならないし、道理の中で、開閉、離著陸、曲直、伸縮などをほどよくしなければならない。

（二）基本內容

文章の構造は內部構造と外部構造の2種類を含む。

1、內部構造。文章の內部構造とは、文章の構想の內在する論理構造である。敘述性文體では「手がかり」と呼ばれ、議論性、論理文體では「脈絡」と呼ばれています。どんな文體でも、一貫した考え、一貫した論理があれば、必ず一貫した手がかりと脈絡がある。考え方は手がかりと脈絡の基礎です。手がかりと脈絡は考え方の表現形式です。文章のテーマ、人物、事物、中心事件、感情などはすべて手がかりにすることができて、例えば《ネックレス》はネックレスのこの物事を手がかりにして、《紅樓夢》は愛情の悲劇を中心の手がかりにしますなど、手がかりは無形に全文の人物、事件と景物を往復して、厳格な蕓術の全體を構成します。黨委員會の機関として、私達が普段処理している公文書は主に理論的な文體で、基本的に「問題を提出する——問題を分析する——問題を解決する」という脈絡形態に従っています。それ自身は合理性、貫通性と厳密性を持っていなければなりません。つまり、前後の順序をはっきり區別して、亂れずに思想を表現しています。{pageubreak}

2、外部構造。外部構造とは、文章の外部に存在する形式である。その主な內容は階層と段落です。階層とは、文章の各部分の內容表現の順序を指し、思想內容の區分に著目し、段落は行文時に自然に形成される基本単位であり、文字表現の必要に重點を置いている。階層と段落には違いがあり、また関連があります。階層は思想內容の區分に著目し、段落は文字表現の必要性に重きを置いています。一般的には段落よりも階層が大きく、つまりいくつかの段落は一つの階層を表現していますが、段落の區切りがちょうどレベルと一致している場合もあります。第二は遷移と照応である。遷移と照応は文章の內容を前後に一貫させる重要な構造手段である。移行は文章の中で上から下への役割を果たし、前後に関連する二つのレベルと段落を上下に連結させる。照応とは文章の前後の內容が呼応して、構造が厳密で、脈絡がつながります。三は始めと終わりです。古人の言葉は「起句は爆竹のように、急に鳴りやすく、結びの句は鐘をつくように、清音には余りがある。」ですから、「虎頭竜尾」はいい文章の半分です。もちろん、どのように始まるかということは、文章全體から見て、テーマの表現と全文の各部分の調和に有利です。公文書の冒頭には多くの問題を書くことができます。「後ろ姿」などの主旨を直接掲示します。「父と會わなくなって二年余りになりました。一番忘れられないのは彼の後ろ姿です。」蜀山拔、阿房出；落書きして、緣由を説明して、作者の文章を書く緣由を説明します。冒頭でいつも言って、全文を撮影して、先に文章の中心を掲示して、それから別れます。公文書、特に指導演説の原稿の終わりの方式は普通は2種類があります。目を覚まして主旨を明らかにして、最後にテーマを書きます。未來を展望して、闘志を勵まして、人々に希望を出して、方向を明示して、人々を勵まして、それを実現するために努力して奮闘します。

　　（三）レイアウトはどうやって作りますか？

考えを練らねばならない。計畫の配置は構想の表現形式です。だから、文章を書いて、レイアウトの能力を高めます。根本的なのは真剣に構想を鍛えて、思考活動の論理性、合理性の訓練を強化します。毛沢東はかつて言いました。「文章を書くには論理を重んじなければなりません。文章全體、演説全體の構造に注意してください。冒頭、中間、尾には関係があります。內在的な連絡が必要で、互いに衝突しないでください。」ただ內容に対して心をこめて考えて、文章の計畫的な配置に対して胸中に成竹があることをやり遂げて、更に筆を動かして文章を書いて、ようやく構造が厳格で、論理性、條理性の強い文章を書き出すことができます。大綱を作ったり，腹案を作ったりしなければならない.これは公文書を起草する重要な工程である。要點に基づいて原稿を書くと、いろいろなメリットがあります。資料を整理してくれます。問題をもっと周到にしてくれます。一方で書きながら考えると、書く時に苦労して機嫌が悪くならないようにしてください。要點を列記するには、必ず指導者の意図を把握し、「両端」を十分理解した上で行わなければならない。大綱のほうが細かいほどいいです。大きなテーマだけでなく、小さなテーマも書いてください。小さなテーマごとにいくつかの意味を書いています。どの意味がどのテーマにあるかをよく考えてください。比較的短い公文書は，大綱を掲げなくてもよいが，腹案を必ず作っておかなければならない.腹案を作るときは、必ずしも文字になるとは限らないが、原稿の計畫にはこだわらない。いい要約やいい腹案ができたら、文章は半分ぐらい完成したと同じで、公文書を起草すればいいです。

　　三、言葉の鍛練

正確で、簡潔で、鮮明で、分かりやすいのが公文語の基本的な要求です。

正確です。公文書は指導機関や指導集団の聲と意見を表しています。正確ではなく、曖昧で、どっちつかずで、実行の基準がよく把握できないと、実行しにくいです。

簡潔である。毛沢東同志は「文字は短くして、彼らにすぐに読み終わるようにします。注意して、彼らに見ていると印象が殘ります。」公文書は短くて要を得なければならない。特に指導者の話は短文を多く使うことに注意し、長い文章を使わないでください。

鮮明である。公文書は文學作品のように、含蓄があって、深く隠していて、更にはっきりしないことができなくて、意図は不明で、それははっきりしていることを求めて、明白に求めて、何に賛成しますかます反対しますかますかますかます何を提唱しますかます禁止しますか？分かりやすい。公文書は簡潔で分かりやすく、短くて意味がないので、読めないようにするしかない。ですから、公文書を書くときは大衆の機嫌を取ることができません。華やかで分かりにくい言葉を使ってはいけません。自分で作った言葉を使ってはいけません。「學生なまり」や「文學なまり」があってはいけません。{pageubreak}

　　四、日常の公文書を書く時の注意すべきいくつかの細かい問題

1、公文書作成の見出しは実際に公文書の題目であり、観點及び公文の論理構造の集中表現である。レベルの大きさによって、タイトルは大見出し、小見出し、一級タイトル、二級タイトルなどに分けられます。タイトルの確立は公文書の中心思想と階層要求によって具體的に確立され、文章のタイトルと見出しの間は段落がはっきりしていて、論理が厳禁され、互いに呼応する。公文書のタイトルは文章の意味、意味、意味を引き締めることを要求するだけでなく、問題を逸脫してはいけないし、問題を片っ端から全部カバーしてはいけないし、また言語の簡潔で洗練されていることを要求します。公文書を書く時、公文書の內容が多くて、人々が見て、聞いて、印象に殘る內容は多くなくて、覚えて、印象に殘るのは大體文章のテーマと各見出しです。

2、公文書を書く観點の良い公文書の肝心な點は新しい意味と創意があるので、順番を決めて、ヒョウタンに対しててんとうをかくことを表して、個人の観點が現れないのは良い公文書を書くことができないのです。だから公文書の作者はいつも黨の政治理論と関連している専門知識を勉強して、上級の政策を深く理解して、いつも調査研究して現地の実際を理解して、多く上下を結び付けて深く考えて自分の「悟り」を高めなければなりません。同時に、執筆する時、仕事を中心として、構想を紐帯として、複數の観點、観點群を有機的に結び付けて、主次の席があり、順序が整い、前後の園合もあります。

3、公文書作成におけるデータ、図表の応用は公文書作成において、データの応用は普遍的で、経常的なことであり、事物の定量化で重要な役割を果たしています。字面から理解すると、「數」「根拠」は數字の方面の根拠であり、根拠があり、事情の道理に基づいて説明できるので、データが含まれていることは説明の役割を果たしています。読者はデータの中から明らかになります。グラフの応用は相対的に限界があります。「見る」公文書に限って、読者に専門知識を要求していますが、直感的、立體的、動的な特徴と長所を持っています。狀況報告、署名文、調査報告などの文體に適しています。データ、図表の役割は、ソース、取捨選択、応用に一定の基準を堅持しなければならないことを決定しました。次の點に注意してください。一つはソースの権威です。一般的には、データは統計局を中心として、その中の稅収データは國稅、地稅を主として、統計局のない部門、郷鎮のデータがあります。個人が持つべきでないのは，指導者に決定させる.二つ目はデータ応用を統一することです。異なる資料の中で、黨委員會、政府の資料データは一致します。同一の材料は前後の矛盾、不一致が現れてはいけない。第三はデータを科學的に分析することです。特に権威のあるデータがない場合には、科學的な分析を経て応用でき、単一データの応用はプラスマイナスしても、和、差のデータを超えてはいけません。第四に、グラフの適用は必ず規範化され、専門家によってその正確性を検証されて、使用できます。{pageubreak}

4、資料、言語の取捨選択と修正中の取捨選択。初稿に対しては、必ず修正を行い、緻密な思考を通して、公文書の性質に基づいて、言葉で鍛えることで、どのような資料が取り除かれますか？引用する材料に対して、重要な把握點：主義を持ってきて、「役に立つ」を原則として、その精華を吸い取って、そのかすを取り除きます。簡単な引用はきっと単色の服にパッチを付けました。パッチはいいですが、全體の調和に影響を與えました。だから、參考にする材料に対しては必ず真剣に改造して、公文書の主旨と文章の論理構造によって、引用の材料を再加工して、実際の狀況と結び付けて、公文書の全體の論理構造と言語、語気と統一して、天衣無縫、錦上に花を添えるようにします。

5、紙無しで事務をするかどうかはパソコンの普及、電子政務の発展に伴って、紙無しで事務室の発展の趨勢になりますが、筆を執ることはまだ不可欠です。健康的な角度から考えて、長時間パソコンの前に座って、目、體の健康に対してきっととても大きい傷をもたらすことができて、筆を執らなければなりません。思考の程度から考えて、文章を書く時の作者の精力は更に集中して、問題の深さ、広さは更に深くて、長い時間スクリーンの前に座って、疲労をもたらしやすくて、精力は思考の程度に分散します。