音聲ファイルの整理

　　プロフィールの整理する

第九條聲像の書類の整理は、分類、組合せ、配列と編成を含み、システム化され、保管と利用に便利である。

第十條音聲ファイルの整理は撮影者が擔當し、書類部門が協力する。

第十一條分類、番號

1.寫真ファイルは年代別、問題別に分類する。同じ種類の寫真は時間順に番號をつけて、そのネガ番號を記入します。ネガは全宗內で流水番號を編む。フォーマット:フルネーム-ストリーム番號。

2.テープ、ビデオ、ビデオは年代-問題別に分類し、內容番號による。同じ內容をいくつかの皿に分けて記録するのは一つの事件用紙と見なし、一つの事件の番號を作って、それから一皿ごとに順番に番號を編成します。

3.他のキャリアファイルと連絡する參照番號を編集します。フォーマットは（ファイル形態）グループ番號/（ファイル形態）グループ番號です。

第十二條保管期間：その內容の重要度、時間、名稱、信頼度、有効性などの要因に応じて、保管期間を定めてください。

第十三條文字の説明の作成

1.文字説明の基本內容は、事由、時間、場所、人物、背景、著者（撮影者）などを含む。

2.文字説明の作成要求：

（1）ファイルの資料の內容を正確に掲示し、その反映のすべての情報を要約し、表示項目が正確にそろっていること。

（2）寫真の自然體枚（內容が近いものでも何枚か）を作成し、文字説明を作成する。テープ、ビデオテープ、新聞テープは事件用紙に沿って文章を書いて説明します。一組の聲像資料の連絡が緊密なのは文字の説明を加えるべきです。

（3）文字が簡潔で、言葉が流暢である。

（4）時間はアラビア數字で表します。

第十四條作成フォーマット

1.寫真作成は橫書き形式を採用する。そのフォーマットは寫真/ネガ番號-テキスト説明-參照番號-撮影時間-撮影者です。

2.テープ、ビデオテープ、ビデオテープの作成形式：ケースに表示ページをセットする。要求に従って項目ごとに記入する。

第十五條事件用紙の要求

1.共通のテーマの內容を持ついくつかの聲像資料を事件用紙にまとめて編集しておく。

2.巻內目録：

寫真、ネガは自然枚を単位として巻內目録を記入する。

録音、録畫テープ、ビデオテープはケース単位で巻內目録を記入します。

3.巻內備考表は、巻內音像資料の整理?変動狀況を説明するために使用されます。

第十六條目次

音聲ファイルの作成はGB 3792.5-85の「ファイル、記録規則」に従って行われます。