ビジネス文書作成の役割

ビジネス文書の作成は多くの人の仕事の一部です。誰もが仕事をするにはまず私心があります。つまり、仕事はまず貢獻するためではなく生存のためであり、それから私心を公心によって実現する--會社や職場が良くて、個人が良いことができます。そのため、ビジネス文書作成皆さんの仕事をよりよくやり遂げるためには非常に重要です。

フォーブス誌の創始者であるマルコム?フォーブスはかつて、「良いビジネスレターは、面接の機會を得て、苦境から抜け出したり、あなたに富をもたらしたりするのを助けることができる」と言っていた。つまり、ビジネス文書を書くことはある程度みんなに大きなことをもたらすことができる経済的利益。

別の角度から見ると、ビジネス文書の作成は他のテキストの作成と同様に、その役割と最終目的は他の人と何らかの形のコミュニケーションとコミュニケーションを行うためである。そして強調しなければならないのは、コミュニケーションは伝えられた情報だけではなく、他人に理解された情報であることです。これを理解すれば、日常の仕事や生活の中で一般的に語られている「コミュニケーションの障害」は、実は簡単に伝達される一方向コミュニケーションから來ていることを認識することができます。

そのため、ビジネス文書を書く上で最も重要な點は、一方的なコミュニケーションの誤解に陥らないように、常に読者の視點に立って問題を考え、最後の文字表現を形成し、文書の受信者が自分の意図を理解できるようにしてこそ、ビジネス文書を書くことができるコミュニケーション作用。

　【事例】

一方向コミュニケーションの表現

日常の仕事生活では、メールなど、一方通行のコミュニケーションに陥る例が多い。一般的には、相手がメールを受信したいかどうかにかかわらず、攜帯電話が開いていれば受信し、その時の気持ちに基づいてメールの內容を解釈することが多い。送信者の気持ちは通常伝わりにくく、不必要な誤解や誤解を招く。