ビジネス文書管理の基本的な任務(wù)

文書は書面として、単位の対內(nèi)、対外のすべての活動を文字の形式で記載する情報(bào)媒體である。文書の品質(zhì)の高さ、文書管理規(guī)範(fàn)化、完全かどうかは、會社の切実な利益に直結(jié)する。実際、文書管理仕事こまごました、複雑な、人が多く、広範(fàn)囲な特徴。文書処理の受信文、送信文の過程で、各段階、各持ち場の職責(zé)を明確にしなければ、管理の抜け穴が現(xiàn)れ、會社に損失をもたらす可能性がある。そのため、補(bǔ)強(qiáng)対各種ビジネス文書の科學(xué)的管理は、企業(yè)管理の重要な內(nèi)容である。どのように秩序正しく各種文書を管理し、紛失、機(jī)密漏洩をしないだけでなく、文書の円滑な運(yùn)行、調(diào)査、有効利用にも便利である。とても研究に値する問題です。全體と具體の両面から文書管理の基本任務(wù)を理解し、把握し、それによって各管理制度を確立し、健全にしなければならない。制度建設(shè)は、文書管理の基礎(chǔ)的な仕事である。

文書管理の基本タスク総じて言えば、一連の効果的な規(guī)定と措置を取って、文書の仕事を整然と行わせることだ。文書の安全と有効利用を保証し、さらに作業(yè)効率の向上を促進(jìn)し、各作業(yè)の円滑な進(jìn)行を推進(jìn)する。具體的には次のような點(diǎn)があります。

　1.文書數(shù)量管理

文書數(shù)管理とは、文書の數(shù)を制御することで、不要な行文を減らすことである。文書數(shù)を制御する意義は文書を簡素化し、文書主義、形式主義を克服することにある。

行文の原則はグローバルな仕事と全體の効率から出発して、実際の仕事が確かに行文の需要を生んで、しかも行文の後に確かに他の方法より良い仕事の効果を受け取ることができると予想している時(shí)に文を行うべきです。そのため、內(nèi)容が空洞で、実際的な意味のない文書は斷固として出さないようにしなければならない。電話、面談、現(xiàn)場事務(wù)などの方法で解決できるのは、わざわざ文を送る必要はありません。全體的に解決または総合的に処理できる問題は一度に文を送る、など。

2.文書品質(zhì)管理

文書の品質(zhì)管理とは、文書の作成と作成を管理することによって、文書の品質(zhì)を保証することである。文書の品質(zhì)とは、主に文書が情報(bào)內(nèi)容を記載、表現(xiàn)する上での正確性と有効性を指す。文書品質(zhì)管理の目標(biāo)は、テーマ、文字、フォーマットなどの面で文書ごとの正確性、規(guī)範(fàn)性、操作性を高めることである。

文書の全體の作成と作成過程には、擬稿、核稿、署名、タイピング、校正、印刷の段階を含めて厳格な管理を行い、文書の作成、作成の4つの段階、すなわち擬稿、核稿、署名、校正、コピーを重點(diǎn)的に把握しなければならない。

　3.文書時(shí)効管理

文書時(shí)効管理は文書伝達(dá)運(yùn)転周期を効果的に管理するものである。その目標(biāo)は文書処理の各段階にかかる時(shí)間を短縮し、文書の運(yùn)転速度を速め、文書作業(yè)の効率を高めることにある。

文書の運(yùn)行ルートが円滑であるかどうかは、文書の利用と単位の作業(yè)効率に直接関係している。そのため、文書処理の各段階に対して有効な管理を行い、文書処理の全過程の催促を真剣に行わなければならない。特に緊急文書に対する緩急度.急ぎの場合は、先に作成し、先に審査し、先に発行しなければならない。緊急書類を受け取ったら、明確な処理期限を提出しなければならない。{page_break}

4.文書物質(zhì)要素管理

文書の物質(zhì)的要素には、書面媒體と顕字材料が含まれる。文書は紙を主な書面媒體とし、インク、インク、インクを主な顕字材料とする。文書物質(zhì)要素管理の目標(biāo)は文書物質(zhì)要素に完全性と耐久性を持たせ、文書使用の壽命を延長し、立巻とファイリングのために基礎(chǔ)を築くことである。

一般的に、文書の作成と処理には萬年筆、サインペンを使用しなければならず、ボールペン、鉛筆を使用してはならない。インクは拡散しにくく、保存しやすい青黒、炭素インクを使用し、純青、赤色などの拡散しやすく、色あせやすく、保存しにくいインクを使用してはならない。ファクシミリで受信した文書とコピー機(jī)でコピーした文書は、永久に保存することはできません。もし永久に保存する必要がある場合は、発行元に再作成してもらう必要があります。これらの要求のほかに、普段から文書の維持作業(yè)をしっかりと行い、問題をタイムリーに発見しなければならない。

　5.文書の借用と複製管理

（1）文書借用管理

文書借用は文書利用の基本的な方式であり、文書借用管理は借用範(fàn)囲を制御し、借用手続きを強(qiáng)化し、時(shí)間通りに返卻するよう促すことによって貸與文書の安全を保証し、文書の利用率を高めることである。

文書借用管理は厳格な借用制度を制定しなければならず、時(shí)間通りに返卻し、複製を厳禁し、転貸してはならないなどの內(nèi)容の規(guī)範(fàn)を含む。

（2）文書複製管理

文書正本の內(nèi)容と形式に基づいてそのままコピーすることを文書のコピー管理といい、原本に基づいて再レイアウトして印刷するコピーとコピー機(jī)やスキャナでコピーするコピーの2種類の文書を含む。

文書の複製または複製はいずれも指導(dǎo)者の承認(rèn)を得なければならず、承認(rèn)または複製依頼された文書は原本と同じ効力を持っているが、コピーが正式な文書として使用される場合は証明印を押さなければならない。

　6.文書安全管理

文書安全管理とは、文書の安全運(yùn)転と保管を要求することである。文書処理の過程で、厳粛な態(tài)度、制度化された管理と科學(xué)的な手段で文書の作成、伝達(dá)、処理、立巻とファイリングなどの各段階に対応し、文書の誤伝、機(jī)密漏洩、紛失、破損、散逸を保証し、情報(bào)上、物質(zhì)上の両面の安全を?qū)g現(xiàn)しなければならない。