知識管理の新しい要求：電子メール管理

企業に従う情報化する電子メールの普及は企業の生産経営活動に欠かせなくなりました。
ある統計社員が毎日メールをやりとりする數の調査によると、仕事のためにメールを送受信する人は75.5%に達し、メールを送受信する頻度では、「基本的に何時間に一回」を選ぶ人が大多數を占めています。送受信2－10通は37.4%、送受信10－100通は19.4%と、毎日100通以上を選んだ2人。

　　企業電子メールを通じて交流するのに比べて、対面の交流には以下のいくつかの利點があります。
地域の制限を受けない。相手がどこにいるかを知る必要はありません。彼とコミュニケーションができます。
時間の制約を受けない。メールの通信は非同期ですから、相手が今便利かどうかを考えずに彼にメールを送ることができます。受取人は自分で都合のいい時間を選んで受信したり返事したりします。
交流內容をファイルに殘してもいいです。企業の電子メール通信は一般的に法律的効果があり、言語コミュニケーションよりもメールから得た情報の信頼性が高いです。
　　電子メール內容が多様だ。電子メールは様々な形式の添付ファイルを挾むことができます。言葉がクリアできない場合は、畫像、音聲、ビデオ、その他のファイルデータを添付してください。
面と向かって気まずい思いをするのを避ける。ほとんどの場合は、対面よりも直接的にメールで交流するほうがいいです。
コミュニケーションコストが低い。電話、ファックス、速達などの情報配信方式に比べて、電子メールのコストはほとんど無視できます。
その弊害も明らかです。
電子メールは非同期通信であるため、電話や対面のコミュニケーションよりも、送信者がフィードバックを得られない。一つや二つははっきりと聞くことができます。メールの往復は4、5往復ぐらいかかります。
使い方を誤ると、かえって効率が低下します。典型的な例は、チャットツールとして電子メールを使用することです。一言か二言でメールを送ります。
情報量が多すぎて、有効情報量が少ないです。電子メールは低すぎるので、情報の伝達が悪用されやすいです。メールによる寫し取り、群発機能に加え、受信者の有効な內容は情報の海に埋もれやすい。
メール管理は個人とクライアントツールに依存します。メールサーバーは電子メールの配信のみを擔當していますので、メール配信が完了すると、殘りの管理は個人やクライアントツールに完全に依存します。電子メールには企業経営の重要な情報が含まれていますので、電子の管理も知識管理の重要な部分とされています。DocCareが提供するメールの自動収集アーカイブ機能がこの問題を解決しました。ユーザーは彼が価値があると思うメールをDocCareが指定した宛先に送るだけで、DocCareは自動的に受信して指定されたディレクトリに保存します。ユーザーは電子メールを文書として管理し、検索することができます。メールの添付ファイルを分離して単獨ファイルとして管理したり、検索したりすることもできます。