Officeさんの電話マナー

OFFICEさんの対外イメージは會(huì)社のイメージ。日常の仕事の中で、電話に出る禮儀を身につけて、相手にあなたの親切な話の中心で穏やかに話をさせて、通話が終わった後、相手はあなたの會(huì)社に対して良い印象を持っています。

通話中の聲は大きすぎてはいけません。相手にはっきり聞こえるようにしてください。そうしないと、相手は気分が悪くなり、オフィスでの他の人の仕事にも影響を與えます。

つぎて電話番號(hào)時(shí)はまず、會(huì)社名と所屬部門を自己申告しなければならない。

電話に出るときは、相手の會(huì)社名や所屬部署に問(wèn)い合わせ、電話に出るときは指定された相手に便利です。

相手が探している人がいないときは、相手の動(dòng)機(jī)や目的が何なのかわからないときは、むやみに伝言をしないでください。許可されていない場(chǎng)合は指定された話し手の行方を言わないでください。

電話をかけていて、お客様の來(lái)訪に遭遇した場(chǎng)合は、原則として來(lái)訪者を招待し、その際にはできるだけ早く通話相手に謝罪し、許可を得て電話を切るべきです。ただし、電話の內(nèi)容が重要ですぐに切ることができない場(chǎng)合は、訪問(wèn)者に少し待ってから電話を続けるように伝えてください。

電話で伝達(dá)用件の場(chǎng)合は、要點(diǎn)を繰り返し、數(shù)字、日付、時(shí)間などについては、間違いのないように再確認(rèn)してください。

相手が自分の名前を名乗らずに上司の行方を直接尋ねてきた場(chǎng)合は、丁寧に「失禮ですが、どちら様ですか？」

接客中の人に電話があることを伝えるには、口頭で伝えないほうがいいです。メモを利用して伝言を伝えることができるので、秘密の漏洩を避けるだけでなく、邪魔による気まずい思いや不快感を避けることができます。

相手の話の內(nèi)容が聞き取れない場(chǎng)合は、迷わず、すぐに狀況を明確に伝え、改善してもらうことが望ましい。

電話が突然故障して通話が中斷した場(chǎng)合は、必ず別の電話を交換して相手に回し、相手に説明しなければならない。

電話を切る前の禮儀は無(wú)視できない。相手が電話を切ったことを確認(rèn)してから、受話器を置くことができる。

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