公文書の規則を理解して，公文書の旅行を避ける。

文章を書く

機関間の活動関係はそれぞれの組織システムまたは専門システムの帰屬、地位、職責、権利範囲などの要素によって決定される。

文書関係に決定的な影響があり、公文書の伝達の基本的な方向を定めています。

第一に、同じ組織システムにある上級機関と下級機関には、指導者と被指導者との関係があります。

第二類は、同じ専門システムにある上級主管業務部門と下級主管業務部門の間に指導と指導関係があります。

第三類は、同じ組織システムまたは専門システムの同級機関間の平行関係にある。

例えば、全國の各省、自治區、直轄市人民政府の間。

第四類は、同じ組織システム、専門システムではない機関の間で、等級の高低に関わらず、すべて隷屬関係ではない。

軍事機関と各級の地方人民政府の間のようです。

公文の授受機関の仕事関係によって、公文書を上り文と下り文と平行文に分けることができます。

上の文と下の文は主に上の第一類と第二類の仕事関係のタイプの中に存在しています。上の文は下の機関から上級機関に送られる公文書を指します。

平行文書は上記の第三類と第四類の関係の種類にあります。同級機関と不相屬機関が互いに公文書を送るのは平行文で、例えば手紙などです。

正常で効果的な行文は以下の一般的に適用される基本的な規則に従うべきである。

一、機関の従屬関係と職責範囲に従って文を行う規則

この規則は2點を明確にしなければならない。

上級機関は下級機関に対して指示を行い、仕事を手配し、要求を提出することができます。下級機関は直接の上級機関に仕事を報告し、指示を仰ぐことができます。

この関係のほかに、我が國の現行管理體制において、各業務部門の上下垂直な條文関係が形成されました。その中には一部の部門は本級政府と上級部門の二重指導に屬しています。大部分と上級業務部門の間は直接指導と指導された関係ではありませんが、業務上では指導と指導された関係があります。

二つ目は機関の職責範囲によって文を書くことです。

この點の要求は、行文の內容は當機関の職責範囲內の事項であり、超えてはいけない、超えてはいけない、すなわち越権である。

他の機関の事務に干渉したら、実踐だけではなく、政令が混亂します。

もちろん、所屬機関との間にも公文書のやり取りがありません。仕事、通知事項、質問意見の募集などを相談するだけです。

二、授権行文のルール

この規則は前の規則の説明です。

もし一つの部門の業務が部下を必要とするならば

三、共同行文のルール

この規則はまだ第一條の規則の説明に屬している。

同級政府と政府の間では、部門と部門の間で、上級部門と下級政府との間で共同で文を書くことができます。政府と同級黨委員會、軍事機関の間で文を書くことができます。

共同行文は、共同で上り文にしても、下の行文にしてもいいです。

共同文書は確かに必要であるべきで、単位は多すぎるべきでない。

四、一般的な場合はオフラインで書かないというルール

級を逸脫しないで文を行って1級をつかんで1級に対して責任を負う原則を體現しています。

普通はこの原則を破壊してはいけません。破壊すれば、混亂を引き起こし、機関の効率にも影響します。

ですから、通常はオフラインではありません。

特別な狀況に遭遇した場合、重大な事故、洪水防止災害などの突発的な事件または上級指導者が現場で勤務している中に特別に保留している問題が発生したら、越級行文、特事は特に処理しますが、越年された上級機関に寫し取ります。

もしそうでないと、受文機関が越級公文書に対して、元の提出機関に返送することができます。または文書として取り扱うことができます。

五、オフ権行為のルール

第一條規則では、明確に要求されており、他の部門の職責範囲にかかわる事項があれば、他の部門と協議していない、または協議したが、合意に達していない場合は、単獨で下の文を行ってはいけない。

無斷で文を書いたら侵害行為になり、仕事中の多くの矛盾を引き起こします。

上級機関がこのような狀況を発見したら、この種の公文書を是正または取り消すよう命じる権利がある。

実際には、このような狀況が発生したため、「文書喧嘩」「政出多門」となった。

このような問題を解決するには、部門間の協議、多対話、多コミュニケーションを提唱し、共同行文または授権行文を通じて解決しなければならない。

六、指導者個人に直接通報しないルール

「指示を仰ぐ」は指導者個人に直接報告して、その危害性は大體3つあります。一つは未経文秘密機構の署名、登録で、「帳簿外公文書」になりました。

七、「指示を仰ぐ」は文一事、主に一つの機関だけを送り、下級機関にCCしない規則

この規則には三つの內容が含まれています。一つは文のことです。

役所や部門は明確に分業しています。各自は職責範囲內のことしかできません。もし一つの文で數えたら、必ずいくつかの主管部門に関連して、公文書の提出に困難をもたらします。

二番目は公文書を提出してください。主に一つの機関だけ送ります。

依頼內容は回答を求める事項であり、主送機関は検討し、回答する責任があります。

関連する機関や部門は、主催機関が意見を求めたり、署名したりするために、CC形式を採用しています。

もし複數提出するなら、上級機関は通常受け付けません。

もし辦理するならば、機関の間の相互の等待あるいは意見が一致しないことをもたらして、調和の難度を増加して、仕事の効率に影響します。

第三は同時に下級機関にCCしないことです。

指示を仰ぐ內容は未決事項であり、上級機関がまだ承認していない前に、下級機関にCCして漏らすと、不必要な誤解や矛盾を引き起こし、仕事の発展に不利になる。

したがって、指示を仰ぐことは、上級機関からの回答や承認の後、下級機関に通知するしかない。

八、「報告」には指示事項を挾むルールがないこと。

「報告」と「指示を仰ぐ」は二つの異なった文種であり、適用範囲には明確な限界があり、混用してはいけない。

「報告」は上級機関に仕事を報告し、狀況を反映したり、上級機関に意見や提案を提出して、上級機関の決定の參考にします。

上級機関は「報告」に対しては普通は答えません。もし報告に指示事項が含まれていれば、間違いやすいです。

仕事を報告したいなら、上級機関に報告してもらいたいし、問題を解決してもらいたいなら、二つの方法があります。一つは「報告」と「指示を仰ぐ」を分けて、二つの公文書を作成してそれぞれ報告します。二つは公文書を主として、報告の內容を添付ファイルとして、案內の後に添付します。

九、公文書は秘書機構が統一的に処理する規則

公文書を正常なルートで運行させるために、規範的な手順によって処理します。機関はすべて専司の公文書処理の秘書機構があります。

公文書の通常の流れは、「受領」は秘書機関が統一して署名し、封を切って、點検して分類し、登録し、手配し、取り立てます。「発」は秘書機関が核稿を統一して、指導者に承認書を送ってから、また秘書機構に戻って番號を登録して、寫し、校正、配布する前に、再確認或いは第一読者が真剣に読んでから、書類の通りに配付します。

このように、公文書を受け取っても、出しても、すべて専務の公文書処理の仕事の一つの部門を通して、公文書が機関で秩序正しく運行し、処理を規範化させ、機関の仕事の効率を高めて、公文書の品質を保証することができます。

行文規則の中でまだ説明しているのは黨の指導機関が仕事の必要に応じて、同級の政府と部門あるいは下級の政府機関に文を書くことができます。政府機関は黨の組織に指示、任務を提出してはいけません。

承認された新聞の全文に発表された行政法規と規則は、正式な公文書と見なし、執行に従って、文を発せなくてもいいです。

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