文書管理システムの企業(yè)內(nèi)での応用

今は各界が學(xué)生の負(fù)擔(dān)軽減を宣伝している。國家教育部が実施しようとしている「國十條」であろうと、北京ですでに実施されている「マイナス八條」であろうと。みんな學(xué)生の負(fù)擔(dān)を軽減するために頑張っています。學(xué)生たちにもっと暇を與えて、もっと多くの休憩時間と娯楽時間を與えたいです。

反対に學(xué)生と向かい合う社會人。市場競爭が激しくなり、各部門の業(yè)務(wù)量がだんだん増えてきて、必死にシェアを占めています。従業(yè)員のストレスが増大し、仕事量が日増しに増え、苦しさは言葉に表せない。子供は家に帰って宿題をしてテレビを見ていますが、両親はまだ會社で殘業(yè)しています。

このような現(xiàn)象は今では日常茶飯事と言える。事務(wù)室にはほとんど殘業(yè)があります。一部の職場で殘業(yè)するのはもっと正常な現(xiàn)象になります。企業(yè)にとってマイナスは目前に迫っています。しかし、具體的にどのように操作すれば、実際に効果的にマイナスを減らすことができます。企業(yè)の正常な運営に影響を與えません。

學(xué)生のマイナスの仕方を観察して、私たちが導(dǎo)き出す結(jié)論は、向上することです。能率。學(xué)生時代の生活を振り返ってみると、簡単で効率的だったのに、なぜ社會単位でも學(xué)校の管理學(xué)生のように効率的に管理できないのか？まず、學(xué)校はどうやって効率的に學(xué)生を向上させるのかを分析してみます。企業(yè)?事業(yè)體の向上の道を類比することができるかもしれない。

1.學(xué)習(xí)資料が十分あります。先生は十分な學(xué)習(xí)資料と學(xué)習(xí)資料を持っています。學(xué)生に提供して使うことができます。學(xué)生がなくしたら、先生は新しいのを提供してくれます。情報が正確で十分であることを保証します。

2.學(xué)校分科が明確である。各課にはそれぞれの資料があります。學(xué)生のために參考したり、勉強したりします。學(xué)生は自分のことをうまくやるだけで、手の中の資料をよく勉強し、先生は資料の配布を手配します。

3.お互いに勉強します。問題がある時は、參考書を相互に借りることができます。勉強に便利です。みんなは共同でいくつか參考書を使って、共通の進歩を促進します。使ったら返します。自分の勉強に影響しません。

4.先生の指導(dǎo)。できない問題があったら先生に相談してください。先生は問題點を指摘します。相応の資料はどこにあるか教えてください。自分で大量の時間を浪費して資料を探す必要はありません。

これらの一見簡単なやり方は、企業(yè)に応用するには、非常に複雑で困難です。企業(yè)はどうやってここまでできるのか？という疑念を持って、チームに問い合わせました。得られた専門家チームは文書管理システムの四つの機能を與えて、學(xué)校の四つの効率的なやり方に対応します。

1.集中保存：単位のために、大量の文書をまとめて保存するプラットフォームを構(gòu)築し、統(tǒng)一文書の共有を?qū)g現(xiàn)する。各臺のパソコンに散らばっているデータが無くなり、漏れの心配はありません。採用するB/Sアーキテクチャ安全なネットワーク環(huán)境を構(gòu)築し、情報を內(nèi)外に共有する。LAN、インターネットのアクセスをサポートし、地域を越えてオフィスを行うことができます。企業(yè)文書やハードディスクが人員の操作ミスやウイルス感染などによって破壊された場合、完全バックアップのデータを利用して第一時間で復(fù)舊し、內(nèi)部コアデータの完備と安全を確保することができます。

2.権限管理機能。統(tǒng)一管理プラットフォームにおいては、閲覧、編集、ダウンロード、コピー、削除など、様々な人員に対応する権限を設(shè)定することができる。これは従業(yè)員の部門あるいは分業(yè)によって、従業(yè)員に相応する権限を設(shè)定することができます。これは自分に関するすべての文書を社員に見せることができます。材料が多くて、必要な書類が見つからなくても大丈夫です。また、これらの権限管理は、機密文書の社內(nèi)での視認(rèn)性を低下させ、重要な資料を無斷でコピーすることを避け、企業(yè)文書の安全管理を?qū)g現(xiàn)することができる。

3.貸し出し機能。チーム開発への貸出機能は、公的文書と個人文書の両方をサポートします。貸し出し管理。貸し出し中はユーザーアクセス権限を制御できます。閲覧されたユーザは、システムが送信するインスタントメッセージ通知を受信する。システムは、貸出された文書を時間に応じて自動的に回収処理することをサポートしています。このようにみんなで仕事をしたり、情報を共有したりするのに便利です。情報が流出しないように、自分の仕事に影響を與えないようにすることもできます。

4.検索機能。全文検索および高級検索エンジンは、大量の資料から必要な書類をすばやく精確に検索することができます。普通の検索の速度はwindowsの検索よりずっと速いです。ミリ秒レベルの検索は數(shù)倍の検索時間を節(jié)約できます。そしてあいまい検索と精確検索の2つのモードをサポートします。高度な検索機能は、マルチ次元検索をサポートします。例えば、本文、ファイル名、番號などです。これは自分の必要な書類を素早く見つけることができます。事務(wù)の能率を上げる。

企業(yè)の仕事は殘業(yè)だけでは済まない。ひたすら殘業(yè)して従業(yè)員を搾取するのは長期的に実行可能な方法ではない。オフィスを最適化し、既存の仕事に基づいて、社員のオフィス効率を向上させ、社員に時間通りに品質(zhì)を保証して仕事を完成させるべきです。だから、企業(yè)のマイナスは必須です。他の人はすでにハイテクを使って仕事をしています。殘業(yè)と休養(yǎng)で業(yè)績を維持しています。じゃ、失敗まではまだ一歩しかないです。