県人社局の五段階規範文書処理

一、受文及び書類処理

ここに來た文は名前と各股室の書類を除いて、すべて事務室に提出し、検査書類がそろったら、番號を統一して登録します。

全面性、政策性に屬する重要書類（上司の指示、命令、計畫及び下級の重要報告など）は先に局長に決裁を送り、分割意見によって処理して配布する。

提出または指導者から回覧を指示された書類は、事務室が責任を持って指導者を提出し、或いは関連株室に回覧し、回覧中に書類を無斷で切り取ってはいけない。回覧書類は3日間以內に回覧済みで、差し迫ったものは1日を超えない。

緊急文書はすぐに局長に登録して提出して処理します。局長が不在の場合は電話で知らせ、局長の手配に従って速やかに処理します。

二、文を出す

口頭、手紙、電話で答え、他の方法で解決できる問題は、文を送らない。

総合的な仕事の手配、報告、まとめ、通報、業務報告などは事務室で行います。業務的な計畫、報告、指示、通知、返答、業務報告などは主管株室で行います。

各株室と各所屬事業所の責任者は公文書の催理と処理を重視し、急務は隨意に処理し、漏れや滯積を防止しなければならない。

局の書類の督促は事務室が責任を負う。

各株式室、所屬各事業機関は指導者に送付して指示又は署名した書類を閲覧し、主催者と事業単位法人が指示を請い、催事し、速やかに結果を報告する。

上司からの連絡と指導者からの指示があった文、電報は事務室で督促し、狀況をタイムリーに報告します。

下達文の督促は擬文股份室が適時に処理し、督促結果を適時に事務室に報告する。

書類の保存は事務室の専任者が管理し、すべての書類の原本は必ず事務室に保存し、年末にはそれぞれ答案を作成しなければならない。

立巻前に各株室は書類を全部調べて、事務室の文書人員に協力して規定によって分類、番號、保存します。

本局の指導者は全省、全市と全県會議に參加して持ち帰った書類、新聞及び本局で開催された県の重要會議性の文書、業務性會議の書類は適時に事務室の文書スタッフに提出して保存します。

立巻書類は「この機関を中心として」（上級の返答、下級の指示と本局の返答を含む）と「本庁の主要な機能活動を反映することを主とする」という精神に基づいて、分株室は問題の性質によって巻かれ、立巻書類は保存価値を持たなければならない。

公文書及び便箋の処理は秘密保持規定を厳格に守り、擔當者は機密を厳守しなければならない。

擔當者は書類と手紙をよくチェックして、秘密をなくしないようにします。

仕事が終わる時は速やかに整理し，むやみにテーブルの上にほうり出してはならない.