役所の幹部は“電話に出る”ことを覚えなければならない。

団場の従業員はいくつか部門、部門に電話して人を探して事を処理して、いつもこのような“境遇”があります：あるいは相手の口ぶりがぎこちなくて、自分が“質問”を受けているように、人の心の中を味ではありません。

電話に出る人は多く話したくないです。「あなたが探している人がいない」「私も知らない」「電話ではよく分かりません。」

いないなら、電話に出ないで、電話の向こうの焦りに任せます。

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小さな出來事のように見えますが、その人の総合的な素質を體現しています。

電話をかけてくる人の多くは用事があってあなたを探しています。むやみに話したり、出なかったりして、電話をかけている人には霧がかかっています。特に「當直電話に當直者がいない」という現象は、機関のイメージがあまり割引されませんか？

目下、多くの部門は細部から著手して、仕事ぶりの建設を展開しています。私達も文明規範の電話応対を整理內容の一つとして挙げて、教育、監督管理などの手段を通じて、機関の職員に正しい、文明的、禮儀正しい電話応対を促してもいいです。

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特に「三分間の原則」を強調します。

「三分間の原則」とは、電話をかける時、電話をかける人は自覚的に、意識的に毎回の通話時間を三分間に抑えて、できるだけこの制限を超えないようにすることです。

通話時間に対する基本的な要求は短いほうがいいです。短いほうがいいです。そんなに長くないほうがいいです。重要ではないです。緊急で、煩わしいことです。普通は通話時間が長すぎるべきではないです。

1.通話する前に、十分な準備をしてください。

相手の名前、電話番號、通話のポイントなどをリストに書いたほうがいいです。

話に筋道が通っていないことや、今考えていることを話すことは避けられます。

2.內容を簡潔に要約する。

電話がつながったら、まず相手に挨拶する以外に、自分の會社、職務と名前を忘れないでください。

電話を取り次ぐようにお願いします。相手にお禮を言います。

電話の中で話をする時は必ず実行しなければなりません。

挨拶の後、テーマに直行します。

3.いい加減に。

話したいことはもう言い終わったら、思い切って電話を切ります。話はもう終わりました。

そうすれば、あなたの仕事はだらだらしていて、素養が足りないと相手に思われます。

ビジネス電話では、原則として電話をかけてくる側から電話を切るべきです。

受話器を置く時は、取り扱いに注意してください。

電話を切る方法は侮れない。

受話器をむやみに置いてしまうのは、電話を受ける側に対しては大変失禮です。

電話が切られる前に、相手はいつも受話器を耳に當てて聞いています。「カチッ」と大きな音がして、相手の気持ちを悪くします。