公文書の作成と処理のポイント：督促

公文書の督促とは、回答をしなければならない書類は、期限の要求に応じて、書類の引受狀況を速やかに監督し、検査することです。

緊急公文書のフォローアップを求めます。重要な公文書は重點的に取り立てます。一般公文書は定期的に取り立てます。

滯貨?遅延を防ぐ。

手続きを促す制度を確立するのは、だらだらとした手続きや書類の滯積を避け、官僚主義を克服し、文書の運転を加速させ、機関の事務効率を向上させる重要な措置である。

公文書の催事は普通次の2つの狀況があります。

一つは対內催事です。

主な內容は：上級機関から本機関に送られた書類、特に適時に返信する書類の督促；平行または不従屬の機関から本機関に連絡すること。

の書類の督促、部下の単位は主に本機関の指示性文書の督促を送ります。この機関の下で所屬機関に返信書類の督促が必要です。

第二に、対外催事です。

主に本機関の上りまたは平行に相手方の返事が必要な書類の督促を指します。

仕事の取り立ては以下の點に注意しなければなりません。

（1）催事範囲を明確にする。

対內督促も対外催促も、催促しなければならない公文書に対してだけで、すべての公文書が催促されるわけではない。

（2）催事の実行が必要です。

催促は公文書処理に必要な制度ですので、文書を受け取って処理する上で重要な一環です。

特に重要な緊急の公文書に対しては、機関の指導者は自ら調査して処理しなければならない。

（3）公文書の督促業務を行う組織機構を確立し、強化する。

一般的に小さい機関では、公文書の數が少ないため、組織機構が簡単で、事務室の文書スタッフが督促を行うことができます。いくつかの大きな機関では、公文書の數が多いため、機関の設置が複雑です。

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仕事を催促するには狀況によって、口頭での催促、電話での催促、書面での催促などの形式を活用しなければならない。

（1）役所の內部では、できるだけ擔當者が訪問して直接に問い合わせを促し、関係書類の引受狀況を把握し、書類を上司または各部門の関係者に送る機會を利用して口頭で催促することができる。

（2）対外機関は、督促人により、引受人または引受人に電話で催促し、または便箋、催事伝票などの方式で催促することができる。

（3）狀況を把握しやすくするために、社內で授受する文書係が公文書を兼務して取り立てを行う場合、文書の登録簿を利用して催促しなければならない書類を登録し、受付時間を明記して、回答をした後、すぐに複文番號を記入し、経常検査登録簿を通じて書類の取り立て作業の進捗狀況を把握することができます。

いくつかの大きな機関にとって、彼らは仕事の中で形成された書類の數が多いため、専門家を設立して書類登録をする際に、督促登録簿または催事伝票（表11-8參照）を使って、それらを必ず行わなければならないと考えられています。

の書類を一つ一つ登録して、催事伝票を使う時、引受の期限或いは引受人の単位によって並べられます。すでに処理済みの書類は、督促書に申請狀況を記入して、その督促書を抜き出して、別のところに置いて、検査に便利です。

公文書の督促作業は、多くの単位で重視されていますが、督促作業に関する制度を確立し、健全化しました。もしある単位が正式に文書で規定しているなら、各部門、各部門は緊急の書類を受け取って、速やかに（2～3日または1週間以內に制限されています。）手続きを行います。

総じて言えば、公文書の督促は以前よりも強化されましたが、注意すべき問題があります。

（1）いくつかの単位は公文書の取り立て業務に対してまだ重視していないで、健全な制度と相応の措置に欠けています。

公文書の取り立てに対しては手薄で，公文書の取り扱いに対しては心の中に“數”がない.

（2）早急に処理する必要がある公文書に対して、「関」、「カード」が非常に多いため、人為的に書類を作る時間を長くして、一部の書類は一ヶ月か二ヶ月ひいては半年も手続きの結果がなく、仕事に必要でない損失と影響を與えます。

（3）一部の手続きが完了した書類は、引受會社のリーダーまたは擔當者が取り扱う主な狀況または結果を「書類処理書」に記入していません。

あるのは簡単で、大まかに「すでにやりました」と書いただけで、いったいどうしたのですか？いつやったのですか？