オープンオフィスで効率的に作業する方法

あなたが働いたオフィスはすべてオープンである可能性が高く、職場の階層構造を打破し、従業員を小さな間仕切りから解放する方法として広く使われています。

しかし、このようなオフィスにはメリットとデメリットがあります。一方、オープンオフィスは、より協力的で革新的で社交的な環境を構築し、異なる部門とチーム間でより容易に意見を交換することができます。一方、オープンオフィスは従業員の注意力を大きく分散させる環境とも言われており、音聲研究所（TheSound Agency）の研究によると、この環境下での従業員の生産性は66%暴落する。

オープンオフィス環境里、他人の存在は悪夢である。TED講演者であり、『サウンドとビジネス』（Sound Business）という本の著者ジュリアン?トレ熱（JulianTreasure）によると、人間の脳は1.6回の會話しか同時に処理できないが、もしあなたの意識が近くの議論にぶらぶらしていたら、仕事をする頭はあまり殘っていないという。

同僚の聲や動作に集中しにくい場合は、自分とオフィス內の他の人の間に「仮想の壁」を作ってみるといいでしょう。どうすればいいですか。あなたが思っているより簡単です。イヤホン1臺で十分です。

個人の世界に戻った私たちでも、集中にも生産性にも不利な音楽を聴いていることが多い。しかし、高生産性を維持したいなら、ラジオやポッドキャスト、さらには歌詞のある曲など、人の聲のある音楽を流さないでください。それはあなたの脳の空間をさらに占有するだけです。

「音楽で騒音をカバーするのは、糖衣を泥に塗るようなものです。ケーキのように見えて、食べるのは似ていません」とトレ熱は言った。

最も集中しやすい音は、自然で予知できない音です。電子環境音楽は騒音を遮斷する効果があり、気を散らせることもありません。ステレオイヤホンでバイノーラルビートを聴いてみることもできます。神経生理學者は、これらの音が脳を深く集中し、創造的でリラックスした狀態に導くと考えている。

従業員を喜ばせ、生産性を高める鍵は、異なることをするための異なる空間があることにある。建築設計會社のゲンスレー（Gensler）の新しい研究によると、従業員は仕事をする時に半分以上の時間が深い集中狀態にあり、約4分の1の時間が協力しており、殘りの時間は學習、社交、その他の仕事に割り當てられている。

もちろん、オフィスで働いている人はほとんどの時間が自分の機の前に座っていますが、深い協力や勉強が必要なときには、環境を変えることで脳のシフトを変えることができます。オフィスには大きな「チームディスカッションテーブル」を設置し、會話やアイデアをこのテーブルの上で自由にし、隣の席同士で意識的に雑談することを奨勵しています。

會議のための部屋には、誰もが立っていなければならないほど高いテーブルを置いてみることができ、壁には床に落ちた大きな白い板を使うことができ、議論に積極的に參加することができます。逆に、靜かに過ごせるように獨立した部屋を設けることもできます。ドアの外に黒板を置いて、自分が部屋で何をしているかを書いてみることができます。このように、チームの他の人は彼らが頭を埋めている理由を知っていて、彼らに靜かに仕事を完成させることもできます。

スペースが十分であれば、プリンタやコピー機などのノイズレベルの高い機器を作業領域から移動することができます。また、時々席を離れて歩き回ることも追加のメリットをもたらし、集中力を取り戻し、判斷力を回復するのに役立ちます。

助けを求める人がいる仕事ではもっとよくできていますが、助けてくれた人は実際にはもっと悪くなっています。科學者は、他人を助けることと本業をすることの間の転換は重い「認知負荷」をもたらすと判斷している。なぜなら、あなたが振り向いて仕事を続けるたびに、自分に仕事の詳細をもう一度熟知させなければならないからだ。ましてや「マルチスレッド作業」という概念はまったくの暴論だ。

この問題を解決するには、毎日1つの時間帯を分けて、この數時間以內に邪魔されず、自分の仕事に集中して気を散らさないことができます。この期間中は本當に邪魔されたくないと同僚に伝えなければなりません。もちろん緊急事態は除外します。最も重要な仕事に十分な注意力を分けるには、この日の後半に同僚と協力したり、人を助けたりすることができます。

オープンオフィスはすべての人に適しているとは限らないが、文化、革新、協力に大きな影響を與えることができる。しかし、すべての良いものと同様に、オープンオフィスのアプリケーションもバランスを保たなければならない。

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