企業(yè)預(yù)算編制的五個(gè)過程

    前面談了企業(yè)預(yù)算管理的三問和四步，現(xiàn)在與大家分享一下企業(yè)預(yù)算編制的五個(gè)過程。

    全面預(yù)算管理，預(yù)算編制是其工作的開始，編制一份科學(xué)、切合實(shí)際、使各部門跳一跳能完成的預(yù)算，是全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)，如何做到這一點(diǎn)，就自己多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為有以下五個(gè)過程。

    一、收集預(yù)算所需的各項(xiàng)信息

    全面預(yù)算管理是指企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下，對(duì)未來的經(jīng)營活動(dòng)和相應(yīng)財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)和籌劃，并通過對(duì)執(zhí)行過程的監(jiān)控，將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對(duì)照和分析，從而及時(shí)指導(dǎo)經(jīng)營活動(dòng)的改善和調(diào)整，以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

    企業(yè)預(yù)算主要是規(guī)劃企業(yè)未來經(jīng)營業(yè)務(wù)和經(jīng)營成果的，規(guī)劃未來有一個(gè)鮮明的特點(diǎn)就是高度的不確定性，為了解決這個(gè)不確定性我們需要總結(jié)歷史規(guī)律和影響因素。未來經(jīng)營業(yè)務(wù)與經(jīng)營成果是不能脫離企業(yè)現(xiàn)有的生產(chǎn)經(jīng)營基礎(chǔ)的，歷史可能不會(huì)重復(fù)它的事實(shí)，但歷史會(huì)不斷重復(fù)它的規(guī)律，收集數(shù)據(jù)，分析過去一段時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營完成數(shù)據(jù)和影響因素，理出得和失，找出規(guī)律和改善辦法，做得好的方面我們繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不當(dāng)之處也得找出原因和提出改進(jìn)辦法，只有在這一基礎(chǔ)上我們才有可能揚(yáng)優(yōu)阻劣，更好地挖掘企業(yè)各資源潛能，使企業(yè)投入產(chǎn)出最大化。

    正因如此企業(yè)在預(yù)算編制之前，應(yīng)全面收集企業(yè)各方面的經(jīng)營信息，以之來保證所預(yù)算編制的科學(xué)性和連續(xù)性。

    預(yù)算編制前需要收集的信息很多，主要包括生產(chǎn)經(jīng)營方面的信息、技術(shù)方面信息、市場(chǎng)方面的信息和社會(huì)環(huán)境方面的信息，這些信息中既有來自企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品技術(shù)、資源利用方面的信息，也有來自企業(yè)外部的客戶需求、同行發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化等方面的信息。

    來自于企業(yè)內(nèi)部的信息收集起來相對(duì)簡單，可通過企業(yè)日常經(jīng)營過程中部門報(bào)表匯集與分析取得，但在收集過程中一定要注意系統(tǒng)化和日積月累。在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營管理之中，各個(gè)部門都要向企業(yè)管理部門上報(bào)各種報(bào)表，企業(yè)預(yù)算編制過程中大部分歷史數(shù)據(jù)可從這些報(bào)表中取得，最好是企業(yè)能根據(jù)自身特點(diǎn)，結(jié)合全面預(yù)算要求，設(shè)計(jì)出各部門所報(bào)報(bào)表，以降低預(yù)算編制過程中的信息收集工作量。

    來自于企業(yè)外部的信息取得相對(duì)較雜也較難，顧客需求、同業(yè)發(fā)生、技術(shù)進(jìn)步、替代進(jìn)入者、社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)行業(yè)影響、國家大政方針等都決定企業(yè)未來的生存與發(fā)展，這些信息構(gòu)成企業(yè)預(yù)算的一個(gè)重要基礎(chǔ)，這些信息掌握充分與否，直接決定了企業(yè)預(yù)算編制切實(shí)性和執(zhí)行性。企業(yè)除進(jìn)行客戶調(diào)查、客戶座談、參加行業(yè)會(huì)議、研討會(huì)外，還可利用互聯(lián)網(wǎng)取得一些信息，在現(xiàn)在這個(gè)互聯(lián)經(jīng)濟(jì)時(shí)期，天文數(shù)字的信息量，使人難以分別其真假，甚至懶得去收集，這往往是造成企業(yè)預(yù)算脫離實(shí)際的重要原因。

    二、決策提出初步目標(biāo)

    企業(yè)預(yù)算的簡要過程一般是這樣，企業(yè)決策層在分析上年完成預(yù)算的基礎(chǔ)上，根據(jù)所掌握的企業(yè)內(nèi)、外部信息，結(jié)合企業(yè)未來戰(zhàn)略、資源、投資、環(huán)境變化對(duì)企業(yè)未來經(jīng)營發(fā)生的影響，給定一個(gè)企業(yè)預(yù)算年度的初步性預(yù)算指標(biāo)，初步性預(yù)算指標(biāo)一般較籠統(tǒng)，就產(chǎn)值、利潤等幾個(gè)數(shù)據(jù)，并通過一定的方式（如綜合性會(huì)議）下達(dá)各部門據(jù)此提出部門生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃等，經(jīng)過幾個(gè)反復(fù)最后才能達(dá)成共識(shí)，編制出企業(yè)預(yù)算。

    企業(yè)預(yù)算編制一般需要經(jīng)過自上而下，自下而上幾個(gè)反復(fù)，最終才能上下達(dá)成一致，得出最后的預(yù)算考核指標(biāo)。收集各項(xiàng)信息的目的就是為了能較切合實(shí)際地產(chǎn)生第一次的自上而下基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)既要能體現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略意圖，又不能脫離企業(yè)的歷史發(fā)展實(shí)際，如何拿捏，既涉及到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，又關(guān)乎執(zhí)行部門的切身利益取得，通常情況下作為企業(yè)管理者來說希望收入更高一些，支出能盡量低一些，這樣才能產(chǎn)生足夠的利潤，而對(duì)預(yù)算執(zhí)行單位來說正好相反，這一個(gè)矛盾體，這樣第一次指標(biāo)的產(chǎn)生就非常重要。指標(biāo)過高執(zhí)行部門看不到希望，或敷衍或抵觸，指標(biāo)過低，執(zhí)行部門座著摘果子，既不利于調(diào)動(dòng)積極性，還可能浪費(fèi)企業(yè)資源。

    在一般情況下企業(yè)初始預(yù)算數(shù)據(jù)是由企業(yè)預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)企業(yè)上年預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，惕除一些以解決的不利因素，加上改善的有利條件，再結(jié)合經(jīng)濟(jì)、技術(shù)發(fā)展、環(huán)境變化等因素測(cè)算出一個(gè)指標(biāo)（出于對(duì)收集信息的不全信任，一般首次下發(fā)的測(cè)算指標(biāo)會(huì)比按理論測(cè)算指標(biāo)高一些），下發(fā)到各個(gè)預(yù)算執(zhí)行部門討論，并執(zhí)成各部門按止目標(biāo)拿出本部門計(jì)劃，并詳細(xì)敘述完成計(jì)劃方法和不能完成因。

    在預(yù)算初步指標(biāo)測(cè)算出來后，決策層內(nèi)部需通過會(huì)議（總經(jīng)理辦公會(huì)）等，解釋預(yù)測(cè)計(jì)算過程，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略共同商定保低指標(biāo)（當(dāng)然保低指標(biāo)一般不向下公布），在任何情況下企業(yè)都得把這個(gè)低保住。

    三、初期目標(biāo)層層分解

    企業(yè)給定的初期目標(biāo)綜合性比較強(qiáng)，難以適應(yīng)企業(yè)對(duì)執(zhí)行部門進(jìn)行管理，這些綜合性指標(biāo)需要轉(zhuǎn)化為各部門具體預(yù)算指標(biāo)，必須對(duì)這些綜合指標(biāo)進(jìn)行層層分解。

    企業(yè)預(yù)算的初期指標(biāo)可能就是收入、成本、利潤、質(zhì)量等幾個(gè)指標(biāo)，作為具體的預(yù)算執(zhí)行層來說，這幾個(gè)指標(biāo)往往是無法執(zhí)行的，必須化成部門可執(zhí)行、可檢查考核指標(biāo)，如簡單一個(gè)收入指標(biāo)，就得分解到銷售和制造部門，其中銷售部門又得分解到每個(gè)部品、片區(qū)、業(yè)務(wù)員，還要分解成銷售量、銷售價(jià)、貨款回籠、銷售時(shí)限等等幾十個(gè)指標(biāo)，生產(chǎn)也是如些，也得把它具體落實(shí)到班組或人員身上，只有通過層層分解，把指標(biāo)具體落實(shí)到執(zhí)行人身上，做到事事有責(zé)任人，整個(gè)預(yù)算管理才有考核基礎(chǔ)，如果在預(yù)算編制過程中指標(biāo)分解沒有到位，事情沒有落實(shí)到具體責(zé)任人，出了問題要打屁股都不知道找誰的屁股來打。

    企業(yè)初期目標(biāo)層層分解，全由企業(yè)預(yù)算編制小組來完成是不可能的，大多數(shù)的工作還得由各個(gè)部門負(fù)責(zé)人去組織，全面預(yù)算管理應(yīng)建立一個(gè)系統(tǒng)性的指標(biāo)分解、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)體系，按照下級(jí)如實(shí)匯報(bào)，上級(jí)對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé)原則，逐級(jí)把整個(gè)指標(biāo)分解下去。

    銷售額的分解如圖所示

    預(yù)算小組可能只能分解產(chǎn)品品種與計(jì)劃價(jià)格，接下來的大量細(xì)分應(yīng)由銷售部門人組織完成，其他指標(biāo)的分解也是如此，要一級(jí)一級(jí)分解下去，具體落實(shí)到責(zé)任人。

    預(yù)算編制應(yīng)重視對(duì)指標(biāo)的分解，預(yù)算指標(biāo)的分解過程，其實(shí)是企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃上下貫徹過程，應(yīng)當(dāng)廣泛地吸收各級(jí)預(yù)算執(zhí)行人員參與，不應(yīng)局限于預(yù)算編制小組人員，更不應(yīng)是各部門頭頭腦腦關(guān)在一個(gè)小屋子里拍腦袋，信息不對(duì)稱在各個(gè)層次都是存在的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用預(yù)算編制時(shí)機(jī)，向下宣傳企業(yè)戰(zhàn)略，傳導(dǎo)企業(yè)所掌握的信息，同時(shí)收集各執(zhí)行層在實(shí)際操作過程中決策層還未掌握的信息，只有這樣才能使各個(gè)層面對(duì)企業(yè)最終預(yù)算達(dá)成一個(gè)真正的共識(shí)，使企業(yè)預(yù)算最終起到軍令狀的作用。

    四、幾上幾下、匯總、分析基層經(jīng)營計(jì)劃

    企業(yè)預(yù)算編制是一項(xiàng)較復(fù)雜的工作，不可能將決策層初期指標(biāo)簡單分解就能完成任務(wù)，指標(biāo)分解到基層后，執(zhí)行層出于對(duì)自身利益的考量和對(duì)所完成任務(wù)的詳細(xì)了解，肯定會(huì)提出有利于自己利益的一些條件，對(duì)下達(dá)指標(biāo)提出修正意見，基于信息不對(duì)稱性，預(yù)算編制過程中應(yīng)強(qiáng)調(diào)下級(jí)應(yīng)在提出條件的同時(shí)，應(yīng)列出理由，不應(yīng)是幾個(gè)簡單數(shù)據(jù)推來復(fù)去，互相扯皮。

    當(dāng)然執(zhí)行層提出修改或條件，作為預(yù)算編制小組也不能莫然視之，應(yīng)當(dāng)給予積極回應(yīng)，在匯總的基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真分析，是否修改都要說出一個(gè)道道來，不能聽之任之，更不能強(qiáng)權(quán)壓人，應(yīng)當(dāng)以事實(shí)，以數(shù)據(jù)來說明接受條件與否的原因。對(duì)于個(gè)別分歧較大，又直接影響企業(yè)整體目標(biāo)任務(wù)完成的預(yù)算，還得組織適當(dāng)?shù)娜藛T下去與執(zhí)行層員工進(jìn)行面對(duì)面的討論，直到達(dá)成一致為止。

    現(xiàn)在很多企業(yè)在預(yù)算編制過程中，就是缺少幾上幾下的溝通環(huán)節(jié)，不是幾個(gè)頭頭腦腦一拍腦袋“捏造”幾個(gè)指標(biāo)，強(qiáng)任執(zhí)行單位執(zhí)行，就是一味任憑執(zhí)行單位把初始指標(biāo)改個(gè)亂七八糟，最終結(jié)果是企業(yè)預(yù)算不能起到管理作用。

    當(dāng)然盡管企業(yè)有完善的預(yù)算編制溝通手段，但也不能保證所有指標(biāo)都能按決策層的意見大成共識(shí)，對(duì)于這種情況企業(yè)應(yīng)當(dāng)慎重處理，科學(xué)地加以分析，覺得確實(shí)是執(zhí)行層的問題，根據(jù)“不換思想就換人”的原則，有時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)執(zhí)行人員進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，不能姑息遷就。

    五、敲定企業(yè)預(yù)算

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