世界服裝鞋帽網首頁 > 正文
文秘人員怎樣做好上司出差準備
文秘人員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下是文秘人員在準備國內國際旅行時要履行的主要職責。
(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。
旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。
(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。
如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。
(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。
(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。
旅行用品一覽表
•信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票
•筆記本
•地址目錄：電話、傳真等號碼
•日歷卡
•世界各地時間表
•國際電話號碼表
•文件夾
•商業名片
•聲像材料
•手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等
•現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡
•相關檔案
•旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹
•日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ‘
•護照、簽證等
•鋼筆、鉛筆
•回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子
•圖章和印泥盒
•急救藥盒
(5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。
另外，要為每件行李準備識別標簽，注意每件行李里面還要放一套(出于安全考慮，有時不能把上司的姓名和地址寫在貼在外面的標簽上)，辦公室要經常準備一些這樣的標簽。
(6)安排差旅費。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費：
a．預支差旅費。有些公司為出差人員提供預支差旅費，等出差回來報銷。文秘人員拿到上司的出差信息，就可以填表申請預支差旅費。
b．個人支票。經常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、萬事達卡或美國運通卡，這些卡可以把個人支票兌換成現金。
c．旅行支票。這種支票經常帶有不同的面值，如美國就有10美元、100美元、5 000美元等。文秘人員為上司在開有賬戶的銀行或其他銀行購買旅行支票時，要填寫一張申請表，然后你的上司要當著銀行代表的面在支票上簽字。
d．信用證。在美國，如果差旅費超過1 000美元，到國外旅行的人一般從銀行購買信用證。信用證可以作為到大銀行去的介紹信，可以在世界各地銀行提取現款，直到信用證上的面額提完。文秘人員可以填寫申請表，你的上司也必須當著銀行代表的面完成這筆交易。
(7)建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。
(8)辦理旅行保險。如意外傷害保險等。
2．與上司一起旅行
有些工作無法交給另外一座城市或國外臨時辦公室的助手處理，在這種情況下，文秘人員最好與上司一起旅行：
(1)旅行安排。上司會規定好文秘人員要去的地方和時間。在有些情況下，你可以和上司坐一樣的車、住同樣的旅館；在另一些情況下，你不一定所有的地方都去，或在某些地方呆的時間要短些。這時，文秘人員要按照上司的意圖排出行程和程序表，標明出發時間、到達時間和地點(包括中途需停留或中轉的地點和抵離時間)、每天的日程活動安排(包括充足的空余時間以便上司或文秘人員參加各種應酬及處理私人事務)。
(2)設備安排。大型賓館都有計算機和其他設備供旅行者使用。此外，你的公司可能在當地有分公司，文秘人員可以使用那里的辦公室設備。文秘人員也可以自己攜帶手提電腦、微型錄音機等。 ．
(3)行為舉止。商務旅行的目的是為了工作，文秘人員每天都有可能忙于為上司收集信息、制定以后的旅行計劃、作會議記錄、為上司整理旅行檔案、準備和處理信件等。另外，文秘人員可能是商務小組的一分子，代表著公司形象，因此必須在穿著打扮、行為舉止方面多加注意，尊重當地的風俗習慣，并講究禮儀禮節。要準備好個人的替換衣物及用品，正式場合穿著的服裝應放在免燙儲衣袋中。
(4)工作交代。出發前，將自己外出時的工作交代他人代為處理，并把旅行前手頭未完事宜記錄在備忘錄上，以便回來后不忘繼續辦理。必要時，安排好家庭事務。在旅行中，要隨時保持與公司本部的聯系，并注意對上司的健康、安全保衛工作。
(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。
旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。
(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。
如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。
(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。
(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。
旅行用品一覽表
•信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票
•筆記本
•地址目錄：電話、傳真等號碼
•日歷卡
•世界各地時間表
•國際電話號碼表
•文件夾
•商業名片
•聲像材料
•手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等
•現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡
•相關檔案
•旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹
•日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ‘
•護照、簽證等
•鋼筆、鉛筆
•回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子
•圖章和印泥盒
•急救藥盒
(5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。
另外，要為每件行李準備識別標簽，注意每件行李里面還要放一套(出于安全考慮，有時不能把上司的姓名和地址寫在貼在外面的標簽上)，辦公室要經常準備一些這樣的標簽。
(6)安排差旅費。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費：
a．預支差旅費。有些公司為出差人員提供預支差旅費，等出差回來報銷。文秘人員拿到上司的出差信息，就可以填表申請預支差旅費。
b．個人支票。經常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、萬事達卡或美國運通卡，這些卡可以把個人支票兌換成現金。
c．旅行支票。這種支票經常帶有不同的面值，如美國就有10美元、100美元、5 000美元等。文秘人員為上司在開有賬戶的銀行或其他銀行購買旅行支票時，要填寫一張申請表，然后你的上司要當著銀行代表的面在支票上簽字。
d．信用證。在美國，如果差旅費超過1 000美元，到國外旅行的人一般從銀行購買信用證。信用證可以作為到大銀行去的介紹信，可以在世界各地銀行提取現款，直到信用證上的面額提完。文秘人員可以填寫申請表，你的上司也必須當著銀行代表的面完成這筆交易。
(7)建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。
(8)辦理旅行保險。如意外傷害保險等。
2．與上司一起旅行
有些工作無法交給另外一座城市或國外臨時辦公室的助手處理，在這種情況下，文秘人員最好與上司一起旅行：
(1)旅行安排。上司會規定好文秘人員要去的地方和時間。在有些情況下，你可以和上司坐一樣的車、住同樣的旅館；在另一些情況下，你不一定所有的地方都去，或在某些地方呆的時間要短些。這時，文秘人員要按照上司的意圖排出行程和程序表，標明出發時間、到達時間和地點(包括中途需停留或中轉的地點和抵離時間)、每天的日程活動安排(包括充足的空余時間以便上司或文秘人員參加各種應酬及處理私人事務)。
(2)設備安排。大型賓館都有計算機和其他設備供旅行者使用。此外，你的公司可能在當地有分公司，文秘人員可以使用那里的辦公室設備。文秘人員也可以自己攜帶手提電腦、微型錄音機等。 ．
(3)行為舉止。商務旅行的目的是為了工作，文秘人員每天都有可能忙于為上司收集信息、制定以后的旅行計劃、作會議記錄、為上司整理旅行檔案、準備和處理信件等。另外，文秘人員可能是商務小組的一分子，代表著公司形象，因此必須在穿著打扮、行為舉止方面多加注意，尊重當地的風俗習慣，并講究禮儀禮節。要準備好個人的替換衣物及用品，正式場合穿著的服裝應放在免燙儲衣袋中。
(4)工作交代。出發前，將自己外出時的工作交代他人代為處理，并把旅行前手頭未完事宜記錄在備忘錄上，以便回來后不忘繼續辦理。必要時，安排好家庭事務。在旅行中，要隨時保持與公司本部的聯系，并注意對上司的健康、安全保衛工作。
責任編輯：
世界服裝鞋帽網版權與免責聲明：
1、凡本網注明"來源：世界服裝鞋帽網sjfzxm.com"的所有作品，版權均屬世界服裝鞋帽網所有，轉載請注明"來源：世界服裝鞋帽網sjfzxm.com"，違者，本網將追究相關法律責任。
2、本網其他來源作品，均轉載自其他媒體，目的在于傳遞更多信息，不表明證實其描述或贊同其觀點。文章內容僅供參考。
3、若因版權等問題需要與本網聯絡，請在30日內聯系我們，電話：0755-32905944，或者聯系電子郵件： 434489116@qq.com ，我們會在第一時間刪除。
4、在本網發表評論者責任自負。
網友評論僅供其表達個人看法，并不表明本網同意其觀點或證實其描述，發言請遵守相關規定。