文秘人員はどうやって上司の出張準備をしますか？

秘書スタッフは上司のビジネス旅行のために多くの準備をするべきです。

旅行計畫表は出発と到著の場所を説明します。飛行機に乗るか、車に乗るか、汽車に乗るか、船に乗るか、出発と到著の日付と時間、席の狀況、ホテルの狀況を説明します。

旅行計畫は三部用意して、上司に一つ、彼（彼女）の家族に一つ、オフィスに保存します。

事務室の他の人が欲しいなら、もう一つ準備してください。

デートプランには、都市名と省（州）名（海外旅行であれば、都市名と國名を明記）、日付と時間、上司とのデート者の名前、會社と住所、電話番號及び備考または特別注意すべきことが含まれています。

上司がある商談相手と以前會ったことがあるなら、その時に記録した書類を探し出して上司に渡すべきです。

上司の旅行中に処理する問題書類を準備してください。検討する問題に関する手紙、覚書、その他の関連資料など。

輪ゴムや大きなクリップで関連書類を全部まとめて、一つ一つはっきりと表示してください。

上司をビジネス旅行に持參する便箋封筒と文房具のリストを作成します。

荷物を整理する時はリストによって検査します。これで何も落ちません。

旅行用品の一覧表

?便箋、封筒（普通、會社の、大きいサイズ）、切手

?ノート

?住所目録：電話、ファックスなどの番號

?カレンダーカード

?世界各地のスケジュール

?國際電話番號表

?フォルダ

?ビジネス名刺

?聲像材料

?攜帯電話、ノートパソコン、フロッピーディスク、マイクロテープレコーダー、またはタブレットコンピュータなど

?現金、個人と商業小切手、個人と商業クレジットカード

?関連ファイル

?旅行ガイドと地図帳、旅行先の風土紹介

?スケジュール、予定表、スケジュールとスケジュール表

?パスポート、ビザなど

?萬年筆、鉛筆

?クリップ、はさみ、輪ゴム、セロテープ、ピン、定規

?印鑑と印籠

?救急箱

上司は飛行機の中でどれぐらいの重さとどれぐらいの荷物を無料で持ち込めますか？

秘書は航空會社から出版された旅行計畫のパンフレットや旅行代理人を通してこれらの情報を知ることができます。

また、旅行をよくする人は自分の個人保険料を増やして壊したり、損害を賠償したりします。

手荷物を準備したいですが、あります。

擔當者は短距離旅行の時に小さいスーツケースを持ってきます。そして、ビジネスバッグを一つ持ってきます。

服を下に置いてもいいです。このように飛行機を降りて直接デートに行きます。先にホテルに荷物を置く必要はありません。

また、荷物ごとにラベルを識別するために、各荷物の中に一つのセットを置くことに注意します。（安全のために、上司の名前と住所を外のラベルに書いてはいけない場合があります。）、オフィスでは常にこのようなラベルを準備してください。

旅行に際して、ビジネスマンは以下の方法で旅費を持參することができます。

ある會社は出張者に出張旅費を前借りして、出張から帰ってきたら精算します。

秘書は上司の出張情報を入手すれば、出張旅費の前払いを申請できる。

出張が多い人は、ビザカードやマスターカードやアメリカン?エキスプレスカードなどのクレジットカードを持っています。これらのカードは個人小切手を現金に両替できます。

この小切手はいつも違った額面を持っています。例えばアメリカには10ドル、100ドル、5千ドルなどがあります。

秘書は上司のために口座がある銀行や他の銀行でトラベラーズチェックを買う時、申請書を記入してください。そして上司は銀行代表の前で小切手にサインします。

アメリカでは旅費が1萬ドルを超えたら、海外旅行に行く人は普通銀行から信用狀を買います。

信用狀は大銀行への紹介狀として、世界各地の銀行で現金を引き出します。

秘書は申請書を記入してもいいです。あなたの上司も銀行代表の前でこの取引を完成させなければなりません。

上司が頻繁に出張するなら、交通図、時刻表、飛行機時刻表などを収集し、ホテルに関するパンフレットを紹介し、いつでも旅行會社に連絡して、最新情報を作成して、自分のデータベースを充実させるべきです。

2.上司との旅行

一部の仕事は他の都市や海外の臨時事務室の助手に任せられない場合があります。この場合、秘書は上司と一緒に旅行したほうがいいです。

上司は秘書が行くところと時間を決めます。

場合によっては、上司と同じ車に乗って、同じホテルに泊まることもできます。他の場合は、すべてのところに行くか、あるいはどこかにいる時間が短いとは限りません。

この時、秘人員は上司の意図に従ってスケジュールとプログラム表を排出し、出発時間、到著時間と場所（途中で止まったり乗り換えたりする場所と到著時間を含む）、毎日のスケジュール活動の手配（十分な空き時間を含み、上司や秘書が各種の接待に參加し、プライベート事務を処理するために）を明示します。

大型ホテルにはコンピュータやその他の設備があります。旅行者のために使います。

また、あなたの會社は現地に支社があるかもしれません。秘書はあそこのオフィス設備を使うことができます。

秘書の人は自分でノートパソコンや小型テープレコーダーなどを持ってもいいです。

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ビジネス旅行の目的は仕事のためです。秘書は毎日上司のために情報を集めたり、今後の旅行計畫を立てたり、會議の記録を作ったり、上司のために旅行書類を整理したり、手紙を準備したりしています。

また、秘書スタッフはビジネスグループの一員として、會社のイメージを代表しているかもしれません。そのためには、服裝や振る舞いに注意を払い、地元の風習や習慣を尊重し、禮儀作法を重んじなければなりません。

個人の著替えや用品を用意して、フォーマルな場で著る服は無料のロッカーに入れます。

出発前に、自分が外出する時の仕事を他の人に代わって処理してもらい、旅行前に手元に殘したことをメモに殘して、帰ってきたら忘れずに処理します。

必要に応じて、家庭事務を手配します。

旅行中は、いつでも本社と連絡を取り、上司の健康や安全を守る仕事を心がけます。