Comment Le Personnel De Secrétariat Se Prépare - T - Il à Un Voyage D 'Affaires?

Les fonctionnaires du secrétariat devraient préparer beaucoup les voyages d 'affaires de leurs supérieurs, dont les principales fonctions sont décrites ci - après.

Plan de voyage doit indiquer le lieu d'arrivée et de départ, par avion ou en voiture, en train ou de navires, de la date et de l'heure d'arrivée et de départ, le Siège, la situation de l'h?tel.

Plan de voyage à trois exemplaires, un pour le patron, il (elle) famille, une copie au Bureau des archives.

Si quelqu'un d'autre bureau veut et droits supplémentaires, devrait préparer un.

Le tableau de programmation de rendez - vous devraient comprendre: le nom de la ville et de la province de (nom de l'état) (s'il s'agit d'un voyage à l'étranger, indiquer le nom de nom de ville et pays), la date et l'heure, avec le patron de rendez - vous, Nom et adresse de la société, les numéros de téléphone et de commentaires ou de rappeler des choses.

Si la précédente supérieurs et un service de négocier rencontrés, au moment d'enregistrement de fichier de trouver, remis au patron.

Le patron de traitement de documents de voyage, à chaque question prête, tels que des lettres concernant une question à discuter, mémorandums et d'autres informations pertinentes.

Vous pouvez utiliser de caoutchouc ou de Trombone Tuba tous les documents pertinents Zha ensemble, chaque attache clairement à standard.

Le patron a besoin de voyages d'affaires lors de la papeterie et des fournitures de papeterie avec la liste.

Fais les bagages conformément à la liste de contr?le, de manière à ne pas tomber quelque chose.

La liste des articles de voyage

? de papier, d'enveloppes (général, société, Tuba), des timbres

? Le carnet

? Répertoire de téléphone, télécopie, etc. le numéro:

? Des cartes calendriers

Calendrier ? partout dans le monde

? International Table de numéros de téléphone

? Dossier

? de cartes de visite

? de matériaux audiovisuels

? des téléphones mobiles, des ordinateurs portables, des disquettes, dictaphone miniature, ou un ordinateur de poche, etc.

? en cash, chèque privée et commerciale, privée et commerciale carnet de carte de crédit

Les fichiers ?

Une brochure et des cartes de déplacement, et ? une destination de voyage introduit

? Le calendrier, le calendrier des rendez - vous, le calendrier et le plan de table "

? des passeports, visas, etc.

? des stylos, des crayons

? aiguilles, ciseaux, élastiques, ruban en caoutchouc pparent, épingles, règles

? cachets et cartouches de boue;

? trousses de premiers secours

Le patron voudra peut - être savoir combien et combien de bagages peuvent emporter gratuitement dans l 'avion.

Ces informations sont accessibles au personnel du Secrétariat par l 'intermédiaire d' un manuel de planification des voyages publié par les compagnies aériennes ou d 'agents de voyages.

En outre, les voyageurs habituels augmentent toujours leurs primes d 'assurance personnelle pour obtenir une indemnisation pour les dégats et les pertes.

Préparez vos bagages à main.

Lors de leurs voyages de courte durée, les cadres étaient accompagnés d 'une petite valise et d' une mallette ou avaient ouvert une valise de deux grammes à c?té.

Les vêtements peuvent être placés en dessous de la grille, de sorte que l 'avion peut aller directement au rendez - vous sans avoir à aller d' abord à l 'h?tel pour mettre ses bagages.

En outre, pour préparer les étiquettes d 'identification de chaque bagage, il faut veiller à ce qu' elles soient accompagnées d 'une seule pièce (parfois, pour des raisons de sécurité, les noms et adresses de leurs supérieurs ne peuvent pas être indiqués sur les étiquettes qui sont apposées à l' extérieur).

Pour les voyages, les agents des services généraux peuvent utiliser les méthodes suivantes:

Certaines sociétés proposent des avances sur frais de voyage aux fonctionnaires en mission en attendant leur retour.

Les fonctionnaires du secrétariat peuvent demander des avances sur frais de voyage lorsqu 'ils re?oivent des informations sur les déplacements de leurs supérieurs.

Les personnes qui effectuent régulièrement des déplacements sont généralement en possession de cartes de crédit telles que les cartes Viza, Mastercard ou American Express, qui permettent de convertir des chèques personnels en espèces.

Ces chèques ont souvent une valeur nominale différente, par exemple 10 dollars, 100 dollars, 5 000 dollars aux états - Unis.

Lorsqu 'un fonctionnaire de secrétariat achète un chèque de voyage à une banque ou à une autre banque pour laquelle un compte est ouvert, il doit remplir un formulaire de demande et signer le chèque en présence du représentant de la Banque.

Aux états - Unis, lorsque les frais de voyage dépassent 1 000 dollars, les voyageurs à l 'étranger achètent généralement des lettres de crédit auprès de banques.

Les lettres de crédit peuvent être utilisées comme lettres d 'introduction pour les grandes banques et peuvent être retirées dans les banques du monde entier jusqu' à ce que le montant indiqué sur la lettre de crédit soit atteint.

Le personnel du Secrétariat peut remplir le formulaire de demande et votre supérieur doit effectuer la paction en présence du représentant de la Banque.

En cas de déplacements fréquents de ses supérieurs, le personnel de secrétariat devrait rassembler des cartes de pport, des calendriers et des horaires d 'avion, ainsi que des brochures d' information sur les h?tels et se tenir en rapport avec les agences de voyage pour enrichir sa propre base de données.

Voyages avec des supérieurs

Un peu de travail ne donne en outre un assistant de bureau temporaire des villes ou à l'étranger, dans ce cas, le personnel de secrétariat de préférence avec le patron de voyager ensemble:

Le patron va être locales concernant le personnel de secrétariat et le temps de bien aller.

Dans certains cas, vous pouvez le patron monte comme voiture, de vivre la même à l'h?tel; dans d'autres cas, vous n'avez pas tout, ou certaines parties de rester dans le temps plus court.

En ce moment, le personnel de secrétariat conformément à l'intention de la course de décharge supérieurs et une table de programme indiquant le temps de départ, le temps d'arrivée et l'emplacement (y compris le lieu de séjour ou de pit et à mi - chemin pour sortir de temps), d'organiser des activités de l'ordre du jour (comprend suffisamment de temps libre pour le personnel de secrétariat supérieurs ou participer à diverses de divertissement et de traitement des affaires privées).

Les grands h?tels sont équipés d 'ordinateurs et d' autres équipements pour les voyageurs.

En outre, votre société peut avoir des succursales locales où le personnel du Secrétariat peut utiliser le matériel de bureau.

Le personnel du Secrétariat peut également porter lui - même des ordinateurs portables, des microphones, etc.

- Oui.

L 'objectif des voyages d' affaires est de permettre au personnel du Secrétariat de rassembler quotidiennement des informations à l 'intention de ses supérieurs, d' élaborer des plans de voyage ultérieurs, de tenir des comptes rendus de réunions, de rassembler les dossiers de voyage à l 'intention de ses supérieurs, de préparer et de traiter La correspondance.

En outre, le personnel de secrétariat est peut - être un groupe de molécules de commerce, représente l'image de l'entreprise, et doivent, par conséquent, à s'habiller, sur le comportement d'accorder plus d'attention, de respecter les coutumes locales et la courtoisie de courtoisie.

Prêt personnel de vêtements et de produits de remplacement, des robes de bal occasions sont placés dans des poches de stockage de DP.

Avant le départ, son travail de remplacement d'autres sorties de génération pour traiter et mettre la main sur les questions d'enregistrement avant le voyage inachevé dans le mémorandum, de sorte qu'après le retour de ne pas oublier de continuer à traiter.

Si nécessaire, des arrangements de bonne famille.

En tournée, à maintenir le contact avec le siège de la compagnie, ainsi que sur la santé et de la sécurité au travail, patron.