接客戶(hù)電話(huà)的要點(diǎn)和忌諱

1、融入笑容的聲音 

即使你不看到和你通話(huà)的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語(yǔ)調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話(huà)中。你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話(huà)里喊叫或聲音很尖。有趣的是，如果你要使你電話(huà)里的聲音好聽(tīng)，你試一試帶著微笑，但他聽(tīng)到你的聲音時(shí)就像你在微笑。這個(gè)試驗(yàn)?zāi)悴环猎囋嚕浅Ｓ行В藗兡芡ㄟ^(guò)你的聲音辨別你的心情是快樂(lè)還是煩惱。 

2、辦公室電話(huà)禮儀 

（1）接聽(tīng)電話(huà) 

在一個(gè)跨國(guó)公司的辦公室里，來(lái)電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽(tīng)。公司接電話(huà)應(yīng)該是非常正規(guī)的，在禮貌稱(chēng)呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門(mén)的名稱(chēng)。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘書(shū)，則應(yīng)說(shuō)：“您好！這里是（某先生∕小姐）辦公室，我是（名字）。Can I help you?”切忌拿起電話(huà)劈頭就問(wèn)：“喂！找誰(shuí)！” 

如果一時(shí)騰不出空來(lái)，讓電話(huà)響了四次以上，拿起電話(huà)就應(yīng)先向?qū)Ψ街虑福?#8220;對(duì)不起，讓您久等了。” 

當(dāng)來(lái)電話(huà)的人說(shuō)明找誰(shuí)之后，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話(huà)；二是本人在，但不是他接電話(huà)；三是他不在辦公室里。 

第一種情形，說(shuō)：“我就是，請(qǐng)問(wèn)您是哪位？” 

第二種情形，接話(huà)人說(shuō)：“他要旁邊，請(qǐng)稍候。” 

第三種情形，接話(huà)人則說(shuō)：“對(duì)不起，他剛好出去。您需要留話(huà)嗎？”切忌只說(shuō)一聲“不在”，就把電話(huà)掛了，打電話(huà)人需要留話(huà)，應(yīng)清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言，但要注意言語(yǔ)簡(jiǎn)潔，節(jié)約時(shí)間。 

我常要從美國(guó)打長(zhǎng)途電話(huà)到國(guó)內(nèi)找朋友，但因?yàn)樗耐禄蚣胰藳](méi)有禮貌，我不能留言，浪費(fèi)了很多錢(qián)和時(shí)間，需要再撥一遍找人。替你的同事留個(gè)言是很容易做到的事，這不難，而后這個(gè)舉手之勞同時(shí)幫助了兩個(gè)人，為什么不做呢？ 

最好在別人方便的時(shí)候打電話(huà)給他，而不僅只是你方便的時(shí)候。談話(huà)可以這樣開(kāi)始： 

“現(xiàn)在與您交談合適嗎？”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話(huà)中長(zhǎng)時(shí)間交談。 

要結(jié)束電話(huà)交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛上電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。 

無(wú)論什么原因，電話(huà)中斷，首先打電話(huà)的人應(yīng)該再撥。 

如果你和某人在他的辦公室談話(huà)，而他突然接到了一個(gè)緊急電話(huà)，你應(yīng)該問(wèn)：“我該出去一會(huì)嗎？”而他在接電話(huà)的時(shí)候也應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，我一定要接這個(gè)電話(huà)。” 

當(dāng)你通話(huà)時(shí)，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機(jī)，請(qǐng)盡量調(diào)輕一點(diǎn)。 

當(dāng)你打長(zhǎng)途電話(huà)給別人請(qǐng)求幫助，正好對(duì)方不在，你應(yīng)該選合適的時(shí)間再打去，最好不要讓對(duì)方回電，因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)顧慮到昂貴的電話(huà)費(fèi)。 

如果打電話(huà)撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)說(shuō)一聲：“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼。”如果接到撥錯(cuò)的電話(huà)，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)埽灰箤?duì)方難堪。