終結混亂辦公桌五部曲(1)

　　 　　Step 1：計算空間，創造空間 　　要將所有文件物品做適當的規劃前，先要了解自己能使用的私人辦公空間有多大以及有什么設備。連國梁指出，一般來說，個人辦公桌或辦公空間會依職位階層的高低來分，以一般的上班族而言，基本配備是一張平均130（寬）×70（深）公分的桌子，桌子中央會有一個薄抽屜（日本稱為中央引出），另外再配一個活動袖柜（也就是所謂的桌邊柜），財務或行政部門會搭配直立式公文柜儲存大量資料文件。另外搭配各式會談桌，還可創造討論空間。 　　以功能而言，大致又可分為計算機作業區、文書處理區及收納儲藏區。 　　計算機區包括有PC的屏幕、鼠標、鍵盤以及主機，另外還搭配有喇叭。目前有些辦公桌會將中央薄抽屜改成鍵盤架，如果把主機放在地上，就可以再爭取一些桌面空間。如果是筆記型計算機當然比較省空間。 　　文書處理區域的大小通常是扣除掉計算機區及書籍、文件物品后所剩不幾的空間，如果你的桌面被一堆凌亂的文件、紙張或私人物品淹沒，那你可能無法看見桌面甚至沒有地方可以書寫。 　　對于空間的運用，宜家家居（IKEA）市場行銷企畫蕭春玉點明東方與西方的不同，「西方人計算空間會看長、寬、高，東方人比較習慣只看平面長、寬，其實地狹人稠的臺灣更需要向上爭取空間。」例如利用較高的屏風隔板搭配吊柜、掛墻層板等往上延伸等方式，創造收納空間。 　　生活工場企畫部王芳群創造辦公空間也有一套，他利用小型雙層儲物柜，將抽屜取出分別運用，原本柜子的雙層結構及兩個抽屜就變成4個儲藏空間，多了一倍置物空間。 　　Step 2：分類歸納 　　在公司分配有限的空間下，運用一些巧思增加自己的工作空間后，還得要把文件物品歸納得宜，才能算是成功又能真正得心應手。 　　計算機進入辦公室后，大家原本預估紙張的使用會減少，但事實卻相反。連國梁曾看過一篇國外報導指出，「如果說過去的紙張使用量是1，目前用量卻是1.3，」可見計算機化時代并未能真正減少紙張的使用。 　　「分類歸納文件建檔的工作太重要了，」對于行銷業務繁多的劉映汝深切體認。她表示，目前的文件紙張幾乎就是A4大小了，把要用而未分類的文件通通整齊地堆棧在一起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這樣你要找某一份文件你就知道一定在這一堆了，等看過后再依自己的分類方式歸納好。 　　初步救急的方式只適用于少量文件，大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。以劉映汝的工作來看，她負責公司所有產品的行銷事務，所以她會給每個產品一個大的資料夾，每個資料夾中又分成公關、活動、記者會、展覽等，分別用L型透明夾收好，做好卷標，再匯整收到產品資料夾中，這樣就能一目了然。