有效應對來訪者的特殊要求

(一)如果來訪者想和我們攀談 如果來訪者可我攀談，秘書可以讓他先開口，最佳傾聽和應和，讓他體會到我們知書達理與善解人意。但是，談話時盡量避免涉及企業(yè)內部事務。 如果來訪者談興甚濃，而秘書沒有太多空閑時間客人聊天，可以在適當時機向對方表示歉意：“對不起，我手頭還有些事需要馬上處理，我們改天再聊好嗎？”或者“對不起，我需要馬上做一些其他的工作，您不會介意吧！”然后繼續(xù)做我們自己的工作。此時要注意分寸，不至于掃了對方的雅興。 (二)如果來訪者想打電話 如果來訪者想打電話，秘書可以請他們使用安排好的電話，這部電話應該是直線電話，如果有長途功能則必須加鎖或者密碼才能使用，以便控制費用。秘書應禮貌地告知對方這部電話的使用方法，并且要求對方控制時間和通話的聲音。應盡量避免來訪者使用桌上的辦公電話和內部電話。 有個別的人確實不夠自覺，當我們允許他使用電話時，他往往會毫無顧忌地大聲說話，甚至講起來沒完沒了。如果秘書不能及時予以勸阻，一旦被上司反感，倒霉的只會秘書自己。因此，秘書應該禮貌地堅定地明確地表示自己的態(tài)度，堅決提醒對方立刻中止。最好的方法是特別強調彼此的尊重。這意思就是說：我給您面子，請您也給我面子！ (三)如果來訪者賴著不走 如果來訪者賴著不走，秘書應該不失禮貌地說出方必須離開的理由，態(tài)度要明確堅定，這樣才能打消對方任何僥幸的念頭。 來訪者滯留不去通常有這樣幾種情況，一是原本已計劃好，突然發(fā)生變化，反應一時還無所適從的；二是暫時無處可去的；三是鐵了心等候以求了結心愿；四是說不出任何理由，就是想坐一會兒；五是別有用心；六是混混。秘書必須分清不同的狀況給予相應的處理。即使確認對方是無理取鬧，不到迫不得已不要驚動上司或者保安，因為如果失控，只能說明秘書的無能。 (四)來訪者堅持要見上司 如果來訪者堅持要見上司，卻又不愿說出求見的理由，其中八成有隱情。一般情況下，秘書應該擋駕，態(tài)度堅定地告訴對方：“我很抱歉，我的上司明確授權我，他只會見事先有約的來訪者。在我安排您之前，他要求我搞清楚您拜訪他的真實意圖和要求，我必須履行我的職責。” 策略性的擋駕需要找些合理的借口，譬如“我很愿意幫助您，但是現(xiàn)在我的上司正在開會，會議十分重要，短時間內不會結束，因此我建議您給他寫張條子，我會設法交給他，請他安排具體時間。” 如果來訪者有重要事情，而上司正在開會如果或會客，秘書應該請來訪者在會客室稍候，然后將來訪者的名片或寫張便條送進去給上司，也可通過內線電話提醒上司