電子檔案的利用與管理

電子檔案的利用與紙質檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的枝術上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠實現。 　　１、電子檔案提供利用的方法。對檔案部門來說，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。 　　（1）提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。 　　（2）通信傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之同的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。 　　（3）直接利用。是利用者通過檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢的一種方法。其特點是：可為利用者提供技術支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少，這是可以解決的問題。 　　２、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。 　　（1）使用權限的審核。電子檔案利用所涉及到的人員有：檔案載體的保管人員；數據系統的管理人員；利用者及維護操作人員等。由于他們各自工作性質和責任的不同，因而對其進行使用權限審核是十分必要的。審核應由利用的決策者執行。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使用未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。 　　（2）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除經過編輯公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應作信息內容的消除處理。 　　（3）利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，而且同紙質檔案相比，更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應特別注意以下幾點： 　　一是采用的利用方式，應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式；二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行；三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換；四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據；五是利用的系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。 　　對電子檔案的利用與利用管理，是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，就能準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求。