如何撰寫商務函電

商務函電寫作規范 商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。 商務函電的寫作應掌握7C原則，即： 完整（complete） 正確（correctness） 清楚（clearness） 簡潔（concreteness） 具體（concreteness） 禮貌（courtesy） 體諒（consideration） 　　完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。 　　正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。 　　清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。 　　簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。 　　具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產生影響的函電。 　　禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。 　　體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。 商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函 電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。 　　商務函電范文 　　★ 商洽函 　　范例 張先生： 我方在《化學雜志》上，得到貴公司名稱和地址，盼與貴公司建立商務關系，特函奉告。 本公司系中國化學產品最大的出口商之一，具有五十年的商務經驗，商譽馳名。我方的服務和產品品質保證會使貴方滿意。 對我方的信用，如需作進一步的了解，請向中國銀行深圳分行直接查詢。 盼盡速回音。 歐亞實業有限公司 2005年1月26日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ★ 詢問函 范例 張經理： 就純棉T恤供應一事，國內若干貿易公司已與本公司接觸，請以CIF巴西圣保羅報價， 500件價格多少，請惠函告知。 目前此地對廉價襯衫市場銷路甚佳，或貴方報價合理本公司就可能要求立即裝運。因此，對貴方給予特別優待折扣一事，至表感激。 歐亞實業有限公司 2005年3月20日 ★ 請求函 范例 李經理： 謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對所列 條件會感興趣。 訂購數量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此表亦可作訂購單使用。在88－98 頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時尚，敬請貴方注意。 因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴方對本公司之產品指示，盡速惠函告知。 歐亞實業有限公司 2004年8月10日 ★ 告知函 范例1 李先生： 我方三月十日致貴方函諒悉，故在函中曾強調我方第816號訂單交貨之重要，務必將貨物于四月三十日前運達。 貨物雖已運出，但尚未接到貴方寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。 歐亞實業有限公司 2005年4月12日