收文辦理的知識

　　收文辦理是批辦、承辦、催辦、反饋等。

　　(一)簽收、登記是收文辦理的基礎工作

　　嚴格程序是保證收文準確、規范、高效辦理的基礎。任何機關辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發給本機關、本單位的;文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章;是否符合國務院《辦法》的規定。對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現公文的嚴肅性，也可以科學、規范地處理收文，提高辦理效率。

　　簽收的公文要根據文件的秘密程度、文件的性質、實際工作需要、文件數量等進行登記。文件的登記范圍沒有統一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答復的文件、上級機關如開會印發的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號(或順序號)、收文日期、來文機關、文件標題(內容)、密級、文件號、份數等。登記方法主要有兩種：(1)流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉送手續簡要記載在同一登記簿上。(2)分類式登記法。就是根據本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，工委文件、管委會文件、省、州、縣各部門文件等。

　　收文登記是文件處理的重要依據，也是秘書人員一項經常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現重號和跳號現象。

　　(二)審核工作是收文辦理的關鍵

　　做好審核把關工作既有利于糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現公文的嚴肅性和規范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復。因為“請示”是要求上級機關答復的，而“報告”可不答復;有的文件由于沒有與有關部門和單位協商、會簽，而延誤了發揮效用的時間，甚至出現了相互矛盾的文件;有的文件由于行文格式不規范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環節。

　　(三)承辦是收文辦理的重點

　　首先，要認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業務范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。第三，在仔細研究來文內容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。凡屬自己承辦范圍內的文件，如有領導批示意見，可以根據領導批辦意見辦理。未經領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策的精神、有關規定或慣例等進行辦理。凡領導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見，邀請協辦部門會商會簽，再由牽頭部門負責將有關部門提出的意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或按領導意見再次會商，取得處理結果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認真、審慎、負責，并須報請一定層次的領導人審核同意后才能答復送文機關或來文機關。需要說明的是，處理意見或處理結果是代表一定的機關和部門的，決不能以個人名義答復問題。

　　另外，為了加快文件處理速度，提高機關工作效率，對于送負責人批示或交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦。收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發文機關反饋辦理結果。