公文各要素和標識介紹

　　公文各要素和標識介紹。

　　(一)眉首部分主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等。

　　1.公文份數序號、秘密等級和保密期限。根據開發區實際，一般情況不標注。

　　2.緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應當分別標識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.發文機關標識。發文機關標識由發文機關名稱和“文件”二字組成，如“貴州頂效經濟開發區管理委員會文件”等。對一些特定公文可只標識發文機關名稱。發文機關標識應當使用發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mmX15mm。聯合行文時，主辦機關名稱排列在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。聯合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。

　　4.發文字號。由發文機關代字、年份、序號組成，如“區管發〔2009〕2號”，“區管發”指發文機關代字，“〔2009〕”指年份，“ 2號”指發文序號。整個意思就是頂效開發區管委會在2009年發的第2號文件。標識位置在紅色反線上4毫米處，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年代應用全稱，用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。

　　5.簽發人。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空l字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人從第2行起在與主辦單位簽發人姓名對齊處按發文機關順序依次順排，同時，使發文字號與最后一個簽發人姓名同處一行。

　　(二)主體部分主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附注等要素。

　　1.公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《省人民政府關于發布〈貴州省國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產生歧義。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。

　　2.主送機關。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規范的統稱，如“頂效鎮、區直各部門：”等。標識位置在標題下空1行處，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

　　3.公文正文。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

　　4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

　　5.成文日期。以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫(“零”寫為“〇”)。成文時間標識時，右邊要空4字。

　　6.發文機關印章。按照規定，“公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。”單一機關制發的公文蓋印的位置一般應上距正文2mm～4mm，以端正、居中、下壓成文時間為標準。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯合行文的印章：當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

　　7.附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　(三)版記部分主要標識主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素。

　　1.主題詞。是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關之上，它是為實現機關辦公自動化，提高辦公效率和質量的一個重要環節。一般的排列次序為：反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內容的主題詞在前，反映公文分述內容的主題詞在后;在多主題詞公文中，反映公文內容的各主題詞按其出現的先后次序排列。“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。

　　2.抄送機關。指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊。在最后一個抄送機關后標句號。

　　3.印發機關和印發時間。位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

　　(四)其他

　　1.格式中的幾個用線。

　　(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區別是，黨的領導機關如中央、省委、州委、工委文件的間隔線中間有一顆紅五角星，行政機關如國務院、省政府、州政府、管委會的文件一般采用一條連續的橫線，中間沒有紅五角星。

　　(2)版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。

　　2.用紙。公文用紙一般采用A4紙，開發區已全部使用。

　　3.當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　4.排版規格與印制裝訂要求。

　　(1)排版規格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2)印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。

　　(3)裝訂要求。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

　　5.頁碼。用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行處。數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標識頁碼。