行政機關的公文

　　 行政機關的公文，是行政機關在行政管理的過程中形成的具有法定樣式和規范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。行政機關的公文主要有函、命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、會議紀要等形式，除此之外機關還要到很多常用的事務文書及常用文體，如簡報、總結、情況匯報、計劃、情況反映、調查報告、研究報告等文體。

　　一、函的概念

　　函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批等事項。函從廣義上講是一種信件，是傳遞和交流信息的常用書面形式。但是公文中的函超出了一般信件的范疇，用途更加廣泛，而且具有法律的效力。函是公文中的唯一一種平行文種，在行文方向上不僅可以在平行機關行文，而且可以在不相隸屬機關之間行文，其中包括上級機關和下級機關行文。

　　二、函的特點、作用、分類

　　函的特點：函具有溝通性、靈活性、單一性等的特點。

　　函的作用：函可用于相互洽談工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準。

　　函的分類：按性質分公函便函；按目的分發函復函；按內容用途上分為：商洽事宜函 、通知事宜函、邀請函、請示答復函等。

　　三、函的結構、內容、寫法

　　一般格式主要包括：首部、正文、落款和時間。

　　首部包括標題和主送機關兩部分。標題，函的標題是全要素標題，寫法一般有兩種：可以由發文機關名稱、事由及文種構成；也可以直接由事由和文種構成。主送機關，即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首定格寫明全稱或規范化簡稱，其后用冒號。
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　　正文：函的正文是文件的主要部分。強調就事論事，應直述其事。第一部分是敘述事項、第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然后提出希望請求或者要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復”，“敬請函復”“特此函告”等。

　　“事項”部分基本是敘述和說明的寫法，是什么就寫什么，應簡單扼要交待清楚。“要求”部分可多可少如果事項很簡單，而且沒有過多的要求就同事項寫在一起，如果事項復雜些，或者要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，必須注意函無論寫給誰，要求的口氣都要謙和。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的文件名名稱，發文字號，主要內容。如“貴廠*字*號文悉”這樣的格式，也可直接寫“電函”“函悉”，然后寫答復的主要事項，所答復的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。復函的結尾一般可寫上“此復”“特此函復”等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以回答：同意或者不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或者怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應該言簡意賅。

　　落款和日期：函的正文寫完后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

　　四、函寫作過程中應當注意的問題

　　函的寫作要行文簡潔，用語把握分寸。復函要注意有效及時。需要注意問題有以下幾點：

　　嚴格按照公文函的格式來寫；

　　函的內容專一集中：最好一函一事。

　　函的寫法陳述為主，內容寫須真實，準確。

　　函的語言要樸實、語氣要誠懇、態度要謙遜。