秘書資格考試公文寫作技巧：公文寫作試論

　　公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

　　公文的特征

　　一、有鮮明的政治性。

　　二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

　　三、有法定的權威和特定的格式。作為機關的喉舌，公文可以代表機關發言代表制發機關的法定權威。因此，制發公文必須統一格式，不能各行其是。

　　四、有現實的效用。

　　公文的作用

　　一、有上傳下達、互通情報的作用。

　　二、有工作依據和憑證的作用。

　　三、有宣傳教育的作用。

　　四、有規定人們行為的規范作用。

　　公文的格式

　　一、標題。公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題三要素。如：《延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中，延華集團董事局是發文機關，關于表彰1997年度先進工作者是發文事由，通知是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

　　二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

　　三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。

　　四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

　　五、發文日期。公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。

　　六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如人事 任免 通知，財務 管理 規定等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

　　七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數印在第二條線下。

　　八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上××××××(機關)文件，下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。

　　九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：國發[1997]5號，代表的是國務院一九九七年第五號發文。國發是國務院的代字，[1997]是年號，(年號要使用方括號[ ])，5號是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找;在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

　　十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為簽發人：×××。

　　十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明絕密、機密、秘密等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

　　十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為急件、緊急、特急幾種。

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