如何做好公文處理中的主題詞標引

 　　如何做好公文處理中的主題詞標引 公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標題選取轉換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據(jù)是由國務院辦公廳秘書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標引，使用《黃河水利委員會公文主題詞表》。 　　

一、主題詞標引程序 三步走 　　

第一步：審讀文件，分析主題。 　　首先通讀公文，了解公文的主要內容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。 　　其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題。單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。 　　分析主題重點是主題結構分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關系。《黃河水利委員會公文主題詞表》將主題結構次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。 　　

第二步：提煉、轉換主題概念。 經過分析主題類型和主題結構后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。 　　對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規(guī)范、科學地轉換成主題詞。查表取詞的主要途徑：( 1 )直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。( 2 )查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內容集中于某一范疇，為提高標引效率，可先查范疇索引;二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。( 3 )查詞族索引。適用于查比較復雜的主題概念時，從復合主題的某一詞素入手，克服復雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。 　　

第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉換后，根據(jù)《國家機關公文格式》規(guī)定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。 　　在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有：( 1 )主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項;( 2 )主題詞的轉換是否符合標強規(guī)則和組配規(guī)則;( 3 )同類型公文所選用的主題詞是否一致;( 4 )標引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正補救。 　　

二、主題詞標引 三要 　　

一要準，即主題詞的標引對公文的內容揭失要準確，包括兩個方面的內容，( 1 )在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉是否準確，( 2 )對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。

二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內容，不能漏標。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標引深度不超過 7 個。

三要專，即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭失主題概念精度的一個重要因素。 　　

三、主題詞標引 三不 　　

一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有由于使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標引的大忌。 　　

二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。 　　

三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，切忌避免字面拆分。 　　

主題詞標引是一項基礎性工作，也是技術性很強的工作。做好這項工作，不僅需要從業(yè)人員熟悉使用的標引工具，熟練掌握標引規(guī)則和方法，而且還要掌握相應的專業(yè)知識，更需要從業(yè)人員嚴謹、認真、踏實的作風。