淺談如何做好秘書(shū)工作：文檔、協(xié)調(diào)、鏈接

　　什么叫秘書(shū)?按照詞典的解釋?zhuān)唬骸罢乒芪臋n、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，“秘書(shū)”一詞,其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個(gè)詞的出現(xiàn)率極高，可以說(shuō)每日每時(shí)，隨處可見(jiàn)。一些國(guó)際組織如聯(lián)合國(guó)、亞太經(jīng)合組織、國(guó)際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設(shè)秘書(shū)處;一些民間組織、行業(yè)協(xié)會(huì)消費(fèi)者協(xié)會(huì)、律師協(xié)會(huì)、即將成立的中國(guó)仲裁協(xié)會(huì)等設(shè)秘書(shū)處;許多政黨也設(shè)有秘書(shū)處(有的稱書(shū)記處);國(guó)家的駐外使領(lǐng)館的外交官也稱“秘書(shū)”分為一秘、二秘、三秘;各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)有秘書(shū)，公司企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有秘書(shū)，甚至許多私人也有“秘書(shū)”...?？梢哉f(shuō)，只要是個(gè)機(jī)構(gòu)、組織，就會(huì)有秘書(shū)部門(mén)，盡管不一定都叫秘書(shū)處。而秘書(shū)工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質(zhì)并不相同的工作，卻都以“秘書(shū)”稱之。因此，對(duì)這個(gè)太常見(jiàn)、太熟悉的詞下一個(gè)準(zhǔn)確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。

　　然而，有關(guān)秘書(shū)的話題還是要討論，這是因?yàn)樵谖覀兊馁Q(mào)仲、海仲、調(diào)解中心等部門(mén)都設(shè)有秘書(shū)處，秘書(shū)處是這些仲裁、調(diào)解機(jī)構(gòu)的常設(shè)機(jī)構(gòu)，它負(fù)責(zé)處理日常工作。而我們當(dāng)中的許多人就是“秘書(shū)”，每天都在從事著秘書(shū)工作。將我們所從事的秘書(shū)工作從前述其他的“秘書(shū)”們區(qū)分開(kāi)來(lái)，找出自身特點(diǎn)并加以歸納，進(jìn)而討論一下如何做好我們的秘書(shū)工作，應(yīng)該是有必要的。

　　1、一種職務(wù)的名稱，即我們通常所講的秘書(shū)工作。

　　2、一種官名，中國(guó)自秦漢以來(lái)，歷代封建王朝均設(shè)有尚書(shū)、秘書(shū)監(jiān)、秘書(shū)令、秘書(shū)丞、秘書(shū)郎等官職，掌握大小官員轉(zhuǎn)呈向皇帝遞交的奏折。宣布皇帝的詔書(shū)等。

　　3、外交官員的一種，指駐外使館中介于參贊和隨員之間的外交官，分為一秘、二秘、三秘。

　　4、宮廷里的藏書(shū)，尤指禁書(shū)。

　　5、宗教迷信里，指巫師、方士對(duì)命運(yùn)吉兇的隱語(yǔ)、預(yù)言。

　　秘書(shū)的類(lèi)別

　　1、從服務(wù)的對(duì)象上分：

　　2、從所屬部門(mén)來(lái)分

　　3、從具體的工作性質(zhì)分

　　(1)文字秘書(shū)

　　(2)機(jī)要秘書(shū)

　　(3)通訊秘書(shū)

　　(4)信訪秘書(shū)

　　(5)事務(wù)秘書(shū)

　　(6)生活秘書(shū)

　　關(guān)于秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　(一)各級(jí)秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　1、中央機(jī)關(guān)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　2、省、市、縣機(jī)關(guān)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　3、基層單位的秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　(二)各類(lèi)秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　1、人民解放軍系統(tǒng)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　2、企事業(yè)單位秘書(shū)機(jī)構(gòu)

　　3、民主黨派

　　4、人民團(tuán)體

　　此外，臨時(shí)性的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，重大會(huì)議，如黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)等，我們也經(jīng)常辦會(huì)，設(shè)會(huì)務(wù)組，也屬于臨時(shí)性的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。此外，在重大活動(dòng)中，也要設(shè)臨時(shí)性秘書(shū)機(jī)構(gòu)，如籌備一場(chǎng)體育運(yùn)動(dòng)會(huì)，一場(chǎng)文藝演出，也會(huì)有秘書(shū)處，有的叫會(huì)務(wù)組。

　　二、秘書(shū)處的工作性質(zhì)

　　我們的秘書(shū)處，我們的秘書(shū)工作，包括貿(mào)仲秘書(shū)處、海仲秘書(shū)處、調(diào)解中心秘書(shū)處、海協(xié)秘書(shū)處等，從性質(zhì)上講，都屬于民間機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)。大體來(lái)說(shuō)有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

　　1、法律性：此點(diǎn)是不言而喻的。我們每天都在從事著與法律有關(guān)的工作，經(jīng)手著與法律有關(guān)的事物。

　　2、涉外性：我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調(diào)解案件，要經(jīng)常與外國(guó)機(jī)構(gòu)、外國(guó)當(dāng)事人打交道，是對(duì)外開(kāi)放的窗口。

　　3、管理性：秘書(shū)人員要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，要管理案件程序，管理各種文檔，管理財(cái)務(wù)等。從某種意義上講，秘書(shū)人員也是管理人員。

　　4、服務(wù)性：我們與行政機(jī)關(guān)、純審判機(jī)關(guān)是不同的，屬于社會(huì)中介組織。但它和律師事務(wù)所也有區(qū)別，但總體來(lái)說(shuō)，屬服務(wù)行業(yè)。我們通過(guò)接待當(dāng)事人，提供咨詢，解答問(wèn)題，辦理仲裁、調(diào)解案件等，都體現(xiàn)了工作的服務(wù)性質(zhì)。

　　只有明確了我們的工作性質(zhì)，明確了我們這種工作在當(dāng)今社會(huì)環(huán)境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規(guī)律。

　　談到我們的工作性質(zhì)，我想起了，北京青年報(bào)3月9日第15版，有一篇文章題目叫“社會(huì)中介組織功能和體制的探索”作者是北京市貿(mào)促會(huì)會(huì)長(zhǎng)姚望，內(nèi)容在這篇文章的右邊，有一個(gè)“編輯點(diǎn)評(píng)”，題目為“從準(zhǔn)衙門(mén)到社會(huì)中介關(guān)于我們法律部”

　　三、秘書(shū)人員應(yīng)具備的素質(zhì)

　　(一)、基本素質(zhì)

　　1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)

　　健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。

　　2、心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左

　　右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)

　　社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。

　　3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一

　　個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精

　　神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

　　在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢(qián);明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐敗問(wèn)題露餡，進(jìn)去了。。。。。。這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好!