淺談如何做好秘書工作：文檔、協(xié)調(diào)、鏈接

　　什么叫秘書?按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會，你會發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞,其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現(xiàn)率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯(lián)合國、亞太經(jīng)合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設(shè)秘書處;一些民間組織、行業(yè)協(xié)會消費者協(xié)會、律師協(xié)會、即將成立的中國仲裁協(xié)會等設(shè)秘書處;許多政黨也設(shè)有秘書處(有的稱書記處);國家的駐外使領(lǐng)館的外交官也稱“秘書”分為一秘、二秘、三秘;各級政府領(lǐng)導(dǎo)有秘書，公司企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有秘書，甚至許多私人也有“秘書”...。可以說，只要是個機構(gòu)、組織，就會有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質(zhì)并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。

　　然而，有關(guān)秘書的話題還是要討論，這是因為在我們的貿(mào)仲、海仲、調(diào)解中心等部門都設(shè)有秘書處，秘書處是這些仲裁、調(diào)解機構(gòu)的常設(shè)機構(gòu)，它負責處理日常工作。而我們當中的許多人就是“秘書”，每天都在從事著秘書工作。將我們所從事的秘書工作從前述其他的“秘書”們區(qū)分開來，找出自身特點并加以歸納，進而討論一下如何做好我們的秘書工作，應(yīng)該是有必要的。

　　1、一種職務(wù)的名稱，即我們通常所講的秘書工作。

　　2、一種官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握大小官員轉(zhuǎn)呈向皇帝遞交的奏折。宣布皇帝的詔書等。

　　3、外交官員的一種，指駐外使館中介于參贊和隨員之間的外交官，分為一秘、二秘、三秘。

　　4、宮廷里的藏書，尤指禁書。

　　5、宗教迷信里，指巫師、方士對命運吉兇的隱語、預(yù)言。

　　秘書的類別

　　1、從服務(wù)的對象上分：

　　2、從所屬部門來分

　　3、從具體的工作性質(zhì)分

　　(1)文字秘書

　　(2)機要秘書

　　(3)通訊秘書

　　(4)信訪秘書

　　(5)事務(wù)秘書

　　(6)生活秘書

　　關(guān)于秘書機構(gòu)

　　(一)各級秘書機構(gòu)

　　1、中央機關(guān)的秘書機構(gòu)

　　2、省、市、縣機關(guān)的秘書機構(gòu)

　　3、基層單位的秘書機構(gòu)

　　(二)各類秘書機構(gòu)

　　1、人民解放軍系統(tǒng)的秘書機構(gòu)

　　2、企事業(yè)單位秘書機構(gòu)

　　3、民主黨派

　　4、人民團體

　　此外，臨時性的秘書機構(gòu)，重大會議，如黨代會、人代會、政協(xié)會等，我們也經(jīng)常辦會，設(shè)會務(wù)組，也屬于臨時性的秘書機構(gòu)。此外，在重大活動中，也要設(shè)臨時性秘書機構(gòu)，如籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有秘書處，有的叫會務(wù)組。

　　二、秘書處的工作性質(zhì)

　　我們的秘書處，我們的秘書工作，包括貿(mào)仲秘書處、海仲秘書處、調(diào)解中心秘書處、海協(xié)秘書處等，從性質(zhì)上講，都屬于民間機構(gòu)的秘書部門。大體來說有以下幾個方面的特點：

　　1、法律性：此點是不言而喻的。我們每天都在從事著與法律有關(guān)的工作，經(jīng)手著與法律有關(guān)的事物。

　　2、涉外性：我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調(diào)解案件，要經(jīng)常與外國機構(gòu)、外國當事人打交道，是對外開放的窗口。

　　3、管理性：秘書人員要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，要管理案件程序，管理各種文檔，管理財務(wù)等。從某種意義上講，秘書人員也是管理人員。

　　4、服務(wù)性：我們與行政機關(guān)、純審判機關(guān)是不同的，屬于社會中介組織。但它和律師事務(wù)所也有區(qū)別，但總體來說，屬服務(wù)行業(yè)。我們通過接待當事人，提供咨詢，解答問題，辦理仲裁、調(diào)解案件等，都體現(xiàn)了工作的服務(wù)性質(zhì)。

　　只有明確了我們的工作性質(zhì)，明確了我們這種工作在當今社會環(huán)境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規(guī)律。

　　談到我們的工作性質(zhì)，我想起了，北京青年報3月9日第15版，有一篇文章題目叫“社會中介組織功能和體制的探索”作者是北京市貿(mào)促會會長姚望，內(nèi)容在這篇文章的右邊，有一個“編輯點評”，題目為“從準衙門到社會中介關(guān)于我們法律部”

　　三、秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)

　　(一)、基本素質(zhì)

　　1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個

　　健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左

　　右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對

　　社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一

　　個國際知名的機構(gòu)里工作，應(yīng)當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精

　　神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

　　在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好!