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    電腦禮儀 別損傷你的辦公形象

    2014/9/10 22:10:00 來源: 評論(0)21

    電腦禮儀辦公形象

      電腦是我們工作的重要工具,電腦禮儀也會體現一個人的素質和教養。

      1.雖然是公司的電腦,但也要倍加愛護,平時要擦拭干凈,不用時正常關機,不要丟下就走;外接插件時,要正常退出,避免導致數據丟失、電腦崩潰等故障。

      2.還有的人公私不分,拿著個u盤,一會兒將個人電腦資料ctrl到公司電腦上,一會兒又將公司電腦資料ctrl到個人電腦上,這種現象被公司發現,肯定堅決制止。

      3.在公司里上網,要查找與工作相關的內容和資料,而不是自己憑興趣查看自己的東西。

      4.很多公司不允許員工在公司電腦上打游戲、網上聊天,但仍有人利用領導不在時私自偷玩,或用公司的內部網絡“笑傲江湖”,從網站上下載圖片,這些都是違反勞動紀律的。

      5.電子郵件在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。電子郵件是職業信件的一種,而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。

      1)標題要提綱挈領,切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題,例如:“嘿!”或是“收著!”

      添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容,便于收件人權衡郵件的輕重緩急,分別處理。尤其是回復的信件,要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環節,最好寫上來自**公司的郵件,年、月、日以便對方一目了然又便于保留。

      2)電子郵件的文體格式應該類似于書面交談式的風格,開頭要有問候語,但問候語的選擇比較自由,像“你好”、“hi”,或者僅僅是一個簡單的稱呼,結尾也可隨意一些,比如“以后再談”、“祝你愉快”等;也可什么都不寫,直接注上自己的名字。但是,如果你寫的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”結尾要有祝福語,并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。

      3)內容簡明扼要,針對需要回復及轉寄的電子郵件,要小心寫在電子郵件里的每一個字,每一句話。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據,是合法的,所以發電子郵件時要小心,如果對公司不利的,千萬不要寫上,如報價等。發郵件時一定要慎重,還要定期重新審查你發過的電子郵件,評估其對商業往來所產生的影響。

      4)一定要清理回復的內容。在轉寄之前刪除一切無關緊要或重復的內容,例如:原件中摘要(memoto)部分之主題、地址及日期等。

      注意回答問題的技巧。當回件答復問題的時候,最好只把相關的問題抄到回件,然后附上答案。不要用自動應答鍵,那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以“是的”二字回復,那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不著頭腦。

      5)合宜地稱呼收件者,并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方,寄予何人,但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節,包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名,同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。

      6)切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字溝通方式,遵守標準的文書規范是一種職業禮貌。

    責任編輯:李平
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