事業單位考試公共基礎知識：公文處理

　　第一節 公文處理概述

　　一、公文處理及其基本任務

　　公文處理就是對公文的創造、處(理)置和管理。其基本任務是及時、準確、有效地創制、傳遞、辦理、管理、處置公文。

　　二、公文處理活動的地位

　　公文處理是公務活動的組成部分，在公務活動中占有重要地位。表現為：公文處理是機關實現管理職能的必要條件;公文處理是國家檔案事業的基礎。

　　三、公文處理的基本原則

　　公文處理是一項有著特定功用、特定方法程序、特定內容與形式的活動，為保證這項活動有序有效，必須順應其內在的特殊規律，遵循下列原則：法制原則;實事求是原則;全面質量原則;時效原則;集中統一原則;黨政分工原則;保密原則;簡化原則。

　　第二節 收文處理程序與方法

　　一、收文處理的一般過程

　　收文處理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。

　　收文處理的一般程序為：公文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環節完成后，進入辦畢公文的處置階段。

　　上述環節，也可按辦理與管理兩個基本性質，分為收支辦理與收文管理兩大類活動。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦;后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

　　二、收文辦理活動的方法要點

　　1.擬辦

　　由部門負責人或有關人員對公文進行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(部門)領導者審核定奪。擬辦實為一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可選擇的方案。并非所有公文都需經過擬辦。

　　如何做好擬辦工作：

　　(1)認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質與實際狀況;

　　(2)意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應與該性質保持一致;

　　(3)同時提出兩個以上方案時，應將傾向性意見放在前面;

　　(4)意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期;

　　(5)當公文所涉及的問題較易處理，對領導采納方案有把握時也可直接草擬復文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

　　2.承辦

　　承辦公文應注意：(1)熟悉有關法律、法規、方針政策和上級機關有關公文，熟悉與公文內容有關的業務，明確領導者的意圖;(2)深人實際，調查研究;(3)加強協商，努力協調各方關系;(4)有效運用各種承辦方式;(5)分清主次，分別緩急;(6)各級領導者應積極參與承辦工作;(7)注意對承辦結果的檢查與監督。

　　3.注辦

　　由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　三、收文管理活動的方法要點

　　1.公文簽收

　　指經履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，從各種渠道收取公文。

　　2.公文登記

　　登記形式主要有簿式、卡片式、聯單式三種。

　　3.審核

　　收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核重點：是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。

　　4.分辦

　　根據公文重要程度、各部門職責分工及有關制度將公文分送有關領導，有關部門閱知辦理。分辦的實質是為公文確定運轉方向，它是一項事關公文能否準確、迅速、有效地得到實質性辦理的重要工作。

　　5.公文摘編

　　指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關數據資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節省辦理時間。

　　6.傳閱的組織

　　指獨份或份數很少的公文需經多部門或多人閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。傳閱應注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調整;(3)適當分流;(4)利用并發展多種傳閱方式;(5)建立嚴格而簡便易行的傳閱登記手續;(6)及時檢查閱讀情況與結果。

　　7.催辦

　　指根據承辦時限和要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。分內催辦和外催辦兩種形式。催辦時應注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點;(2)有高度的時間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強化其嚴肅性與權威性。

　　第三節 發文處理程序與方法

　　一、發文處理的一般過程

　　發文處理是指機關內部為制發公文所進行的創制、處置與管理活動。發文處理程序具有很強的確定性與不可逆性。整個程序可分為三個階段：

　　(1)文稿的形成，包括擬稿、會商、核稿、簽發;(2)公文的制作，包括注發、繕印、校對、用印或簽署;(3)公文的傳遞，包括分裝、發出。上述程序完成后;進入辦畢公文的處置階段。

　　二、發文辦理活動的方法要點

　　(1)文稿撰擬(詳見有關章節)。

　　(2)會商。指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。主要作用是維護公文的合法性;有效性、政令的統一性。

　　(3)核稿。指簽發前由文秘人員對文稿所作的全面核查工作。

　　(4)簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。文稿經簽發即成為定稿。簽發是絕大多數公文生效的必備條件。簽發分正簽、代簽、核簽(辦簽)、會簽等數種。

　　(5)簽署。指簽發公文的領導人親筆在正式發出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。

　　三、發文管理活動的方法要點

　　(1)注發。即在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動。

　　(2)校對。以文稿和格式設計要求為基準，對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查。較適于公文校對的方法有：對校法、折校法、讀校法。

　　(3)用印。即在文件上加蓋印章。

　　(4)分裝。按規定具體揀配和封裝文件的活動。

　　(5)發出。指將已封裝完畢的公文以適宜方式傳遞給受文者。除需要直接傳送之外，大多通過普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換、電信等間接通道傳遞

　　第四節 辦畢公文的處置

　　一、處置辦畢公文的主要活動

　　在收文處理和發文處理過程中都存在處置辦畢公文的活動。主要包括：清退、銷毀、暫存、

　　立卷、歸檔。

　　二、公文清退的范圍與手續

　　需清退的公文包括：絕密公文;有重大錯漏的公文;被明令撤銷的公文;僅供征求意見或審閱的公文;未經本人審閱的領導人的講話稿;由發文機關指定清退的公文等。

　　三、公文銷毀的范圍與方式

　　應予銷毀的公文：無留存價值的公文;無留存必要的重份公文;不即行毀滅會造成失密和嚴重損失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校樣、印版等。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

　　四、立卷歸檔

　　凡反映本機關工作活動的，具有查考利用價值的業已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。立卷時，要對公文進行科學有效的分類、組合、編目。