自考公文寫作與處理考點：公文的文本

　　同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本的形式;同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

　　1.正本。根據已經簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點是蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署，以證實文件的效力。一些大批印發的文件，只要具有特定格式的機關文件版頭并經過機要交通或特定渠道遞送，也可以不再加蓋印章，同樣可視為有效的正式文本。

　　公文正本的形成，在實際工作中也常有例外。例如，各種記錄性文件，包括會議記錄、電話記錄、值班記錄、信訪記錄文件的正本，它們直接在工作進程中形成，并不經過由草稿到定稿，再轉化為正本的過程，否則便不能真實、準確、詳盡地反映工作情況。還有-些內容簡單的公函、通知，領導同志的親筆復信，原件批回的文件等，都是直接擬文蓋章發出。

　　對于這些沒有經過從草稿到定稿的審核、簽發、校對、印刷等處理環節的文件，應格外注意講究其書寫的格式、方法，否則，就會給文件處理帶來不便，并在一定程度上影響它們的保存和利用價值。

　　2.副本。就是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。

　　副本的作用，主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。

　　在機關的實際工作中，副本和正本的作用有時是很難區分的。如上級機關為了簡化辦文手續，加快公文運轉，將有關領導同志在下級來文上的重要親筆批示的原件復制一份，原件留下，而把復制件(副本)發給原報文機關作為辦事和執行依據。又如，在下行文中，采用逐級行文方式時，本機關把上級來文復制若干副本下發給下級機關執行。上述兩種副本都具有正本文件的效用。不過，由于這些副本上面有翻印者、復制者機關的印章，眉首或版記部分注明翻印機關名稱，以示對該副本的正確性負責。所以，可視為已證實了效力的副本。

　　3.存本。公文的存本，是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點是根據正本印制甚至同時印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標記。存本和副本都是從正本而來，它們的區別在于：存本是不外發的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用。存本一經作為正本的樣本留存，便失去了往外發出的特征，而是用于與定稿對照，檢查正本文件發出后是否達到預期的目的。當發生疑問時，以其與定稿核對，可分清內部責任;以其與正本核對，可分清外部責任。因此，發文機關應將存本與定稿一起整理歸檔。存本的留存份數視需要而定，有的留存一二份，有的留存三五份。

　　4.修訂本。修訂本是對于已經發布生效的文件，在實行一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發布的文本，稱為修訂本。從修訂本發布之日起，原文本即行失效。

　　5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫行、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面，比如，《中華人民共和國刑法(試行)》，《xx省道路交通事故處理暫行規定》等。這種試行或暫行的文本，大多用于一些法律、法規類文件，在制發機關認為文件內容還不十分成熟，還必須經過一定時期的實踐檢驗，再行修訂時所使用的。

　　6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：

　　第一是指我國少數民族自治地區，為便于工作，黨政領導機關發文往往是同一份文件同時使用漢文文本和少數民族文字文本。比如，在內蒙古自治區，同時有漢文文本和蒙文文本;在新疆，就可以有維吾爾語本和漢文本。

　　第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本，比如有英文文本、法文文本、德文文本、俄文文本、日文文本、西班牙文文本等等。在兩國簽訂條約、協定、協議時，須同時商定以何種文字為準，一般地說，應規定兩種文本具有同等效力。