“OA”與文檔管理系統的區別知多少？

　　有人說文檔管理系統就是OA的一部分，其實這是一個非常大的誤解。OA系統中，確實涉及到一點文檔管理的功能，但它們兩個是完全不同的概念。今天，我們就來探討一下OA與文檔管理系統的區別與聯系。

　　OA——即辦公自動化(office Automation)，本意為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。基于工作流的概念，使企業內部人員遵從oa設定的工作流程，處理日常事務，提高辦公效率。

　　無論是從OA的概念還是從其發展歷史來看，OA都遵循著“辦公自動化”這個核心，其系統里面主要運行的是業務流程，即文件報批、審核、發布、訂餐、派車等工作流程的問題。總結來說，OA是企業辦公過程中產生的一些有形的信息和日常的辦公流程進行管理，以提升辦公的效率和企業管理的規范性。

　　企業在運營過程中，經常會出現數據丟失、機密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、信息共享滯后、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費，溝通困難、安全隱患，導致企業管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延，影響企業的良性發展。企業要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。

　　以業內知名KASS文檔管理系統為例，為企業文檔提供了專業海量存儲，提供了數據安全、版本控制、文件分享、快速搜索、文件操作日志等多項針對文檔管理的解決方案，其功能的全面性與專業性，是OA所不能比擬的。

　　我國還有很大一部分企業對文檔管理系統沒有什么概念，導致企業在信息化管理中缺少了至關重要的一環，影響企業了發展。因此，企業要想提高自身效率，在日益激烈的競爭中脫穎而出，這兩款軟件是企業的左膀右臂，缺一不可。

　　文檔管理系統(document management system)，簡稱DMS，為企業提供針對文件的跟蹤、管理和存儲平臺。通過該系統，企業可以集中存儲和管理海量的文檔數字類資產(如OFFICE辦公類，圖片類，音視頻類，設計圖紙類等)。

　　文檔管理系統的核心價值是為企業電子文檔提供全周期的管理平臺和極致方便的文檔使用環境，為企業傳承文檔財富。

　　OA是以網絡為基礎、以工作流為中心，為企業提供電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了企業的公文流轉、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等功能。

　　文檔管理系統則是一個文件操作的工具平臺，專注于文件操作性、安全可控性、管理規范性等方面，與這是文檔管理系統與OA的根本區別所在。OA固然對于企業的工作流程管理能夠有很好的管理效果，但對于企業高達80%的非結構化數據缺乏有效控制。