公文整理（立卷）環節的選擇

　　公文整理(立卷)環節的選擇，亦即選擇立卷地點，是指機關的公文整理(立卷)工作究竟放在機關的哪一層，或者機關的哪些機構、單位，由誰來負責整理(立卷)的問題。

　　機關大小不同，機關內部文書部門的設置也不一樣。如何正確選擇立卷環節，必須認真進行調查研究，根據各機關的不同情況來確定，總的原則是把整理(立卷)的環節設在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時文件的整理，提高整理工作質量和機關工作效率。

　　1.選擇機關公文整理(立卷)環節應考慮的相關因素是：

　　(1) 被確定為整理(立卷)環節的文書部門要直接經手文件的處理。比如，文件的收發、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯系，整理(立卷)的質量才有保證。

　　(2)對整理(立卷)環節所經手處理文件的數量有一定的要求。公文數量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環節分開，由下一級文書部門去分頭立卷。文件數量過少，這就要考慮向上集中。

　　(3) 確定整理(立卷)環節時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。機關各部門集中辦公的，立卷的環節可以適當集中。辦公地點分散的，立卷的環節也要適當分散。

　　(4) 還要考慮文書工作人員的數量和配備情況以及他們對業務的熟悉程度等因素。

　　2.各類機關單位對公文立卷環節的選擇一般應與機關文書處理工作的組織形式相適應。可采用集中式、分散式或集中與分散相結合的形式。

　　(1)對一些比較小的機關或基層單位來說，由于它們內部的組織機構比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點也比較集中，每年形成的文件數量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機關的辦公室或者秘書室來負責集中進行整理(立卷)的工作。

　　(2)對一些中等機關或者大機關來說，他們一般都有兩層以上的組織機構，可以根據機關駐地的遠近、業務分工、文件數量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數量又比較多，而且業務分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環節;如果機關中有一部分機構駐地比較集中，文件數量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進行整理(立卷)。

　　(3)對財會、人事、信訪、保衛等業務性質具有特殊性的組織機構來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行整理(立卷)，以方便這些單位工作的進行。

　　(4)要恰當地選擇和確定立卷人員。在一個組織機構里，具體負責整理(立卷)的人員，最好是考慮選擇擔任內收發、運轉、催辦等工作的文書工作人員為好。因為這些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯系，掌握公文在機關內部的運轉處理過程。由他們負責管理(立卷)，就可以充分發揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質量。