不可不知的十大文檔管理隱患

　　企業能否在如今競爭激烈大環境中脫穎而出，其中重要決定性因素在于企業管理，而企業管理中的“重頭戲”文檔管理是企業管理中極為重要的環節。然而很多企業在運營中，大量的成本與人力資源悄然流失而企業管理者卻渾然不知，企業資本積累成為了棘手的問題，卻找不出導致企業利潤不升反降的原因。筆者經過對多家企業的調研分析，總結出了企業運營中不可不知的十大隱患。

　　企業管理中的十大隱患

　　隱患一：難以做到文件統一備份在企業中，幾乎人人一臺電腦，由成百上千的員工組成的企業，所產生的文檔數目非常龐大，其中就不乏很多對于企業而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個電腦系統硬盤損壞或病毒感染導致丟失，其損失無法估量。為防止丟失，備份文件無疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

　　隱患二：機密資料安全受到威脅在接受調查的企業中，大多數管理者都認為自己企業的文件需要加入嚴格的保密措施，但實際上并沒有多少企業將其付諸行動。企業管理中員工離職、換崗等人員流動現象十分常見，與公司有關的重要文件經常出現被復制、刪除、外泄的情況，調查發現，85%的職員可以輕松的下載這些具有“競爭力”的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業內部。員工離職后將公司商業機密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴重情況可能會給企業造成高達上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計量。

　　隱患三：文件查找困難致得E6協同文檔管理系統2 / 3 致得軟件---企業文檔管理的風向標文件查找困難是企業中最常見的問題之一。企業運營中所產生文件量極大且存儲分散，忘記文件名或存儲位置的現象時有發生。據相關調查，企業中平均每人每天在查找上浪費的時間約為20分鐘，根據計算，那么每人每年有11天都是在查找，由幾十人，幾百人組成的企業浪費的就是幾十甚至上百萬的支出，這些隱性支出大量吞噬者企業的利潤，無形中增加了大量的成本。

　　隱患四：紙質文檔難儲存現如今，還有很多企業仍停留在管理紙質文檔的階段。一些公司雖然以電子文檔為主要信息載體，但傳閱或歸檔整理時仍然會大量使用辦公紙張。辦公紙張的浪費已經對環境造成了很大壓力。除此之外，紙質文檔極難儲存，不僅需要占用大量的存放空間，并且非常容易腐爛發霉造成不可修復的損壞，并且完全無法檢索。任何環節出現問題都會使得以前的信息資料流失，還要重新投入成本調研。由于無法檢索，只能翻箱倒柜逐個查找，造成了大量時間與材料的浪費，不僅給企業帶來極大的困擾，還與時下“綠色辦公”理念相背離。

　　隱患五：文檔版本混亂在企業運作過程中往往會產生數量龐大的文檔，每份文檔每天都要經過大量工作人員的反復傳輸，包括如：合同、報價單、方案等重要文件，根本無法做到版本統一，版本混淆造成工作失誤在所難免。如簽合同時誤用了已作廢的合同原本;在進行生產時，將原始的生產設計稿件當做最新設計稿件，察覺后再重新生產，錯誤批次產品作廢，浪費了大量的生產原料，還延誤了貨品的發交期……這些情況往往導致企業利潤不升反降，使企業蒙受巨大的經濟損失。

　　隱患六：文件難以流通、共享企業內部常有幾十個甚至幾百個部門及分公司，員工數量則更為龐大，同部門、項目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享文件。如果企業沒有為自己的員工提供便利的文件共享手段，那么文件發送、更新將變得非常浪費時間，文件檢索和電子檔案管理的難度很大，致使工作效率極為低下，成為企業信息化管理的瓶頸。

　　隱患七：無法集中管理所有文件隨著企業文件量成倍增長，越來越多的文件散亂儲存在數十臺至數百臺電腦中，想要將所有的文件集中統一管理是根本無法實現的理想。每個員工的文件組織和命名習慣各不相同，哪些文件有價值，哪些沒價值，其他人很難知曉。這進一步加重了文件的分散性。企業文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者無法收集文件、無法統一規范，就難以組織和重用。在文件嚴重分散的企業中，員工離職、工作交接時，文件流失、知識斷層是常態。甚至往往會因為沒時間交接，造成大量的知識文件不為人知，喪失價值。這些現象成為了絕大多數企業文檔管理方面的病灶。

　　隱患八：審批速度緩慢文件流轉過程控制也是企業文檔管理中難以控制的環節，企業每天都有數十份至數百份文件要審批流轉，只能逐個尋找審批人，經常需要數月時間才能完成整個流程，想全部按時完成流轉過程是絕對無法實現的。據相關調查結果統計，企業遠程管理和文件流轉的成本約占總成本的10%左右，文件流轉的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進程，給企業帶來不必要的時間與成本的浪費。工作效率低下成為了企業的通病。

　　隱患九：無法記錄操作歷史企業工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責任相互推諉的現象嚴重。公司的機密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之致得E6協同文檔管理系統3 / 3 致得軟件---企業文檔管理的風向標間互相猜忌推卸責任，影響公司內部團結;有時重要內容被誤刪除，無法恢復至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經濟損失。

　　隱患十：手動編號費時費力企業進行文檔管理，給文件編號是必不可少的環節。通過文件編號可以節省很多查找文件的時間，并且能夠使文檔更具有條理性。但是企業文檔經年積累成千上萬，根本無法做到對所有文檔進行統一編號規范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現編號重復或錯誤，造成文檔錯認混淆，嚴重影響工作。如與客戶簽訂合同時，由于文件編號混亂，誤將客戶的合同調換后交給對方，不僅影響了公司的信譽，同時還觸犯了合同中保密責任的相關條款，使公司蒙受經濟損失，這種現象極為常見。