出納操作基礎知識：結賬時能否用紅字

　　賬簿記錄中使用的紅字，具有特定的涵義，它表示藍字金額的減少或負數余額。

　　因此，結賬時，如果出現負數余額，可以用紅字在余額欄登記，但如果余額欄前印有余額的方向(如借或貸)，則應用藍黑墨水書寫，而不得使用紅色墨水。

　　怎樣把有余額的賬戶余額結轉至下年?對于怎樣把有余額的賬戶余額結轉下年，實際工作中有以下兩種不規范的方法：

　　年末終了結賬時有余額的賬戶余額，直接記入新賬余額欄內即可，不需要編制記賬憑證，也不必將余額再記入本年賬戶的借方或貸方(收方或付方)，使本年有余額的賬戶的余額變為零。因為，既然年末是有余額的賬戶，余額就應當如實地在賬戶中加以反映，這樣更顯得清晰、明了。否則，就混淆了有余額的賬戶和無余額的賬戶的區別。對于新的會計年度建賬問題，一般說來，總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由于材料品種、規格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍工作量較大，因此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續使用。

　　但在實際工作中，結轉賬戶余額有以下兩種不規范的做法：

　　一是將本賬戶年末余額，以相反的方向記入最后一筆賬下的發生額內。例如，某賬戶年末為借方余額，在結賬時，將此項余額填列在貸方發生額欄內(余額如為貸方，則作相反記錄)，在摘要欄填明“結轉下年”字樣，在“借或貸” 欄內填“平”字并在余額欄的“元”位上填列“0”符號，表示賬目已經結平。

　　二是在“本年累計”發生額的次行，將年初余額按其同方向記入發生額欄內，并在摘要欄內填明“上年結轉”字樣;在次行登記年末余額，如為借方余額，填入貸方發生額欄內，反之記入借方，并在摘要欄填明“結轉下年”字樣。同時，在該行的下端加計借、貸各方的總計數，并在該行摘要欄內填列“總計”兩字，在“借或貸”欄內填“平”字，在余額欄。

　　一般說來，每月結賬時，應將賬戶的月末余額寫在本月最后一筆經濟業務記錄的同一行內。但在現金日記賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結計發生額的賬戶，如各種成本、費用、收入的明細賬等，每月結賬時，還應將月末余額與本月發生額寫在同一行內，在摘要欄注明“本月合計”字樣。

　　這樣做，賬戶記錄中的月初余額加減本期發生額等于月末余額，便于賬戶記錄的稽核。需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，每月結賬時，“本月合計”行已有余額的，“本年累計”行就不必再寫余額了。

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